Cosa sono le note in Task Manager?
Le note in Task Manager sono i tuoi documenti privati: appunti di una riunione, una checklist per l'inserimento di una nuova persona o un elenco di cose da controllare prima di una spedizione. Nessuno può vederle finché non le condividi con persone specifiche, nemmeno l'amministratore. È così che funziona il modulo, non è solo l'impostazione predefinita.
A una nota puoi assegnare uno Spazio di lavoro, ma serve a filtrare l'elenco, non a dare accesso a tutto il team. Assegnare una nota a «HR & Recruiting» non significa che tutti i membri di quel team potranno vederla. Limita però l'elenco delle persone con cui puoi condividerla ai membri di quello Spazio di lavoro.
Le note le organizzi in cartelle. Nella variante Pro sono le stesse cartelle del modulo File: una cartella creata in Note compare in File e viceversa, quindi non devi gestire due strutture.
Com'è fatta una nota al suo interno?
Apri la finestra Note con l'icona delle viste nella barra superiore della colonna centrale. Lo stesso menu permette di passare a Calendario, Bacheca e Note. A sinistra trovi l'albero delle posizioni: Tutte le note (vista predefinita, senza cartelle), Documenti, Condivise con me, Preferite, Spazi di lavoro, cartelle in Documenti e Cestino. Accanto a ogni voce vedi il numero di note; per le cartelle, il conteggio include anche quelle nelle sottocartelle. A destra trovi i riquadri nelle sezioni Cartelle e Note.
Il contenuto lo scrivi in un editor come quello delle attività. Hai grassetto, elenchi, codice, immagini, video, emoji, disegno e la funzione AI "Migliora". Le liste to-do hanno le caselle: al clic la voce si sbiadisce e viene barrata. Il salvataggio avviene automaticamente circa un secondo dopo l'interruzione della scrittura, all'uscita dall'editor e alla chiusura della finestra. Lo stato del salvataggio lo vedi in basso a destra. Un file lo aggiungi con la graffetta dal computer, e nella variante Pro anche dall'app File - possono farlo il proprietario e le persone con accesso "Può modificare"; con il livello "Solo visualizzazione" gli allegati li potrai aprire e scaricare, ma non aggiungerne di tuoi. Puoi anche trascinarlo sul contenuto.
Condividi una nota con persone specifiche, assegnando loro il livello «Solo visualizzazione» oppure «Può modificare». Facendo clic sull'etichetta del ruolo, cambi il livello; × revoca l'accesso. Solo il proprietario può gestire la condivisione e l'eliminazione. Il pulsante @ mostra chi ha accesso alla nota; se è privata, l'elenco è vuoto. La menzione rimane un contrassegno nel testo e non invia notifiche.
Cosa ci guadagni?
Hai un posto in cui conservare ciò che non è ancora pronto per gli altri: una bozza di offerta, una nota dopo una conversazione difficile con un cliente o gli argomenti da trattare prima di una riunione. Non devi tenerli in file sul desktop né inviarteli via e-mail per averli a portata di mano. E non devi chiederti se un amministratore potrà leggerli.
Quando una nota è pronta, la condividi con persone specifiche anziché con tutta l'azienda. Non devi inviarla a tutto il team se serve solo a due persone dello stesso team. Non devi mettere il documento su un disco condiviso e sperare che nessuno non autorizzato lo apra.
Non devi cercare gli accordi con il cliente in una struttura separata: torni al posto in cui conservi i materiali relativi a quella pratica. Se elimini una nota per errore, non devi ricostruire gli accordi né assegnare di nuovo l'accesso.
Caso d'uso: una nota nell'attività di un cliente
Un account gestisce l'implementazione presso un cliente. Dopo la riunione, apre lo Spazio di lavoro del cliente nell'albero, accede all'attività di implementazione e crea una nota al suo interno. La nota rimane associata all'attività. È visibile anche nella cartella del cliente in File e l'Assistente AI e le automazioni la leggono insieme agli altri file della discussione. L'assistente non può vedere le note altrui non condivise.
Una settimana dopo, torna la domanda sugli accordi con l'altra parte. Un account inserisce una frase nella ricerca della finestra Note, che cerca nel nome e nel contenuto. Condivide la nota con la designer, assegnandole il livello «Può modificare», così può aggiungere le sue osservazioni. Un mese dopo, per errore, elimina nella finestra Note la cartella in cui conserva i materiali di questo cliente. La cartella con file e sottocartelle finisce nel Cestino di File. Le note di questo ramo non scompaiono insieme alla cartella: tornano nella cartella superiore.
Domande frequenti
Qualcuno in azienda può vedere le mie note?
No. Una nota è visibile solo al proprietario e alle persone a cui ha esplicitamente dato accesso. L'amministratore globale di Task Manager non può vedere le note altrui.
Assegnare una nota a uno Spazio di lavoro la rende visibile al team?
No. Nelle note, lo Spazio di lavoro è un'etichetta che serve a filtrare l'elenco, non un modo per condividerle con il team. Limita però le persone a cui puoi dare accesso: nell'elenco di condivisione compaiono solo quelle dello Spazio di lavoro.
Cosa succede a una nota eliminata?
Una nota eliminata scompare subito per tutti, anche per le persone con cui era stata condivisa. Viene spostata nel Cestino, in fondo all'albero delle cartelle. Da lì puoi ripristinarla o eliminarla definitivamente. Dopo 30 giorni viene eliminata per sempre insieme agli allegati. Nel Cestino vedi solo le tue note.
È possibile annullare l'eliminazione di una nota per errore?
Sì. Il pulsante "Annulla" nella barra della finestra annulla prima di tutto ciò che hai appena scritto nell'editor e, quando non c'è più nulla da annullare nel contenuto, ripristina la nota eliminata (con il contenuto, le condivisioni e il contrassegno come preferita, al suo posto nell'ordine) oppure annulla il suo spostamento nell'elenco; Ctrl+Z agisce solo sul testo nell'editor.
Le note compaiono nella ricerca globale?
No. La Ricerca globale di Task Manager non include le note. Puoi cercare i titoli e i contenuti delle note con la lente d'ingrandimento nella finestra Note.