Čo sú poznámky v Task Manageri?
Poznámky v Task Manageri sú vaše súkromné dokumenty: záznamy z porady, kontrolný zoznam na zaškolenie nového človeka alebo zoznam vecí, ktoré treba skontrolovať pred odoslaním. Nikto ich nevidí, kým ich nezdieľate s konkrétnymi osobami - ani správca. Takto je tento modul navrhnutý, nejde len o predvolené nastavenie.
K poznámke môžete priradiť pracovný priestor, slúži však na filtrovanie zoznamu, nie na udelenie prístupu celému tímu. Priradenie poznámky k pracovnému priestoru „HR & Rekrutácia“ neznamená, že ju uvidia všetci z tohto tímu. Obmedzí však zoznam osôb, s ktorými ju môžete zdieľať, na členov tohto pracovného priestoru.
Poznámky usporiadavate do priečinkov. Vo variante Pro ide o rovnaké priečinky ako v module Súbory: priečinok vytvorený v Poznámkach sa zobrazí v Súboroch a naopak, takže nemusíte udržiavať dve štruktúry.
Ako vyzerá poznámka vo vnútri?
Okno Poznámok otvoríte ikonou zobrazení v hornej lište stredného stĺpca. V tej istej ponuke prepínate Kalendár, Nástenku a Poznámky. Vľavo je strom umiestnení: Všetky poznámky (predvolené ploché zobrazenie), Dokumenty, Zdieľané so mnou, Obľúbené, pracovné priestory, priečinky v Dokumentoch a Kôš. Pri každej položke vidíte počet poznámok; pri vetvách počítadlo zahŕňa aj podpriečinky. Vpravo sú dlaždice v sekciách Priečinky a Poznámky.
Obsah píšete v editore rovnakom ako v úlohe. Máte tučné písmo, zoznamy, kód, obrázky, video, emoji, kresbu a funkciu AI „Vylepšiť“. Kontrolné zoznamy majú štvorčeky: po kliknutí položka zhasne a je prečiarknutá. Ukladanie prebieha automaticky približne sekundu po prerušení písania, pri opustení editora a pri zatvorení okna. Stav uloženia vidíte v pravom dolnom rohu. Súbor pridáte spinkou z počítača, a vo variante Pro aj z aplikácie Súbory - môže to robiť vlastník a osoby s prístupom „Môže upravovať“; pri úrovni „Len na prezeranie“ prílohy otvoríte a stiahnete, ale vlastné nepridáte. Môžete ho tiež presunúť priamo do obsahu.
Poznámku zdieľate s konkrétnymi osobami s úrovňou „Len na zobrazenie“ alebo „Môže upravovať“. Kliknutím na označenie roly prepnete úroveň a × odoberie prístup. Zdieľanie a odstraňovanie spravuje výhradne vlastník. Tlačidlo @ zobrazí osoby, ktoré majú k tejto poznámke prístup; pri súkromnej poznámke je zoznam prázdny. Zmienka zostane značkou v texte a neodosiela oznámenia.
Čo získate?
Máte kam uložiť veci, ktoré ešte nie sú pripravené pre ostatných: návrh ponuky, poznámku po náročnom rozhovore s klientom alebo argumenty pred stretnutím. Nemusíte ich držať v súboroch na pracovnej ploche ani si ich posielať e-mailom, aby ste ich mali poruke. Nemusíte sa ani zamýšľať nad tým, či do nich nahliadne správca.
Keď poznámka dozreje, zdieľate ju s konkrétnymi osobami namiesto celej firmy. Nemusíte ju rozposielať celému tímu, keď ju potrebujú iba dvaja ľudia z toho istého tímu. Nemusíte dokument umiestňovať na spoločný disk a dúfať, že ho neotvorí nikto nepovolaný.
Dohody s klientom nehľadáte v samostatnej štruktúre - vrátite sa na miesto, kde máte materiály k danému prípadu. Keď poznámku omylom odstránite, nemusíte dohody obnovovať ani znova udeľovať prístup.
Príklad použitia: poznámka pri úlohe klienta
Account vedie implementáciu u klienta. Po stretnutí rozbalí klientov pracovný priestor v strome, otvorí implementačnú úlohu a vytvorí v nej poznámku. Poznámka zostane pri úlohe. Zobrazuje sa aj v jej priečinku v module Súbory a Asistent AI aj automatizácie ju čítajú spolu s ostatnými súbormi vlákna. Asistent neuvidí cudzie poznámky, ktoré s ním neboli zdieľané.
O týždeň neskôr sa vracia otázka dohôd s druhou stranou. Account zadá výraz do vyhľadávania v okne Poznámky, ktoré vyhľadáva v názvoch aj obsahu. Zdieľa poznámku s dizajnérkou s úrovňou „Môže upravovať“, aby doplnila pripomienky. O mesiac neskôr omylom odstráni v okne Poznámky priečinok, v ktorom má materiály tohto klienta. Priečinok so súbormi a podpriečinkami sa presunie do koša v Súboroch. Poznámky z tejto vetvy nezmiznú spolu s priečinkom - vrátia sa do nadradeného umiestnenia.
Najčastejšie otázky
Môže si niekto z firmy pozrieť moje poznámky?
Nie. Poznámku vidí iba jej vlastník a osoby, ktorým výslovne udelil prístup. Globálny správca Task Managera nevidí poznámky iných.
Sprístupní priradenie poznámky k pracovnému priestoru poznámku tímu?
Nie. Pracovný priestor v poznámkach slúži ako štítok na filtrovanie zoznamu, nie ako spôsob sprístupnenia poznámky tímu. Obmedzuje však okruh osôb, ktorým môžete udeliť prístup: v zozname na zdieľanie sa zobrazujú iba osoby z daného pracovného priestoru.
Čo sa stane so zmazanou poznámkou?
Zmazaná poznámka okamžite zmizne všetkým vrátane osôb, s ktorými bola zdieľaná. Presunie sa do Koša v spodnej časti stromu priečinkov. Odtiaľ ju môžete obnoviť alebo natrvalo odstrániť. Po 30 dňoch natrvalo zmizne spolu s prílohami. V Koši vidíte iba svoje poznámky.
Dá sa poznámka po omyle vrátiť späť?
Áno. Tlačidlo „Späť“ na lište okna najskôr vráti to, čo ste práve napísali v editore, a keď už v texte nie je čo vracať - obnoví odstránenú poznámku (s obsahom, zdieľaniami a označením ako obľúbená, na jej pôvodnom mieste v poradí) alebo vráti jej presunutie v zozname; Ctrl+Z funguje výlučne na text v editore.
Zobrazujú sa poznámky v globálnom vyhľadávaní?
Nie. Globálne vyhľadávanie v Task Manageri nezahŕňa poznámky. Názvy a obsah poznámok vyhľadávate lupou v okne Poznámok.