¿Qué son las notas en Task Manager?
Las notas de Task Manager son documentos privados: acuerdos de una reunión, una lista de comprobación para incorporar a alguien o una lista de cosas que revisar antes de enviar algo. Nadie las ve hasta que las compartes con personas concretas, ni siquiera el administrador. Así está diseñado el módulo; no es solo una configuración predeterminada.
Puedes asignar una nota a un espacio de trabajo, pero sirve para filtrar la lista, no para dar acceso a todo el equipo. Asignar una nota a «HR & Rekrutacja» no hará que la vean todas las personas de ese equipo. En cambio, limitará a los miembros de ese espacio de trabajo la lista de personas con quienes puedes compartirla.
Las notas se organizan en carpetas. En la variante Pro son los mismos directorios que en el módulo Archivos: una carpeta creada en Notas aparece también en Archivos, y viceversa, así que no tienes que mantener dos estructuras distintas.
¿Qué aspecto tiene una nota por dentro?
Abres la ventana Notas con el icono de vistas de la barra superior de la columna central. Ese mismo menú permite cambiar entre Calendario, Tablero y Notas. A la izquierda tienes el árbol de ubicaciones: Todas las notas (vista plana predeterminada), Documentos, Compartidas conmigo, Favoritas, espacios de trabajo, carpetas de Documentos y Papelera. Junto a cada elemento aparece el número de notas; en las ramas, el contador también incluye las subcarpetas. A la derecha hay mosaicos en las secciones Carpetas y Notas.
El contenido se escribe en un editor igual que el de las tareas. Dispones de negrita, listas, código, imágenes, vídeo, emojis, dibujo y la función de IA «Mejorar». Las listas de tareas tienen casillas: al hacer clic, el elemento se atenúa y queda tachado. El guardado es automático, aproximadamente un segundo después de dejar de escribir, al salir del editor y al cerrar la ventana. El estado del guardado se ve en la esquina inferior derecha. Puedes adjuntar un archivo con el clip desde tu ordenador, y en la variante Pro también desde la aplicación Archivos - pueden hacerlo el propietario y las personas con acceso «Puede editar»; con el nivel «Solo vista» podrás abrir y descargar los adjuntos, pero no añadir los tuyos propios. También puedes arrastrarlo sobre el contenido.
Compartes la nota con personas concretas y les asignas el nivel «Solo lectura» o «Puede editar». Al hacer clic en la etiqueta del rol, cambias el nivel, y × retira el acceso. Solo el propietario puede gestionar el uso compartido y eliminar la nota. El botón @ muestra quién tiene acceso a esa nota; en una nota privada, la lista está vacía. Las menciones permanecen como marcadores en el texto y no envían notificaciones.
¿Qué ganas?
Tienes dónde guardar cosas que aún no están listas para compartir: un borrador de una oferta, una nota después de una conversación difícil con un cliente o argumentos para una reunión. No hace falta que las guardes en archivos del escritorio ni que te las envíes por correo para tenerlas a mano. Tampoco tienes que preguntarte si un administrador podrá verlas.
Cuando la nota esté lista, la compartes con personas concretas en lugar de con toda la empresa. No tienes que enviársela a todo el equipo si solo la necesitan dos personas del mismo equipo. Tampoco tienes que guardar el documento en una unidad compartida y confiar en que nadie que no deba lo abra.
No tienes que buscar los acuerdos con el cliente en una estructura aparte: vuelves al lugar donde guardas los materiales de ese asunto. Si eliminas una nota por error, no tienes que reconstruir los acuerdos ni volver a conceder el acceso.
Caso de uso: una nota en una tarea de un cliente
Una persona de cuentas lleva la implantación para un cliente. Después de una reunión, despliega el Espacio de trabajo del cliente en el árbol, entra en la tarea de implantación y crea allí una nota. La nota queda vinculada a la tarea. También aparece en la carpeta del cliente en Archivos, y el Asistente de IA y las automatizaciones la leen junto con el resto de archivos del hilo. El asistente no puede ver las notas de otras personas que no se hayan compartido.
Una semana después, vuelve a surgir una pregunta sobre lo acordado con la otra parte. La persona responsable de la cuenta escribe una frase en el buscador de la ventana Notas, que busca en el título y el contenido. Comparte la nota con la diseñadora y le da permiso para «Puede editar», para que añada sus comentarios. Un mes después, borra por error, en la ventana Notas, la carpeta donde guarda el material de ese cliente. La carpeta con sus archivos y subcarpetas se envía a la Papelera de Archivos. Las notas de esa rama no desaparecen con la carpeta: vuelven a su ubicación principal.
Preguntas frecuentes
¿Alguien de la empresa puede ver mis notas?
No. Las notas solo son visibles para su propietario y para las personas a las que haya dado acceso explícitamente. El administrador global de Task Manager no puede ver las notas de otras personas.
¿Asignar una nota a un espacio de trabajo la comparte con el equipo?
No. En Notas, el espacio de trabajo es una etiqueta para filtrar la lista, no una forma de compartirla con el equipo. Sin embargo, limita las personas a las que puedes dar acceso: la lista para compartir solo muestra a quienes forman parte de ese espacio de trabajo.
¿Qué ocurre con una nota eliminada?
La nota eliminada desaparece de inmediato para todos, también para las personas con quienes se había compartido. Va a la Papelera, al final del árbol de carpetas. Desde allí puedes restaurarla o eliminarla definitivamente. Después de 30 días desaparece para siempre junto con sus archivos adjuntos. En la Papelera solo ves tus propias notas.
¿Se puede deshacer la eliminación de una nota por error?
Sí. El botón «Deshacer» en la barra de la ventana deshace primero lo que acabas de escribir en el editor y, cuando ya no queda nada que deshacer en el contenido, restaura la nota eliminada (con su contenido, los recursos compartidos y la marca de favorita, en su lugar dentro del orden) o deshace su reubicación en la lista; Ctrl+Z solo actúa sobre el texto del editor.
¿Aparecen las notas en la búsqueda global?
No. El Buscador global de Task Manager no incluye las notas. Puedes buscar los nombres y el contenido de las notas con la lupa de la ventana Notas.