O que são as notas no Task Manager?
As notas no Task Manager são documentos privados: apontamentos de uma reunião, uma lista de verificação para integrar uma pessoa nova ou uma lista de coisas a confirmar antes de enviar algo. Ninguém as vê até as partilhar explicitamente com pessoas específicas - nem mesmo o administrador. É assim que o módulo foi concebido, não é apenas uma definição predefinida.
Pode associar uma nota a um workspace, mas este serve para filtrar a lista, não para dar acesso a toda a equipa. Associar uma nota a «HR & Recrutamento» não faz com que todos os membros dessa equipa a vejam. No entanto, limita aos membros desse workspace a lista de pessoas com quem pode partilhá-la.
As notas organizam-se em pastas. Na versão Pro, são as mesmas pastas do módulo Ficheiros: uma pasta criada em Notas aparece em Ficheiros e vice-versa, pelo que não tem de gerir duas estruturas.
Como é uma nota por dentro?
Abra a janela Notas através do ícone de vistas na barra superior da coluna central. O mesmo menu permite alternar entre Calendário, Quadro e Notas. À esquerda, encontra a árvore de localizações: Todas as notas (vista plana predefinida), Documentos, Partilhadas comigo, Favoritas, workspaces, pastas em Documentos e Lixo. Ao lado de cada item, vê o número de notas; nas secções com subpastas, o contador inclui também as notas dessas pastas. À direita, aparecem mosaicos nas secções Pastas e Notas.
Escreve o conteúdo no mesmo editor usado nas tarefas. Tem negrito, listas, código, imagens, vídeo, emoji, desenho e a função de IA "Corrigir". As listas de tarefas têm quadrados: ao clicar, o item fica esbatido e riscado. A gravação é automática cerca de um segundo depois de parar de escrever, ao sair do editor e ao fechar a janela. O estado da gravação é visível no canto inferior direito. Pode anexar um ficheiro com o clipe a partir do computador e, na versão Pro, também a partir da aplicação Ficheiros - podem fazê-lo o proprietário e as pessoas com acesso "Pode editar"; com o nível "Apenas visualização" pode abrir e transferir anexos, mas não adicionar os seus próprios. Também pode arrastá-lo para o conteúdo.
Partilha a nota com pessoas específicas, atribuindo-lhes o nível «Só de leitura» ou «Pode editar». Clicar na etiqueta da função alterna o nível, e × revoga o acesso. Apenas o proprietário pode gerir a partilha e eliminar a nota. O botão @ mostra quem tem acesso à nota; numa nota privada, a lista está vazia. A menção permanece como um marcador no texto e não envia notificações.
O que ganha?
Tens onde guardar coisas que ainda não estão prontas para os outros: um rascunho de proposta, uma nota depois de uma conversa difícil com um cliente ou argumentos para uma reunião. Não tens de as manter em ficheiros no ambiente de trabalho nem de as enviar por e-mail a ti próprio para as teres à mão. Também não precisas de pensar se um administrador lhes irá espreitar.
Quando a nota estiver pronta, partilha-a com pessoas específicas em vez de com toda a empresa. Não tens de a enviar a toda a equipa quando só duas pessoas da mesma equipa precisam dela. Não tens de colocar o documento numa unidade partilhada e esperar que ninguém sem autorização o abra.
Não tens de procurar os acordos com o cliente numa estrutura à parte - basta voltares ao local onde guardas os materiais desse caso. Se eliminares uma nota por engano, não tens de reconstruir os acordos nem de voltar a conceder acesso.
Caso de utilização: nota numa tarefa de cliente
Um Account Manager está a gerir a implementação para um cliente. Depois da reunião, expande o workspace do cliente na árvore, abre a tarefa de implementação e cria lá uma nota. A nota fica associada à tarefa. Também aparece na pasta do cliente em Ficheiros, e o Assistente de IA e as automatizações leem-na juntamente com os restantes ficheiros do tópico. O assistente não consegue ver notas de outras pessoas que não tenham sido partilhadas.
Uma semana depois, surge uma dúvida sobre o que foi acordado com a outra parte. A pessoa responsável pela conta escreve uma expressão na pesquisa da janela Notas, que procura no título e no conteúdo. Partilha a nota com a designer, dando-lhe acesso «Pode editar», para que acrescente comentários. Um mês depois, por engano, elimina na janela Notas a pasta onde guarda os materiais desse cliente. A pasta, com os ficheiros e subpastas, é enviada para o Lixo em Ficheiros. As notas desse ramo não desaparecem com a pasta - regressam à pasta principal.
Perguntas mais frequentes
Alguém na empresa pode ver as minhas notas?
Não. A nota só é visível para o respetivo proprietário e para as pessoas a quem este concedeu acesso explicitamente. O administrador global do Task Manager não consegue ver as notas de outras pessoas.
Atribuir uma nota a um workspace partilha-a com a equipa?
Não. Nas notas, o workspace é uma etiqueta para filtrar a lista, não uma forma de a partilhar com a equipa. No entanto, limita quem pode convidar: a lista de partilha só mostra pessoas desse workspace.
O que acontece a uma nota eliminada?
Uma nota eliminada desaparece imediatamente para todos, incluindo para as pessoas com quem foi partilhada. Vai para o Lixo, na parte inferior da árvore de pastas. Pode restaurá-la a partir daí ou eliminá-la definitivamente. Ao fim de 30 dias, desaparece permanentemente, juntamente com os anexos. No Lixo, só vê as suas próprias notas.
É possível recuperar uma nota eliminada por engano?
Sim. O botão "Anular" na barra da janela anula primeiro o que acabou de escrever no editor e, quando já não há nada para anular no texto, restaura a nota eliminada (com o conteúdo, as partilhas e a marcação como favorita, no seu lugar na ordem) ou anula a sua reordenação na lista; Ctrl+Z funciona apenas sobre o texto no editor.
As notas aparecem na pesquisa global?
Não. A pesquisa global do Task Manager não inclui notas. Para pesquisar os nomes e o conteúdo das notas, utilize a lupa na janela Notas.