Mik azok a jegyzetek a Task Managerben?
A Task Managerben a jegyzeteid privát dokumentumok: megbeszélések feljegyzései, egy új munkatárs beillesztésének ellenőrzőlistája vagy a kiküldés előtt ellenőrizendő dolgok listája. Senki sem látja őket, amíg név szerint meg nem osztod velük - még az adminisztrátor sem. Ez a modul működésének alapja, nem csupán egy alapértelmezett beállítás.
A jegyzethez hozzárendelhetsz egy munkaterületet, de ez csak a lista szűrésére szolgál, nem arra, hogy hozzáférést adj az egész csapatnak. Ha a jegyzetet a „HR & Rekrutáció” munkaterülethez rendeled, attól még nem látja mindenki az adott csapatból. Viszont azoknak a személyeknek a körét, akikkel megoszthatod, az adott munkaterület tagjaira korlátozza.
A jegyzeteket mappákba rendezed. A Pro verzióban ezek ugyanazok a könyvtárak, mint a Fájlok modulban: a Jegyzetekben létrehozott mappa megjelenik a Fájlokban is, és fordítva, így nem kell két struktúrát karbantartanod.
Hogyan néz ki egy jegyzet belülről?
A Jegyzetek ablakot a középső oszlop felső sávjában lévő nézetválasztó ikonra kattintva nyithatod meg. Ugyanebben a menüben válthatsz a Naptár, a Tábla és a Jegyzetek között. Bal oldalon a helyek fája látható: Összes jegyzet (alapértelmezett, lapos nézet), Dokumentumok, Megosztva velem, Kedvencek, Munkaterületek, a Dokumentumok almappái és a Lomtár. Minden elem mellett látható a jegyzetek száma; az almappákat tartalmazó ágak számlálója az almappák jegyzeteit is beleszámítja. Jobb oldalon a Mappák és Jegyzetek szakaszokban találod a csempéket.
A tartalmat ugyanabban a szerkesztőben írod, mint a feladatoknál. Van félkövér, listák, kód, képek, videó, emoji, rajz és az AI „Javítsd” funkció. A teendőlistáknak négyzetei vannak: kattintásra a tétel elhalványul és áthúzásra kerül. A mentés automatikusan megtörténik kb. egy másodperccel a gépelés megszakítása után, a szerkesztőből való kilépéskor és az ablak bezárásakor. A mentés állapotát a jobb alsó sarokban látod. Fájlt a gémkapoccsal a számítógépedről adhatsz hozzá, a Pro verzióban pedig a Fájlok alkalmazásból is - ezt a tulajdonos és a „Szerkesztheti” hozzáféréssel rendelkezők tehetik meg; „Csak megtekintés” szint esetén a mellékleteket megnyithatod és letöltheted, de sajátot nem adhatsz hozzá. A fájlt a tartalomra is ráejtheted.
A jegyzetet név szerint oszthatod meg „Csak megtekintés” vagy „Szerkesztheti” hozzáféréssel. A szerepkör címkéjére kattintva válthatsz a két jogosultság között, a × pedig visszavonja a hozzáférést. A megosztást és a törlést kizárólag a tulajdonos kezelheti. A @ gomb megjeleníti a jegyzethez hozzáférő személyeket; privát jegyzet esetén a lista üres. A megemlítés szövegbeli jelölő marad, és nem küld értesítést.
Mit nyersz vele?
Van hová elmentened azokat a dolgokat, amelyek még nem állnak készen arra, hogy másokkal is megoszd őket: egy ajánlat vázlatát, egy nehéz ügyfélbeszélgetés utáni jegyzetet vagy a megbeszélés előtti érveket. Nem kell az asztalon lévő fájlok között tartanod őket, vagy e-mailben elküldened magadnak, hogy kéznél legyenek. Azon sem kell gondolkodnod, hogy az adminisztrátor belenéz-e.
Amikor a jegyzet elkészül, konkrét emberekkel osztod meg, nem az egész céggel. Nem kell elküldened az egész csapatnak, ha csak ugyanannak a csapatnak két tagjának van rá szüksége. Nem kell közös meghajtóra tenned a dokumentumot, és abban bíznod, hogy illetéktelenek nem nyitják meg.
Nem külön struktúrában keresed az ügyféllel kapcsolatos megállapodásokat - visszatérsz oda, ahol az ügyhöz tartozó anyagokat tartod. Ha véletlenül törölsz egy jegyzetet, nem kell újra összeállítanod a megállapodásokat, vagy ismét hozzáférést adnod.
Felhasználási példa: jegyzet az ügyfél feladatánál
Az ügyfélkapcsolati munkatárs egy ügyfélnél bevezetési projektet vezet. A megbeszélés után kinyitja az ügyfél Munkaterületét a fában, megnyitja a bevezetési feladatot, és jegyzetet hoz létre ott. A jegyzet a feladatnál marad. A Fájlokban az ügyfél mappájában is látható, az AI-asszisztens és az automatizálások pedig a beszélgetésszál többi fájljával együtt olvassák. Az asszisztens nem látja mások nem megosztott jegyzeteit.
Egy héttel később újra felmerül a kérdés, hogy miben állapodtak meg a másik féllel. Az Account beír egy kifejezést a Jegyzetek ablak keresőjébe, amely a címben és a tartalomban keres. Megosztja a jegyzetet a tervezővel „Szerkesztheti” jogosultsággal, hogy az kiegészíthesse a megjegyzéseivel. Egy hónappal később véletlenül törli a Jegyzetek ablakban azt a mappát, amelyben az ügyfél anyagait tárolja. A fájlokat és almappákat tartalmazó mappa a Fájlok kukájába kerül. Az ágban lévő jegyzetek nem tűnnek el a mappával együtt - visszakerülnek a szülőmappába.
Gyakori kérdések
Beleolvashat valaki a cégtől a jegyzeteimbe?
Nem. A jegyzetet csak a tulajdonosa és azok láthatják, akikkel kifejezetten megosztotta. A Task Manager globális adminisztrátora sem látja mások jegyzeteit.
Ha egy jegyzetet hozzárendelek egy Munkaterülethez, azzal megosztom a csapattal?
Nem. A jegyzeteknél a Munkaterület csak címke, amely a lista szűrésére szolgál, nem pedig a csapattal való megosztásra. Viszont korlátozza azok körét, akikkel megoszthatod a jegyzetet: a megosztási listán csak az adott Munkaterület tagjai jelennek meg.
Mi történik a törölt jegyzettel?
A törölt jegyzet azonnal eltűnik mindenki elől, azoktól is, akikkel meg volt osztva. A könyvtárfa alján lévő Lomtárba kerül. Innen visszaállíthatod vagy véglegesen törölheted. 30 nap után a jegyzet a mellékleteivel együtt végleg eltűnik. A Lomtárban csak a saját jegyzeteidet látod.
Visszavonható egy jegyzet törlése, ha véletlenül töröltem?
Igen. Az ablak felső sávjában lévő „Visszavonás” gomb először azt vonja vissza, amit az imént írtál a szerkesztőben, és amikor már nincs mit visszavonni a tartalomban - visszaállítja a törölt jegyzetet (a tartalmával, megosztásaival és kedvencként való megjelölésével együtt, a listában elfoglalt eredeti helyén), vagy visszavonja annak átrendezését a listán; a Ctrl+Z kizárólag a szerkesztőben lévő szövegre hat.
Megjelennek a jegyzetek a globális keresésben?
Nem. A Task Manager globális keresője nem terjed ki a jegyzetekre. A jegyzetek címében és tartalmában a Jegyzetek ablakban lévő nagyítóval kereshetsz.