Vad är anteckningar i Task Manager?
Anteckningar i Task Manager är dina privata dokument: mötesanteckningar, en checklista för introduktion av en ny person eller en lista över saker att kontrollera före utskick. Ingen kan se dem förrän du delar dem med namngivna personer - inte ens administratören. Så är modulen utformad, det är inte bara en standardinställning.
Du kan koppla en anteckning till en arbetsyta, men det används för att filtrera listan, inte för att ge hela teamet åtkomst. Om du kopplar en anteckning till ”HR & Rekrutacja” innebär det inte att alla i teamet kan se den. Däremot begränsas listan över personer du kan dela den med till medlemmarna i den arbetsytan.
Anteckningar ordnar du i mappar. I Pro-varianten är det samma kataloger som i modulen Filer: en mapp som skapas i Anteckningar visas i Filer och tvärtom, så du behöver inte hålla reda på två strukturer.
Hur ser en anteckning ut när du öppnar den?
Du öppnar fönstret Anteckningar med visningsikonen i den mellersta kolumnens övre fält. I samma meny kan du växla mellan Kalender, Tavla och Anteckningar. Till vänster finns en trädvy över platser: Alla anteckningar (standardvyn utan mappar), Dokument, Delat med mig, Favoriter, arbetsytor, mappar i Dokument och papperskorgen. Antalet anteckningar visas bredvid varje post; för grenar omfattar antalet även undermappar. Till höger visas kort i avsnitten Mappar och Anteckningar.
Innehållet skriver du i samma redigerare som i en uppgift. Du har fetstil, listor, kod, bilder, video, emoji, ritfunktion och AI-funktionen ”Förbättra”. Att göra-listor har kryssrutor: efter ett klick blir punkten blek och genomstruken. Sparning sker automatiskt cirka en sekund efter att du slutat skriva, när du lämnar redigeraren och när fönstret stängs. Sparstatus ser du längst ner till höger. En fil bifogar du med gem-ikonen från datorn, och i Pro-varianten även från appen Filer - det kan göras av ägaren och personer med åtkomsten ”Kan redigera”; med nivån ”Endast granskning” kan du öppna och ladda ner bilagor, men inte lägga till egna. Du kan även dra och släppa den i innehållet.
Du delar en anteckning med namngivna personer och väljer nivån ”Endast visning” eller ”Kan redigera”. Klicka på rollens etikett för att byta nivå, och × för att ta bort åtkomsten. Endast ägaren kan hantera delning och borttagning. Knappen @ visar vilka som har åtkomst till anteckningen; för privata anteckningar är listan tom. En omnämning ligger kvar som en markering i texten och skickar inga aviseringar.
Vad vinner du?
Här kan du spara sådant som ännu inte är redo att delas med andra: ett utkast till ett erbjudande, anteckningar efter ett svårt kundsamtal eller argument inför ett möte. Du behöver inte ha dem bland filerna på skrivbordet eller mejla dem till dig själv för att ha dem nära till hands. Du behöver inte heller fundera på om en administratör kommer att läsa dem.
När anteckningen är klar delar du den med specifika personer i stället för hela företaget. Du behöver inte skicka den till hela teamet när bara två personer i samma team behöver den. Du behöver inte lägga dokumentet på en gemensam enhet och hoppas att ingen obehörig öppnar det.
Du behöver inte leta efter överenskommelser med kunden i en separat struktur - gå tillbaka till platsen där du förvarar materialet för det ärendet. Om du råkar radera en anteckning behöver du inte återskapa överenskommelserna eller dela den på nytt.
Användningsområde: anteckning kopplad till en uppgift för en kund
En kundansvarig leder en implementering hos en kund. Efter mötet öppnar hen kundens arbetsyta i trädet, går till implementeringsuppgiften och skapar en anteckning där. Anteckningen ligger kvar vid uppgiften. Den visas också i kundens mapp i Filer, och AI-assistenten och automatiseringar läser den tillsammans med resten av trådens filer. Assistenten kan inte se andras anteckningar som inte har delats.
En vecka senare kommer frågan om vad som bestämdes med den andra parten upp igen. En kontohanterare skriver in en fras i sökfältet i fönstret Anteckningar, som söker i både namn och innehåll. Hen delar anteckningen med designern och ger henne åtkomstnivån ”Kan redigera”, så att hon kan lägga till kommentarer. En månad senare råkar hen radera mappen med material för den här kunden i fönstret Anteckningar. Mappen med filer och undermappar hamnar i papperskorgen i Filer. Anteckningarna i den grenen försvinner inte tillsammans med mappen - de flyttas tillbaka till den överordnade platsen.
Vanliga frågor
Kan någon på företaget se mina anteckningar?
Nej. En anteckning är bara synlig för ägaren och de personer som hen uttryckligen har gett åtkomst till. Task Managers globala administratör kan inte se andras anteckningar.
Delas en anteckning med teamet om jag kopplar den till en arbetsyta?
Nej. En arbetsyta i Anteckningar är en etikett som används för att filtrera listan, inte ett sätt att dela anteckningen med teamet. Den begränsar däremot vilka personer du kan ge åtkomst till: listan över personer att dela med visar bara personer från den arbetsytan.
Vad händer med en borttagen anteckning?
En borttagen anteckning försvinner direkt för alla, även för personer som den delades med. Den hamnar i papperskorgen längst ned i katalogträdet. Därifrån kan du återställa den eller ta bort den permanent. Efter 30 dagar försvinner den permanent tillsammans med bilagorna. I papperskorgen ser du bara dina egna anteckningar.
Går det att ångra om jag råkar göra fel med en anteckning?
Ja. Knappen ”Ångra” i fönsterraden ångrar först det du precis skrev i redigeraren, och när det inte längre finns något att ångra i innehållet - återställer den en borttagen anteckning (med innehåll, delningar och markering som favorit, på sin plats i ordningen) eller ångrar dess omflyttning i listan; Ctrl+Z fungerar endast på texten i redigeraren.
Visas anteckningar i den globala sökningen?
Nej. Task Managers globala sökfunktion omfattar inte anteckningar. Du söker bland anteckningarnas namn och innehåll med förstoringsglaset i fönstret Anteckningar.