Co jsou poznámky v Task Manageru?
Poznámky v aplikaci Task Manager jsou vaše soukromé dokumenty: poznámky ze schůzky, kontrolní seznam pro zaškolení nového člověka nebo seznam věcí, které je třeba zkontrolovat před odesláním. Nikdo je nevidí, dokud je konkrétním osobám nesdílíte - ani správce. Tak je modul navržen, nejde jen o výchozí nastavení.
Poznámce můžete přiřadit pracovní prostor, ale slouží k filtrování seznamu, nikoli k udělení přístupu celému týmu. Přiřazení poznámky k „HR & Rekrutacja“ neznamená, že ji uvidí všichni z tohoto týmu. Omezí však seznam osob, se kterými ji můžete sdílet, na členy daného pracovního prostoru.
Poznámky uspořádáváte ve složkách. Ve variantě Pro jde o stejné adresáře jako v modulu Soubory: složka založená v Poznámkách se objeví v Souborech a naopak, takže nehlídáte dvě struktury.
Jak vypadá poznámka uvnitř?
Okno Poznámek otevřete ikonou zobrazení v horní liště prostředního sloupce. Stejná nabídka přepíná mezi Kalendářem, Tabulí a Poznámkami. Vlevo je strom umístění: Všechny poznámky (výchozí ploché zobrazení), Dokumenty, Sdílené se mnou, Oblíbené, pracovní prostory, složky v Dokumentech a Koš. U každé položky vidíte počet poznámek; u větví zahrnuje počet i podsložky. Vpravo jsou dlaždice v sekcích Složky a Poznámky.
Obsah píšete v editoru stejném jako u úkolu. Máte tučné písmo, seznamy, kód, obrázky, video, emoji, kresbu a AI funkci „Vylepšit“. Seznamy úkolů mají čtverečky: po kliknutí položka zešedne a je přeškrtnutá. Uložení proběhne automaticky asi sekundu po přerušení psaní, při opuštění editoru a při zavření okna. Stav uložení vidíte vpravo dole. Soubor přidáte sponkou z počítače, a ve variantě Pro i z aplikace Soubory - mohou to dělat vlastník a osoby s přístupem „Může upravovat“; u úrovně „Pouze náhled“ přílohy otevřete a stáhnete, ale vlastní nepřidáte. Můžete ho také přetáhnout na obsah.
Poznámku sdílíte s konkrétními osobami s oprávněním „Pouze k zobrazení“ nebo „Může upravovat“. Kliknutím na štítek role přepnete úroveň oprávnění a × přístup odeberete. Sdílení a mazání spravuje pouze vlastník. Tlačítko @ zobrazí osoby, které mají k této poznámce přístup; u soukromé poznámky je seznam prázdný. Zmínka zůstává značkou v textu a neodesílá oznámení.
Co získáte?
Máte kam ukládat věci, které ještě nejsou připravené pro ostatní: koncept nabídky, poznámku po náročném rozhovoru se zákazníkem nebo argumenty před schůzkou. Nemusíte je mít v souborech na ploše ani si je posílat e-mailem, abyste je měli po ruce. Nemusíte se také rozmýšlet, jestli do nich nahlédne administrátor.
Až poznámka dozraje, sdílíte ji s konkrétními osobami místo s celou firmou. Nemusíte ji rozesílat celému týmu, když ji potřebují jen dva lidé z téhož týmu. Nemusíte dokument umisťovat na sdílený disk a doufat, že ho neotevře nikdo nepovolaný.
Ujednání se zákazníkem nehledáte v oddělené struktuře - vracíte se na místo, kde máte materiály k dané záležitosti. Když poznámku omylem smažete, nemusíte ujednání rekonstruovat ani znovu udělovat přístup.
Příklad použití: poznámka u úkolu zákazníka
Account má na starosti implementaci u zákazníka. Po schůzce rozbalí pracovní prostor zákazníka ve stromové struktuře, otevře úkol implementace a založí v něm poznámku. Poznámka zůstane u úkolu. Je vidět také v jeho složce v aplikaci Soubory a AI asistent i automatizace ji čtou spolu s ostatními soubory vlákna. K cizím nesdíleným poznámkám asistent přístup nemá.
O týden později se vrací otázka ohledně dohod s druhou stranou. Account zadá frázi do vyhledávání v okně Poznámky, které hledá v názvu i obsahu. Sdílí poznámku s designérkou s úrovní „Může upravovat“, aby doplnila připomínky. O měsíc později omylem smaže v okně Poznámky složku, ve které uchovává materiály tohoto klienta. Složka se soubory a podsložkami se přesune do Koše v Souborech. Poznámky z této větve nezmizí spolu se složkou - vrátí se do nadřazeného umístění.
Nejčastější dotazy
Může někdo z firmy nahlížet do mých poznámek?
Ne. Poznámku vidí pouze její vlastník a osoby, kterým výslovně udělil přístup. Globální správce aplikace Task Manager nevidí poznámky ostatních.
Zpřístupní přiřazení poznámky k pracovnímu prostoru její obsah týmu?
Ne. Pracovní prostor v poznámkách slouží jako štítek pro filtrování seznamu, nikoli ke sdílení poznámky s týmem. Omezuje však okruh osob, kterým můžete udělit přístup: seznam pro sdílení zobrazuje pouze osoby z daného pracovního prostoru.
Co se stane se smazanou poznámkou?
Smazaná poznámka okamžitě zmizí všem, včetně osob, se kterými byla sdílena. Přesune se do Koše ve spodní části stromu složek. Odtud ji můžete obnovit nebo trvale smazat. Po 30 dnech navždy zmizí spolu s přílohami. V Koši vidíte pouze své poznámky.
Lze poznámku po omylu vrátit zpět?
Ano. Tlačítko „Zpět“ v liště okna nejprve vrátí to, co jste právě napsali v editoru, a když už v obsahu není co vracet - obnoví smazanou poznámku (s obsahem, sdíleními a označením jako oblíbená, na jejím původním místě v pořadí) nebo vrátí její přesunutí v seznamu; Ctrl+Z funguje pouze na text v editoru.
Zobrazují se poznámky v globálním vyhledávání?
Ne. Globální vyhledávání v aplikaci Task Manager nezahrnuje poznámky. Názvy a obsah poznámek můžete hledat pomocí lupy v okně Poznámek.