Was sind Abwesenheiten in Task Manager?
Abwesenheiten in Task Manager zeigen, wer verfügbar ist, bevor Sie ihm eine Aufgabe zuweisen. Jede Person stellt ihren eigenen Status im Profil ein. So können Sie vor der Aufgabenverteilung prüfen, ob jemand abwesend ist.
Im Profil stehen vier Status zur Auswahl: „Verfügbar” (Standard), „Urlaub”, „Krankheit” und „Abwesend”. Bei einer Abwesenheit geben Sie ein Startdatum an, optional auch ein Enddatum und eine Nachricht. Status und Daten sieht das Team: in Threads, an Ihrem Avatar und im Kalender.
Davon zu unterscheiden ist die Kontosperre. Ein Administrator kann das Konto eines Benutzers sperren. Das System beendet dann sofort die Sitzungen dieser Person und lässt keine erneute Anmeldung zu. Niemand kann sich selbst oder einen anderen globalen Administrator sperren. Die übrigen Status dienen nur zur Information: Eine Person im Krankheitsurlaub kann sich weiterhin beim Programm anmelden.
Wie funktioniert das?
Sie stellen den Status in den Einstellungen ein: Zahnrad, Tab „Profil“, Abschnitt „Verfügbarkeitsstatus“. Wählen Sie die Art der Abwesenheit und geben Sie ein Startdatum ein. Ein Enddatum ist optional, ebenso eine Nachricht. Das Programm akzeptiert kein Enddatum, das vor dem Startdatum liegt.
Eine im Voraus eingetragene Abwesenheit gilt erst ab dem angegebenen Anfangsdatum - davor sieht das Team Sie als verfügbar. Wenn Sie ein Enddatum angeben, verschwinden Banner, Kennzeichnungen und automatische Antworten nach Ablauf des Datums ohne Ihr Zutun. Sie müssen nach Ihrer Rückkehr nicht daran denken, den Status zu ändern.
Wenn Sie in einem Aufgaben- oder Chat-Thread einer Person mit dem Status „Urlaub“ oder „Krank“ schreiben, erscheint in diesem Thread eine automatische Antwort. Sie enthält Ihre Erwähnung sowie die Nachricht aus dem Profil dieser Person. Wenn dort keine Nachricht eingetragen wurde, sehen Sie einen Standardtext. Die automatische Antwort erscheint einmal täglich in einem Thread. Eine weitere kann am nächsten Tag oder in einem anderen Thread erscheinen.
Der KI-Assistent warnt Sie, wenn Sie versuchen, einer abwesenden Person eine Aufgabe zuzuweisen. Der Administrator sieht die Liste der abwesenden Personen. Jede Statusänderung wird im Kontoverlauf gespeichert. Den aktuellen Status einer anderen Person kann der Administrator im Fenster „Benutzer“ im Abschnitt „Kontostatus“ sehen und ändern.
Was gewinnen Sie?
Sie sagen einem Kunden keinen Termin zu, ohne zu wissen, dass die für das Projekt verantwortliche Person im Urlaub ist. Sie erfahren von der Abwesenheit, bevor Sie die Arbeit verteilen, und nicht erst nach mehreren Tagen ohne Antwort.
Sie senden nicht weitere Nachrichten, nur um herauszufinden, warum jemand nicht antwortet. Die Information erscheint in derselben Unterhaltung, in der Sie auf eine Antwort warten. Dabei erhalten Sie nicht nach jeder Nachricht dieselbe automatische Antwort.
Nach Ablauf des eingetragenen Urlaubszeitraums müssen Sie sich keine Gedanken über einen veralteten Abwesenheitshinweis machen. Ihr Team sieht, dass Sie verfügbar sind.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Am Montag verteilt der Manager die Arbeit für die Woche. Er möchte einer Person eine Aufgabe zuweisen, die das Thema bereits betreut hat. Als er dies versucht, weist der KI-Assistent auf ihre Abwesenheit hin. Der Manager kann die Aufgabe jemand anderem übertragen, bevor er dem Kunden einen Termin nennt.
Am selben Tag schreibt jemand aus dem Team dem Urlauber in einem alten Thread. Dort erscheint eine automatische Antwort mit dem Text, den der Urlauber in seinem Abwesenheitsprofil eingestellt hat, oder mit einem Standardtext. Niemand muss auf die Rückkehr der abwesenden Person warten.
Häufig gestellte Fragen
Was zeigt der Abwesenheitsstatus in Task Manager?
Im Thread einer Aufgabe oder eines Chats, an dem eine abwesende Person beteiligt ist, erscheint über den Nachrichten ein Banner „Einige Teilnehmer sind abwesend” mit Vor- und Nachname der Person, der Art der Abwesenheit und den Daten. Am Avatar dieser Person ist ein farbiger Statuspunkt zu sehen, und im Kalender erscheint oben am Tag ein Abwesenheitsbalken.
Kann ich eine Abwesenheit für jemand anderen einstellen?
Den Status eines anderen Benutzers kann nur ein Administrator ändern. Jede Person stellt ihren eigenen Status im Tab „Profil“ in den Einstellungen ein.
Muss ich die Abwesenheit nach meiner Rückkehr aus dem Urlaub deaktivieren?
Nein, wenn Sie ein Enddatum angeben. Nach Ablauf dieses Datums endet die Abwesenheit automatisch: Banner, Markierungen und automatische Antworten verschwinden.
Kann sich eine Person im Krankheitsurlaub anmelden?
Ja. Die Status „Urlaub“, „Krank“ und „Abwesend“ dienen nur zur Information und schränken den Zugriff auf das Programm nicht ein. Eine Anmeldung wird durch eine administrative Kontosperre verhindert.
Wie oft wird eine automatische Antwort gesendet?
Eine automatische Antwort erscheint einmal täglich in einem bestimmten Thread. Weitere Nachrichten am selben Tag in derselben Aufgabe oder demselben Chat lösen keine weitere aus. Eine neue kann am nächsten Tag oder in einem anderen Thread erscheinen.