Vad är frånvaro i Task Manager?
Frånvaro i Task Manager visar vem som är tillgänglig innan du tilldelar personen en uppgift. Var och en ställer in sin status i profilen. På så sätt kan du kontrollera om någon är frånvarande innan du tilldelar arbetet.
I profilen finns fyra statusar att välja mellan: ”Tillgänglig” (standard), ”Semester”, ”Sjuk” och ”Frånvarande”. Vid frånvaro anger du ett startdatum, du kan även ange ett slutdatum och lägga till ett meddelande. Status och datum syns för teamet: i trådar, vid din avatar och i kalendern.
Kontoblockering är en separat sak. En administratör kan blockera en användares konto. Systemet avslutar då personens sessioner omedelbart och hindrar hen från att logga in igen. Ingen kan blockera sig själv eller en annan global administratör. Övriga statusar är informativa: en person som är sjukskriven kan fortfarande använda programmet.
Hur fungerar det?
Du ställer in statusen i inställningarna: kugghjulet, fliken ”Profil”, avsnittet ”Tillgänglighetsstatus”. Välj typ av frånvaro och ange ett startdatum. Slutdatum och meddelande är valfria. Programmet godtar inte ett slutdatum som infaller före startdatumet.
Frånvaro som anges i förväg börjar gälla först från det angivna startdatumet - fram till dess ser teamet dig som tillgänglig. Om du anger ett slutdatum försvinner banderoller, markeringar och autosvar när datumet har passerat, utan att du behöver göra något. Du behöver inte komma ihåg att ändra status när du är tillbaka.
När du skriver i en uppgifts- eller chatttråd till någon med statusen ”Semester” eller ”Sjuk” visas ett autosvar i tråden. Det innehåller din omnämning och meddelandet från personens profil. Om personen inte har skrivit något visas standardtexten. Autosvaret visas en gång per dag i en och samma tråd. Ett nytt kan visas nästa dag eller i en annan tråd.
AI-assistenten varnar dig när du försöker tilldela en uppgift till någon som är frånvarande. Administratören kan se en lista över frånvarande personer. Varje statusändring sparas i kontohistoriken. Administratören kan se och ändra en annan persons aktuella status i fönstret Användare, under ”Kontostatus”.
Vad vinner du?
Du lovar inte kunden ett slutdatum utan att veta att projektansvarig är ledig. Du får veta att personen är frånvarande innan du fördelar arbetet, inte efter flera dagars tystnad.
Du behöver inte skicka fler meddelanden bara för att ta reda på varför någon inte svarar. Informationen visas i samma konversation där du väntar på svar. Du får inte heller samma autosvar efter varje meddelande.
När den angivna ledighetsperioden är slut behöver du inte oroa dig för att frånvaromeddelandet ska vara inaktuellt. Teamet ser att du är tillgänglig.
Exempel från vardagen
På måndagen fördelar en chef arbetet för veckan. Chefen vill tilldela en uppgift till personen som tidigare arbetat med ärendet. När chefen försöker göra det meddelar AI-assistenten att personen är frånvarande. Chefen kan tilldela uppgiften till någon annan innan hen kommer överens om ett slutdatum med kunden.
Samma dag skriver någon i teamet till personen som är ledig i en gammal tråd. Där visas ett autosvar med texten som personen har ställt in i frånvaroprofilen, eller standardtexten. Ingen behöver vänta på att personen ska komma tillbaka.
Vanliga frågor
Vad visar frånvarostatusen i Task Manager?
I tråden för en uppgift eller chatt där en frånvarande person deltar visas ovanför meddelandena en banner med texten ”Vissa deltagare är frånvarande”, med personens för- och efternamn, typ av frånvaro och datum. Vid personens avatar visas en färgad statuspunkt, och i kalendern - ett frånvarofält högst upp på dagen.
Kan jag ställa in frånvaro åt någon annan?
Endast en administratör kan ändra en annan användares status. Var och en ställer in sin egen status under fliken ”Profil” i inställningarna.
Måste jag stänga av frånvaron när jag kommer tillbaka från ledigheten?
Nej, om du anger ett slutdatum. När datumet passerar upphör frånvaron automatiskt: banderoller, markeringar och autosvar försvinner.
Kan en person som är sjukskriven logga in?
Ja. Statusarna ”Semester”, ”Sjuk” och ”Frånvarande” är informativa och begränsar inte åtkomsten till programmet. Det är en administrativ kontoblockering som hindrar inloggning.
Hur många gånger skickas autosvaret?
Autosvaret visas en gång per dag i en viss tråd. Fler meddelanden samma dag i samma uppgift eller chatt utlöser inte ett nytt autosvar. Ett nytt kan visas nästa dag eller i en annan tråd.