O que são as ausências no Task Manager?
As ausências no Task Manager mostram quem está disponível antes de lhe atribuir uma tarefa. Cada pessoa define o seu estado no perfil. Assim, pode verificar se alguém está ausente antes de lhe atribuir trabalho.
No perfil pode escolher entre quatro estados: "Disponível" (predefinido), "Férias", "Doença" e "Ausente". Para a ausência indica a data de início, podendo também indicar a data de fim e acrescentar uma mensagem. O estado e as datas são visíveis para a equipa: nos tópicos, junto ao seu avatar e no calendário.
O bloqueio da conta é uma situação diferente. Um administrador pode bloquear a conta de um utilizador. O sistema termina imediatamente as sessões dessa pessoa e impede-a de voltar a iniciar sessão. Ninguém pode bloquear a própria conta nem a conta de outro administrador global. Os restantes estados são informativos: uma pessoa de baixa médica continua a poder aceder ao programa.
Como funciona?
Defina o estado nas definições: clique na roda dentada, abra o separador «Perfil» e aceda à secção «Estado de disponibilidade». Escolha o tipo de ausência e introduza a data de início. A data de fim e a mensagem são opcionais. O programa não aceita uma data de fim anterior à data de início.
Uma ausência registada antecipadamente só começa na data de início indicada - até lá, a equipa vê que está disponível. Se indicar uma data de fim, os banners, os indicadores e as respostas automáticas desaparecem quando essa data passar, sem que tenha de fazer nada. Não precisa de se lembrar de alterar o estado quando regressar.
Quando escreve numa conversa de tarefa ou de chat a alguém com o estado «Férias» ou «Doença», aparece uma resposta automática nessa conversa. Inclui a sua menção e a mensagem do perfil dessa pessoa. Se não tiver indicado uma mensagem, verá o texto predefinido. A resposta automática aparece uma vez por dia em cada conversa. Pode aparecer outra no dia seguinte ou noutra conversa.
O Assistente de IA avisa quando tenta atribuir uma tarefa a uma pessoa ausente. O administrador pode ver a lista de pessoas ausentes. Cada alteração de estado fica registada no histórico da conta. O administrador pode consultar e alterar o estado atual de outra pessoa na janela Utilizadores, na secção «Estado da conta».
O que ganha?
Não promete ao cliente um prazo sem saber que a pessoa responsável pelo projeto está de férias. Fica a saber da ausência antes de distribuir o trabalho, e não depois de vários dias sem resposta.
Não envia mensagens adicionais só para perceber porque é que alguém não responde. A informação aparece na mesma conversa em que está à espera de resposta. E não recebe a mesma resposta automática depois de cada mensagem.
Quando o período de férias indicado termina, não precisa de se preocupar com uma mensagem de ausência desatualizada. A equipa vê que está disponível.
Exemplo do trabalho diário
Na segunda-feira, o responsável distribui o trabalho da semana. Quer atribuir uma tarefa à pessoa que já acompanhava o assunto. Quando tenta fazê-lo, o Assistente de IA assinala que essa pessoa está ausente. O responsável pode atribuir a tarefa a outra pessoa antes de combinar um prazo com o cliente.
Nesse mesmo dia, alguém da equipa escreve à pessoa que está de férias numa conversa antiga. Aparece uma resposta automática com a mensagem definida por essa pessoa no perfil de ausência ou com o texto predefinido. Não é preciso esperar que a pessoa regresse.
Perguntas mais frequentes
O que indica o estado de ausência no Task Manager?
No tópico de uma tarefa ou chat em que participa uma pessoa ausente, aparece por cima das mensagens uma faixa "Alguns participantes estão ausentes" com o nome e apelido dessa pessoa, o tipo de ausência e as datas. Junto ao avatar dessa pessoa aparece um ponto colorido de estado e, no calendário, uma barra de ausência no topo do dia.
Posso definir a ausência de outra pessoa?
Só um administrador pode alterar o estado de outro utilizador. Cada pessoa define o seu próprio estado no separador «Perfil» das definições.
Tenho de desativar a ausência quando voltar de férias?
Não, se indicar uma data de fim. Quando essa data passar, a ausência deixa de estar ativa automaticamente: os banners, as indicações e as respostas automáticas desaparecem.
Uma pessoa de baixa médica pode iniciar sessão?
Sim. Os estados «Férias», «Doença» e «Ausente» são informativos e não restringem o acesso ao programa. O início de sessão só é bloqueado pelo bloqueio administrativo da conta.
Quantas vezes é enviada a resposta automática?
A resposta automática aparece uma vez por dia em cada conversa. As mensagens seguintes enviadas no mesmo dia para a mesma tarefa ou conversa não desencadeiam outra resposta. Pode aparecer uma nova no dia seguinte ou noutra conversa.