Mik azok a távollétek a Task Managerben?
A Task Manager távolléti funkciójával láthatod, ki érhető el, mielőtt feladatot osztanál ki neki. Mindenki a profiljában állítja be a saját állapotát. Így ellenőrizheted, hogy valaki távol van-e, mielőtt munkát osztanál ki neki.
A profilban négy állapot közül választhatsz: „Elérhető” (alapértelmezett), „Szabadság”, „Betegség” és „Távol”. Távollét esetén megadod a kezdő dátumot, opcionálisan a befejező dátumot is, és üzenetet is írhatsz hozzá. Az állapotot és a dátumokat a csapat látja: a beszélgetésszálakban, az avatarod mellett és a naptárban.
A fiók zárolása külön dolog. Az adminisztrátor zárolhatja egy felhasználó fiókját. A rendszer ekkor azonnal lezárja az illető munkameneteit, és megakadályozza, hogy újra bejelentkezzen. Senki sem zárolhatja a saját fiókját vagy egy másik globális adminisztrátor fiókját. A többi állapot tájékoztató jellegű: a betegszabadságon lévő személy továbbra is beléphet a programba.
Hogyan működik?
Az állapotot a Beállításokban állíthatod be: fogaskerék, „Profil” lap, „Elérhetőségi állapot” szakasz. Válaszd ki a távollét típusát, majd add meg a kezdő dátumot. A záró dátum nem kötelező, ahogy az üzenet sem. A program nem fogad el a kezdő dátumnál korábbi záró dátumot.
Az előre megadott távollét csak a kezdő dátumtól lép életbe - előtte a csapat elérhetőként lát. Ha megadod a záró dátumot, annak lejárta után a bannerek, jelölések és automatikus válaszok a te közreműködésed nélkül eltűnnek. Nem kell visszatérésedkor észben tartanod az állapot módosítását.
Ha egy feladat vagy csevegés beszélgetésszálában írsz egy „Szabadságon” vagy „Beteg” állapotú személynek, automatikus válasz jelenik meg a beszélgetésszálban. Ez tartalmazza a megemlítésedet és az illető profiljában megadott üzenetet. Ha nem írt üzenetet, az alapértelmezett szöveget látod. Az automatikus válasz naponta egyszer jelenik meg ugyanabban a beszélgetésszálban. Újabb válasz másnap vagy egy másik beszélgetésszálban jelenhet meg.
Az AI-asszisztens figyelmeztet, ha egy távol lévő személyhez próbálsz feladatot rendelni. Az adminisztrátor látja a távol lévők listáját. Minden állapotváltozás rögzül a fiók előzményeiben. Más személy aktuális állapotát az adminisztrátor a Felhasználók ablak „Fiók állapota” szakaszában láthatja és módosíthatja.
Mit nyersz vele?
Nem ígérsz határidőt az ügyfélnek anélkül, hogy tudnád, a projekt felelőse szabadságon van-e. Még a munka felosztása előtt értesülsz a távollétéről, nem csak több napnyi csend után.
Nem küldesz újabb üzeneteket csak azért, hogy kiderítsd, miért nem válaszol valaki. Az információ ugyanabban a beszélgetésben jelenik meg, ahol a válaszra vársz. Ráadásul nem kapod meg ugyanazt az automatikus választ minden egyes üzeneted után.
A megjelölt szabadság vége után nem kell aggódnod amiatt, hogy elavult távolléti üzenet jelenik meg. A csapat számára ismét elérhetőként jelensz meg.
Példa a mindennapi munkából
Hétfőn a vezető kiosztja a heti feladatokat. Annak a személynek szeretne feladatot adni, aki korábban már foglalkozott az üggyel. Amikor megpróbálja ezt megtenni, az AI-asszisztens jelzi, hogy az illető távol van. A vezető még azelőtt másnak adhatja a feladatot, hogy határidőt egyeztetne az ügyféllel.
Ugyanezen a napon egy csapattag ír annak, aki szabadságon van, egy régi beszélgetésszálban. Ott megjelenik az illető távolléti profiljában beállított automatikus válasz, vagy az alapértelmezett szöveg. Nem kell megvárni, amíg a távol lévő személy visszatér.
Gyakori kérdések
Mit mutat a távolléti állapot a Task Managerben?
Annak a feladatnak vagy csevegésnek a beszélgetésszálában, amelyben egy távollévő személy is részt vesz, az üzenetek fölött megjelenik a „Néhány résztvevő távol van” sáv a személy nevével, a távollét típusával és a dátumokkal. A személy avatarja mellett színes állapotpötty látható, a naptárban pedig a nap tetején egy távolléti sáv.
Beállíthatom más távollétét?
Másik felhasználó állapotát kizárólag az adminisztrátor módosíthatja. Mindenki a Beállítások „Profil” lapján állíthatja be a saját állapotát.
Vissza kell kapcsolnom a távollétet a szabadság után?
Nem, ha megadod a záró dátumot. A dátum lejárta után a távollét automatikusan megszűnik: eltűnnek a bannerek, a jelölések és az automatikus válaszok.
Bejelentkezhet az, aki betegszabadságon van?
Igen. A „Szabadságon”, „Beteg” és „Távol” állapotok tájékoztató jellegűek, és nem korlátozzák a programhoz való hozzáférést. A bejelentkezést az adminisztrátor által beállított fióktiltás akadályozza meg.
Hányszor küldi el a rendszer az automatikus választ?
Az automatikus válasz egy adott beszélgetésszálban naponta egyszer jelenik meg. Ugyanazon a napon, ugyanabban a feladatban vagy csevegésben küldött további üzenetek nem váltanak ki újabb választ. Új válasz másnap vagy egy másik beszélgetésszálban jelenhet meg.