Was sind Notizen in Task Manager?
Notizen in Task Manager sind Ihre privaten Dokumente: Absprachen aus einem Meeting, eine Checkliste für die Einarbeitung einer neuen Person oder eine Liste mit Dingen, die vor dem Versand überprüft werden müssen. Niemand sieht sie, solange Sie sie nicht ausdrücklich für bestimmte Personen freigeben - auch kein Administrator. Das ist eine grundlegende Eigenschaft des Moduls und nicht nur eine Standardeinstellung.
Einer Notiz kann ein Arbeitsbereich zugewiesen werden. Er dient jedoch zum Filtern der Liste und nicht dazu, dem gesamten Team Zugriff zu gewähren. Wenn Sie eine Notiz „HR & Rekrutierung“ zuweisen, können nicht automatisch alle Personen aus diesem Team sie sehen. Die Liste der Personen, für die Sie die Notiz freigeben können, wird dadurch jedoch auf Mitglieder dieses Arbeitsbereichs beschränkt.
Notizen ordnen Sie in Ordnern an. In der Pro-Variante sind das dieselben Verzeichnisse wie im Modul Dateien: Ein in Notizen angelegter Ordner erscheint auch in Dateien und umgekehrt - Sie müssen also nicht zwei Strukturen pflegen.
Wie sieht eine Notiz im Detail aus?
Sie öffnen das Notizen-Fenster über das Ansichten-Symbol in der oberen Leiste der mittleren Spalte. Über dasselbe Menü können Sie zu Kalender, Board und Notizen wechseln. Links sehen Sie die Ordnerstruktur: Alle Notizen (die standardmäßige, flache Ansicht), Dokumente, Für mich freigegeben, Favoriten, Arbeitsbereiche, Ordner unter Dokumente und Papierkorb. Neben jedem Eintrag sehen Sie die Anzahl der Notizen. Bei Zweigen umfasst die Anzahl auch Unterordner. Rechts sehen Sie Kacheln in den Abschnitten Ordner und Notizen.
Den Inhalt schreiben Sie in einem Editor wie bei Aufgaben. Sie haben Fettschrift, Listen, Code, Bilder, Videos, Emojis, Zeichnen und die KI-Funktion „Verbessern”. To-do-Listen haben Kästchen: Nach dem Anklicken wird der Eintrag ausgegraut und durchgestrichen. Die Speicherung erfolgt automatisch etwa eine Sekunde nach Unterbrechung des Schreibens, beim Verlassen des Editors und beim Schließen des Fensters. Den Speicherstatus sehen Sie unten rechts. Eine Datei fügen Sie per Büroklammer vom Computer hinzu, in der Pro-Variante auch aus der Dateien-App - das können der Eigentümer und Personen mit der Berechtigung „Kann bearbeiten” tun; bei der Stufe „Nur Ansicht” können Sie Anhänge öffnen und herunterladen, aber keine eigenen hinzufügen. Sie können die Datei auch direkt auf den Inhalt ziehen.
Sie geben eine Notiz für bestimmte Personen mit der Berechtigung „Nur ansehen“ oder „Bearbeiten“ frei. Durch Anklicken der Rollenbezeichnung wechseln Sie die Berechtigungsstufe, und × entzieht den Zugriff. Nur der Eigentümer kann Freigaben verwalten und die Notiz löschen. Über die Schaltfläche @ sehen Sie, wer Zugriff auf diese Notiz hat; bei einer privaten Notiz ist die Liste leer. Eine Erwähnung bleibt ein Zeichen im Text und löst keine Benachrichtigungen aus.
Was gewinnen Sie?
Hier können Sie Dinge festhalten, die noch nicht für andere bestimmt sind: einen Angebotsentwurf, eine Notiz nach einem schwierigen Kundengespräch oder Argumente für ein bevorstehendes Meeting. Sie müssen sie weder in Dateien auf dem Desktop aufbewahren noch sich selbst per E-Mail schicken, um sie griffbereit zu haben. Auch müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, ob ein Administrator hineinschaut.
Wenn eine Notiz fertig ist, teilen Sie sie mit bestimmten Personen statt mit dem ganzen Unternehmen. Sie müssen sie nicht an das gesamte Team schicken, wenn sie nur zwei Personen aus demselben Team benötigen. Sie müssen das Dokument auch nicht auf einem gemeinsamen Laufwerk ablegen und hoffen, dass niemand Unbefugtes es öffnet.
Sie suchen Vereinbarungen mit Kunden nicht in einer separaten Struktur - Sie kehren an den Ort zurück, an dem Sie die Unterlagen zu diesem Vorgang aufbewahren. Wenn Sie eine Notiz versehentlich löschen, müssen Sie weder die Vereinbarungen rekonstruieren noch den Zugriff erneut erteilen.
Anwendungsfall: Notiz zu einer Kundenaufgabe
Ein Account Manager betreut die Einführung bei einem Kunden. Nach dem Meeting klappt er den Arbeitsbereich des Kunden im Baum auf, öffnet die Einführungsaufgabe und erstellt dort eine Notiz. Die Notiz bleibt bei der Aufgabe. Sie ist auch im Ordner des Kunden unter Dateien sichtbar, und der KI-Assistent sowie Automatisierungen lesen sie zusammen mit den übrigen Dateien im Thread. Notizen anderer, die nicht freigegeben wurden, kann der Assistent nicht sehen.
Eine Woche später kommt die Frage nach den Absprachen mit der anderen Partei wieder auf. Der Account Manager gibt einen Suchbegriff in die Suche des Notizen-Fensters ein, die in Namen und Inhalt sucht. Er gibt die Notiz für die Designerin mit der Berechtigung „Kann bearbeiten“ frei, damit sie ihre Anmerkungen hinzufügen kann. Einen Monat später löscht er versehentlich im Notizen-Fenster den Ordner, in dem er die Materialien dieses Kunden aufbewahrt. Der Ordner mit Dateien und Unterordnern landet im Papierkorb in Dateien. Die Notizen aus diesem Ordner verschwinden nicht zusammen mit ihm - sie kehren an ihren übergeordneten Speicherort zurück.
Häufig gestellte Fragen
Kann jemand aus dem Unternehmen meine Notizen einsehen?
Nein. Eine Notiz ist nur für ihren Eigentümer und Personen sichtbar, denen dieser ausdrücklich Zugriff gewährt hat. Der globale Task Manager-Administrator kann die Notizen anderer nicht sehen.
Wird eine Notiz für das Team freigegeben, wenn ich ihr einen Arbeitsbereich zuweise?
Nein. Der Arbeitsbereich in den Notizen dient als Filter für die Liste und nicht dazu, sie für das Team freizugeben. Er schränkt jedoch den Kreis der Personen ein, denen Sie Zugriff gewähren können: In der Freigabeliste werden nur Personen aus diesem Arbeitsbereich angezeigt.
Was passiert mit einer gelöschten Notiz?
Eine gelöschte Notiz verschwindet sofort für alle, auch für Personen, mit denen sie geteilt wurde. Sie wird in den Papierkorb am unteren Ende der Ordnerstruktur verschoben. Von dort können Sie sie wiederherstellen oder endgültig löschen. Nach 30 Tagen wird sie zusammen mit den Anhängen endgültig gelöscht. Im Papierkorb sehen Sie nur Ihre eigenen Notizen.
Kann ich eine Notiz nach einem Fehler wiederherstellen?
Ja. Die Schaltfläche „Rückgängig“ in der Fensterleiste macht zunächst rückgängig, was Sie gerade im Editor geschrieben haben, und wenn im Inhalt nichts mehr rückgängig zu machen ist, stellt sie eine gelöschte Notiz wieder her (mit Inhalt, Freigaben und Favoriten-Kennzeichnung, an ihrer ursprünglichen Position in der Reihenfolge) oder macht ihre Umsortierung in der Liste rückgängig; Ctrl+Z wirkt ausschließlich auf den Text im Editor.
Werden Notizen in der globalen Suche angezeigt?
Nein. Die globale Suche von Task Manager umfasst keine Notizen. Notiznamen und -inhalte durchsuchen Sie mit der Lupe im Notizen-Fenster.