Cosa sono le assenze in Task Manager?
Le assenze in Task Manager mostrano chi è disponibile prima che gli assegni un'attività. Ogni persona imposta il proprio stato nel profilo. Così puoi verificare se è assente prima di assegnarle il lavoro.
Nel profilo sono disponibili quattro stati: "Disponibile" (predefinito), "Vacanze", "Malattia" e "Assente". Per l'assenza indichi la data di inizio, puoi indicare anche la data di fine e aggiungere un messaggio. Lo stato e le date sono visibili al team: nelle discussioni, accanto al tuo avatar e nel calendario.
Il blocco dell'account è un'operazione distinta. L'amministratore può bloccare l'account di un utente. Il sistema termina immediatamente le sessioni di quella persona e le impedisce di accedere di nuovo. Nessuno può bloccare sé stesso o un altro amministratore globale. Gli altri stati sono informativi: una persona in malattia può comunque accedere al programma.
Come funziona?
Imposta lo stato nelle impostazioni: icona a forma di ingranaggio, scheda «Profilo», sezione «Stato di disponibilità». Scegli il tipo di assenza e inserisci una data di inizio. La data di fine è facoltativa, così come il messaggio. Il programma non accetta una data di fine precedente a quella di inizio.
Un'assenza inserita in anticipo diventa effettiva solo dalla data di inizio indicata: prima di allora il team ti vede come disponibile. Se inserisci una data di fine, al suo termine i banner, le indicazioni e le risposte automatiche scompaiono senza che tu debba intervenire. Non devi ricordarti di cambiare stato al tuo rientro.
Se scrivi in una discussione di un'attività o di una chat a una persona con lo stato «In vacanza» o «In malattia», nella discussione compare una risposta automatica. Include la tua menzione e il messaggio del profilo della persona. Se non ha inserito un messaggio, vedrai il testo predefinito. La risposta automatica compare una volta al giorno in una discussione. Può comparire di nuovo il giorno successivo o in un'altra discussione.
L'Assistente AI ti avvisa quando provi ad assegnare un'attività a una persona assente. L'amministratore vede l'elenco delle persone assenti. Ogni modifica dello stato viene registrata nella cronologia dell'account. L'amministratore può vedere e modificare lo stato attuale di un'altra persona nella finestra Utenti, nella sezione «Stato dell'account».
Cosa ci guadagni?
Non prometti al cliente una scadenza senza sapere che la persona che segue il progetto è in ferie. Vieni a sapere della sua assenza prima di distribuire il lavoro, non dopo giorni di silenzio.
Non invii altri messaggi solo per capire perché qualcuno non risponde. L'informazione compare nella stessa conversazione in cui aspetti una risposta. Inoltre, non ricevi la stessa risposta automatica dopo ogni messaggio.
Al termine del periodo di ferie indicato, non devi preoccuparti che resti visibile un avviso di assenza non aggiornato. Il team ti vede come disponibile.
Esempio dal lavoro quotidiano
Lunedì il responsabile distribuisce il lavoro della settimana. Vuole assegnare un'attività alla persona che aveva già seguito l'argomento. Quando ci prova, l'Assistente AI segnala che è assente. Il responsabile può assegnare l'attività a qualcun altro prima di concordare una scadenza con il cliente.
Lo stesso giorno, qualcuno del team scrive alla persona in ferie in una vecchia discussione. Compare una risposta automatica con il messaggio impostato nel profilo di assenza oppure con il testo predefinito. Non è necessario aspettare il rientro della persona assente.
Domande frequenti
Cosa mostra lo stato di assenza in Task Manager?
Nella discussione di un'attività o di una chat a cui partecipa una persona assente, sopra i messaggi compare il banner "Alcuni partecipanti sono assenti" con il suo nome e cognome, il tipo di assenza e le date. Accanto all'avatar di quella persona si vede un pallino colorato di stato, e nel calendario una fascia di assenza in cima al giorno.
Posso impostare un'assenza per un'altra persona?
Solo un amministratore può modificare lo stato di un altro utente. Ogni persona imposta il proprio stato nella scheda «Profilo» delle impostazioni.
Devo disattivare l'assenza al rientro dalle ferie?
No, se hai indicato una data di fine. Una volta trascorsa, l'assenza termina automaticamente: scompaiono banner, indicatori e risposte automatiche.
Una persona in malattia può accedere?
Sì. Gli stati «In vacanza», «In malattia» e «Assente» sono informativi e non limitano l'accesso al programma. L'accesso viene bloccato solo se l'amministratore blocca l'account.
Quante volte viene inviata la risposta automatica?
La risposta automatica compare una volta al giorno in una determinata discussione. Altri messaggi inviati lo stesso giorno nella stessa attività o chat non ne attiveranno un'altra. Una nuova risposta può comparire il giorno successivo o in un'altra discussione.