Que sont les notes dans Task Manager ?
Les notes dans Task Manager sont vos documents privés : comptes rendus de réunion, checklist pour l’intégration d’une nouvelle personne ou liste des points à vérifier avant un envoi. Personne ne les voit tant que vous ne les avez pas partagées nominativement - pas même un administrateur. C’est le fonctionnement même du module, et pas seulement son paramétrage par défaut.
Vous pouvez associer une note à un Espace de travail, mais cela sert à filtrer la liste, pas à donner accès à toute l’équipe. Associer une note à « RH & Recrutement » ne la rend pas visible par tous les membres de cette équipe. Cela limite en revanche la liste des personnes avec lesquelles vous pouvez la partager aux membres de cet Espace de travail.
Vous organisez les notes dans des dossiers. Dans la version Pro, ce sont les mêmes répertoires que dans le module Fichiers : un dossier créé dans Notes apparaît dans Fichiers et inversement, vous n'avez donc pas à gérer deux structures distinctes.
À quoi ressemble une note ?
Ouvrez la fenêtre Notes à l’aide de l’icône des vues dans la barre supérieure de la colonne centrale. Le même menu permet de passer au Calendrier, au Tableau et aux Notes. À gauche, vous trouverez l’arborescence des emplacements : Toutes les notes (vue à plat par défaut), Documents, Partagées avec moi, Favoris, Espaces de travail, dossiers dans Documents et Corbeille. Le nombre de notes est affiché à côté de chaque élément ; pour les branches, le compteur inclut aussi les sous-dossiers. À droite, les cartes sont réparties dans les sections Dossiers et Notes.
Vous rédigez le contenu dans un éditeur identique à celui des tâches. Vous disposez du gras, des listes, du code, des images, des vidéos, des emojis, du dessin et de la fonction IA « Améliorer ». Les listes de tâches ont des cases à cocher : un clic grise l'élément et le barre. L'enregistrement se fait automatiquement environ une seconde après l'arrêt de la saisie, à la sortie de l'éditeur et à la fermeture de la fenêtre. L'état de l'enregistrement s'affiche en bas à droite. Vous ajoutez un fichier via le trombone depuis votre ordinateur, et dans la version Pro également depuis l'application Fichiers - cela peut être fait par le propriétaire et les personnes ayant un accès « Peut modifier » ; avec le niveau « Lecture seule », vous pouvez ouvrir et télécharger les pièces jointes, mais pas en ajouter de nouvelles. Vous pouvez aussi la déposer directement sur le contenu.
Vous partagez une note avec des personnes précises en leur attribuant le rôle « Lecture seule » ou « Peut modifier ». Cliquez sur le libellé du rôle pour changer le niveau d’accès, et × pour le retirer. Seul le propriétaire peut gérer le partage et la suppression. Le bouton @ affiche les personnes qui ont accès à cette note ; la liste est vide pour une note privée. Une mention reste un marqueur dans le texte et n’envoie pas de notification.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous avez un endroit où conserver les choses qui ne sont pas encore prêtes à être partagées : un brouillon d’offre, une note après une conversation difficile avec un client ou des arguments à préparer avant une réunion. Plus besoin de les garder dans des fichiers sur votre bureau ni de vous les envoyer par e-mail pour les avoir sous la main. Vous n’avez pas non plus à vous demander si un administrateur peut les consulter.
Quand une note est prête, vous la partagez avec des personnes précises plutôt qu’avec toute l’entreprise. Inutile de l’envoyer à toute l’équipe si seules deux personnes de la même équipe en ont besoin. Et inutile de placer le document sur un disque partagé en espérant que personne d’autre ne l’ouvrira.
Vous ne cherchez pas les accords conclus avec un client dans une structure distincte : vous retournez là où vous conservez les documents liés à ce dossier. Si vous supprimez une note par erreur, vous n’avez pas à reconstituer les accords ni à attribuer de nouveau les accès.
Cas d’usage : une note liée à une tâche client
Un chargé de compte pilote une mise en œuvre chez un client. Après une réunion, il ouvre l’Espace de travail du client dans l’arborescence, accède à la tâche de mise en œuvre et y crée une note. La note reste liée à la tâche. Elle apparaît aussi dans le dossier correspondant des Fichiers, et l’Assistant IA comme les automatisations la consultent avec les autres fichiers du fil de discussion. L’assistant ne peut pas voir les notes d’autres personnes qui ne lui ont pas été partagées.
Une semaine plus tard, une question revient sur les accords conclus avec l’autre partie. Un membre du service commercial saisit une expression dans le champ de recherche de la fenêtre Notes, qui recherche dans les titres et le contenu. Il partage la note avec la designer en lui accordant le niveau « Peut modifier » pour qu’elle ajoute ses remarques. Un mois plus tard, il supprime par mégarde le dossier contenant les documents de ce client dans la fenêtre Notes. Le dossier et ses sous-dossiers sont déplacés dans la Corbeille de Fichiers. Les notes de cette branche ne disparaissent pas avec le dossier - elles sont replacées dans le dossier parent.
Questions fréquentes
Quelqu’un dans l’entreprise peut-il consulter mes notes ?
Non. Une note est visible uniquement par son propriétaire et les personnes auxquelles il en a explicitement accordé l’accès. L’administrateur global de Task Manager ne peut pas voir les notes des autres utilisateurs.
Associer une note à un Espace de travail la partage-t-il avec l’équipe ?
Non. Dans les notes, l’Espace de travail sert d’étiquette pour filtrer la liste, pas à partager la note avec l’équipe. Il limite toutefois les personnes auxquelles vous pouvez en accorder l’accès : la liste de partage affiche uniquement les membres de cet Espace de travail.
Que devient une note supprimée ?
Une note supprimée disparaît immédiatement pour tout le monde, y compris les personnes avec lesquelles elle était partagée. Elle est déplacée dans la Corbeille, en bas de l’arborescence des dossiers. Vous pouvez la restaurer ou la supprimer définitivement depuis cet emplacement. Au bout de 30 jours, elle est définitivement supprimée, ainsi que ses pièces jointes. Dans la Corbeille, vous ne voyez que vos propres notes.
Peut-on annuler la suppression d’une note ?
Oui. Le bouton « Annuler » dans la barre de la fenêtre annule d’abord ce que vous venez d’écrire dans l’éditeur, et lorsqu’il n’y a plus rien à annuler dans le contenu, il restaure la note supprimée (avec son contenu, ses partages et son marquage en favori, à sa place dans l’ordre) ou annule son repositionnement dans la liste ; Ctrl+Z agit uniquement sur le texte de l’éditeur.
Les notes apparaissent-elles dans la recherche globale ?
Non. La Recherche globale de Task Manager ne prend pas en compte les notes. Pour rechercher le nom ou le contenu d’une note, utilisez la loupe dans la fenêtre Notes.