¿Qué son las ausencias en Task Manager?
Las ausencias en Task Manager te permiten saber quién está disponible antes de asignarle una tarea. Cada persona configura su estado en el perfil. Así puedes comprobar si alguien está ausente antes de asignarle trabajo.
En el perfil puedes elegir entre cuatro estados: «Disponible» (predeterminado), «Vacaciones», «Baja por enfermedad» y «Ausente». Al indicar una ausencia, pones la fecha de inicio, opcionalmente la fecha de fin y puedes añadir un mensaje. El estado y las fechas los ve el equipo: en los hilos, junto a tu avatar y en el calendario.
El bloqueo de la cuenta es otra cosa. Un administrador puede bloquear la cuenta de un usuario. El sistema cierra de inmediato las sesiones de esa persona y no le permite volver a iniciar sesión. Nadie puede bloquearse a sí mismo ni bloquear a otro administrador global. Los demás estados son informativos: una persona de baja puede seguir accediendo al programa.
¿Cómo funciona?
Configuras el estado en los ajustes: haz clic en el icono del engranaje, abre la pestaña «Perfil» y ve a la sección «Estado de disponibilidad». Elige el tipo de ausencia e introduce la fecha de inicio. La fecha de finalización y el mensaje son opcionales. El programa no aceptará una fecha de finalización anterior a la de inicio.
Si registras una ausencia con antelación, solo empieza a aplicarse a partir de la fecha de inicio indicada; antes, el equipo te verá como disponible. Si introduces una fecha de fin, al llegar esa fecha desaparecerán los avisos, las indicaciones y las respuestas automáticas sin que tengas que hacer nada. No tendrás que acordarte de cambiar el estado cuando vuelvas.
Cuando escribes en un hilo de una tarea o un chat a una persona con el estado «Vacaciones» o «Enfermedad», aparece una respuesta automática en ese hilo. Incluye tu mención y el mensaje del perfil de esa persona. Si no ha escrito ninguno, verás el texto predeterminado. La respuesta automática aparece una vez al día en cada hilo. Puede aparecer otra al día siguiente o en otro hilo.
El Asistente de IA te avisa si intentas asignar una tarea a una persona ausente. El administrador puede ver la lista de personas ausentes. Cada cambio de estado queda registrado en el historial de la cuenta. El administrador puede ver y cambiar el estado actual de otra persona en la ventana Usuarios, en la sección «Estado de la cuenta».
¿Qué ganas?
No prometes una fecha de entrega al cliente sin saber que la persona que lleva el proyecto está de vacaciones. Te enteras de su ausencia antes de repartir el trabajo, no después de varios días sin respuesta.
No envías más mensajes solo para averiguar por qué alguien no responde. La información aparece en la misma conversación en la que esperas una respuesta. Además, no recibes la misma respuesta automática después de cada mensaje.
Cuando termina el periodo de vacaciones indicado, no tienes que preocuparte por que siga apareciendo un aviso de ausencia desactualizado. El equipo te verá como una persona disponible.
Ejemplo del trabajo diario
El lunes, el responsable reparte el trabajo de la semana. Quiere asignar una tarea a la persona que llevaba el tema hasta entonces. Al intentarlo, el Asistente de IA le indica que está ausente. El responsable puede asignar la tarea a otra persona antes de acordar una fecha con el cliente.
Ese mismo día, alguien del equipo escribe a la persona que está de vacaciones en un hilo antiguo. Allí aparece una respuesta automática con el mensaje que indicó en su perfil de ausencia o con el texto predeterminado. No hace falta esperar a que vuelva la persona ausente.
Preguntas frecuentes
¿Qué muestra el estado de ausencia en Task Manager?
En el hilo de una tarea o un chat en el que participa una persona ausente, encima de los mensajes aparece un aviso «Algunos participantes están ausentes» con su nombre y apellidos, el tipo de ausencia y las fechas. Junto al avatar de esa persona se ve un punto de color indicando el estado, y en el calendario, una franja de ausencia en la parte superior del día.
¿Puedo configurar la ausencia de otra persona?
Solo un administrador puede cambiar el estado de otro usuario. Cada persona configura su propio estado en la pestaña «Perfil» de los ajustes.
¿Tengo que desactivar la ausencia cuando vuelva de vacaciones?
No, si indicas una fecha de finalización. Una vez pasada, la ausencia deja de estar activa automáticamente: desaparecen los banners, las marcas y las respuestas automáticas.
¿Puede iniciar sesión una persona de baja?
Sí. Los estados «Vacaciones», «Enfermedad» y «Ausente» son informativos y no limitan el acceso al programa. El inicio de sesión solo se bloquea si el administrador bloquea la cuenta.
¿Cuántas veces se envía la respuesta automática?
La respuesta automática aparece una vez al día en cada hilo. Los mensajes siguientes enviados ese mismo día en la misma tarea o chat no generan otra respuesta. Puede aparecer una nueva al día siguiente o en otro hilo.