Mitä ovat poissaolot Task Managerissa?
Task Managerin poissaolotiedoista näet, kuka on tavoitettavissa, ennen kuin määrität tehtävän hänelle. Jokainen asettaa oman tilansa profiilissaan. Näin voit tarkistaa poissaolot ennen työn jakamista.
Profiilissa voi valita neljästä tilasta: ”Käytettävissä” (oletus), ”Loma”, ”Sairaana” ja ”Poissa”. Poissaoloon ilmoitat alkamispäivän, voit ilmoittaa myös päättymispäivän ja lisätä viestin. Tilan ja päivämäärät näkee tiimi: viestiketjuissa, avatarisi kohdalla ja kalenterissa.
Tilin lukitus on erillinen asia. Ylläpitäjä voi lukita käyttäjän tilin. Järjestelmä päättää tällöin heti kyseisen henkilön istunnot eikä salli hänen kirjautua uudelleen. Kukaan ei voi lukita omaa tiliään tai toista pääylläpitäjää. Muut tilat ovat informatiivisia: sairauslomalla oleva voi edelleen käyttää ohjelmaa.
Miten se toimii?
Asetat tilan asetuksissa: rataskuvake, ”Profiili”-välilehti, ”Saatavuustila”-osio. Valitse poissaolon tyyppi ja anna alkamispäivä. Päättymispäivä ja viesti ovat valinnaisia. Ohjelma ei hyväksy päättymispäivää, joka on ennen alkamispäivää.
Ennakkoon ilmoitettu poissaolo astuu voimaan vasta ilmoitettuna alkamispäivänä - sitä ennen tiimi näkee sinut käytettävissä olevana. Jos annat päättymispäivän, bannerit, merkinnät ja automaattiset vastaukset poistuvat sen jälkeen ilman toimenpiteitäsi. Sinun ei tarvitse muistaa vaihtaa tilaa palattuasi.
Kun kirjoitat tehtävän tai keskustelun viestiketjuun henkilölle, jonka tilana on ”Loma” tai ”Sairaus”, kyseiseen viestiketjuun ilmestyy automaattinen vastaus. Se sisältää sinulle tehdyn maininnan ja henkilön profiiliin kirjoittaman viestin. Jos viestiä ei ole lisätty, näet oletustekstin. Automaattinen vastaus ilmestyy kerran päivässä samaan viestiketjuun. Uusi vastaus voi tulla seuraavana päivänä tai toisessa viestiketjussa.
AI-avustaja varoittaa, kun yrität määrittää tehtävän poissa olevalle henkilölle. Ylläpitäjä näkee poissa olevien luettelon. Jokainen tilan muutos tallennetaan tilin historiaan. Ylläpitäjä näkee ja voi muuttaa toisen henkilön nykyistä tilaa Käyttäjät-ikkunan ”Tilin tila” -osiossa.
Mitä hyödyt?
Et lupaa asiakkaalle aikataulua tietämättä, että projektista vastaava henkilö on lomalla. Saat tiedon hänen poissaolostaan ennen työn jakamista, et vasta usean päivän hiljaisuuden jälkeen.
Sinun ei tarvitse lähettää uusia viestejä vain selvittääksesi, miksi joku ei vastaa. Tieto tulee samaan keskusteluun, jossa odotat vastausta. Et myöskään saa samaa automaattista vastausta jokaisen viestin jälkeen.
Kun ilmoitettu loma-aika päättyy, sinun ei tarvitse huolehtia vanhentuneesta poissaoloviestistä. Tiimisi näkee sinut jälleen tavoitettavana.
Esimerkki arjen työstä
Maanantaina esihenkilö jakaa viikon työt. Hän haluaa määrittää tehtävän henkilölle, joka on aiemmin hoitanut kyseistä aihetta. Kun hän yrittää tehdä niin, AI-avustaja ilmoittaa henkilön poissaolosta. Esihenkilö voi siirtää tehtävän jollekin toiselle ennen kuin sopii aikataulusta asiakkaan kanssa.
Samana päivänä joku tiimistä kirjoittaa lomalla olevalle vanhaan viestiketjuun. Siihen ilmestyy automaattinen vastaus, jonka lomalla oleva on asettanut poissaoloprofiiliinsa, tai oletusteksti. Poissa olevan henkilön paluuta ei tarvitse odottaa.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä poissaolotila näyttää Task Managerissa?
Tehtävän tai keskustelun viestiketjussa, jossa on mukana poissaoleva henkilö, viestien yläpuolelle ilmestyy banneri ”Osa osallistujista on poissa”, jossa näkyy hänen nimensä, poissaolon tyyppi ja päivämäärät. Kyseisen henkilön avatarin kohdalla näkyy väripiste, joka kertoo tilan, ja kalenterissa päivän yläreunassa näkyy poissaolopalkki.
Voinko asettaa poissaolon jonkun toisen puolesta?
Vain ylläpitäjä voi muuttaa toisen käyttäjän tilaa. Jokainen asettaa oman tilansa asetusten ”Profiili”-välilehdellä.
Pitääkö poissaolo poistaa käytöstä lomalta palattua?
Ei, jos ilmoitat päättymispäivän. Kun päivä on kulunut, poissaolo päättyy automaattisesti: bannerit, merkinnät ja automaattiset vastaukset poistuvat.
Voiko sairauslomalla oleva kirjautua sisään?
Kyllä. Tilat ”Loma”, ”Sairaus” ja ”Poissa” ovat informatiivisia eivätkä rajoita ohjelman käyttöä. Kirjautumisen estää tilin ylläpidollinen lukitus.
Kuinka monta kertaa automaattinen vastaus lähetetään?
Automaattinen vastaus näytetään samassa viestiketjussa kerran päivässä. Saman päivän aikana samaan tehtävään tai keskusteluun lähetetyt viestit eivät käynnistä uutta vastausta. Uusi vastaus voi tulla seuraavana päivänä tai toisessa viestiketjussa.