Mitä ovat muistiinpanot Task Managerissa?
Task Managerin muistiinpanot ovat yksityisiä asiakirjojasi: kokouksen sopimukset, uuden henkilön perehdytyksen tarkistuslista tai lista ennen lähetystä tarkistettavista asioista. Kukaan ei näe niitä, ellet jaa niitä nimetyille henkilöille - ei edes ylläpitäjä. Näin moduuli on suunniteltu, kyse ei ole vain oletusasetuksesta.
Muistiinpanoon voi liittää työtilan, mutta sen tarkoitus on suodattaa luetteloa, ei antaa koko tiimille käyttöoikeutta. Muistiinpanon liittäminen työtilaan ”HR & Rekrytointi” ei näytä sitä kaikille kyseisen tiimin jäsenille. Se kuitenkin rajaa henkilöt, joiden kanssa voit jakaa muistiinpanon, kyseisen työtilan jäseniin.
Muistiinpanot järjestät kansioihin. Pro-versiossa nämä ovat samoja kansioita kuin Tiedostot-moduulissa: Muistiinpanoissa luotu kansio näkyy myös Tiedostoissa ja päinvastoin, joten sinun ei tarvitse ylläpitää kahta rakennetta.
Miltä muistiinpano näyttää avattuna?
Avaa Muistiinpanot-ikkuna keskimmäisen sarakkeen yläpalkin näkymäkuvakkeesta. Samasta valikosta voit vaihtaa Kalenteriin, Tauluun ja Muistiinpanoihin. Vasemmalla on sijaintien puu: Kaikki muistiinpanot (oletuksena litteä näkymä), Asiakirjat, Jaettu minulle, Suosikit, työtilat, Asiakirjojen kansiot ja Roskakori. Jokaisen kohdan vieressä näkyy muistiinpanojen määrä; alahaarojen laskuri sisältää myös alikansiot. Oikealla näkyvät kansiot ja muistiinpanot omissa osioissaan.
Sisällön kirjoitat samanlaisessa editorissa kuin tehtävässä. Käytössäsi ovat lihavointi, listat, koodi, kuvat, video, emojit, piirros ja AI-toiminto ”Paranna”. Tehtävälistoissa on ruudut: napsautuksen jälkeen kohta himmenee ja saa yliviivauksen. Tallennus tapahtuu automaattisesti noin sekunti kirjoittamisen keskeytymisen jälkeen, editorista poistuttaessa ja ikkunaa suljettaessa. Tallennuksen tilan näet oikeassa alakulmassa. Tiedoston liität klemmarilla tietokoneeltasi, ja Pro-versiossa myös Tiedostot-sovelluksesta - tämän voivat tehdä omistaja ja henkilöt, joilla on ”Voi muokata” -oikeus; tasolla ”Vain katselu” liitteet voi avata ja ladata, mutta omia ei voi liittää. Voit myös pudottaa tiedoston sisällön päälle.
Voit jakaa muistiinpanon nimetyille henkilöille joko ”Vain katselu”- tai ”Voi muokata” -oikeuksilla. Roolimerkintää napsauttamalla vaihdat oikeustasoa, ja × poistaa käyttöoikeuden. Vain omistaja voi hallinnoida jakamista ja poistamista. @-painike näyttää henkilöt, joilla on pääsy tähän muistiinpanoon; yksityisessä muistiinpanossa luettelo on tyhjä. Maininta jää tekstissä merkinnäksi eikä lähetä ilmoituksia.
Mitä hyödyt?
Sinulla on paikka asioille, jotka eivät ole vielä valmiita muiden nähtäviksi: tarjouksen luonnokselle, vaikean asiakaskeskustelun jälkeiselle muistiinpanolle tai ennen tapaamista koottaville perusteluille. Sinun ei tarvitse säilyttää niitä työpöydän tiedostoissa tai lähettää niitä itsellesi sähköpostitse, jotta ne ovat käden ulottuvilla. Sinun ei myöskään tarvitse miettiä, pääseekö ylläpitäjä lukemaan niitä.
Kun muistiinpano on valmis, jaat sen tietyille henkilöille koko yrityksen sijaan. Sinun ei tarvitse lähettää sitä koko tiimille, kun sitä tarvitsevat vain kaksi saman tiimin jäsentä. Sinun ei tarvitse tallentaa asiakirjaa yhteiselle levylle ja toivoa, ettei kukaan asiaankuulumaton avaa sitä.
Et etsi asiakkaan kanssa sovittuja asioita erillisestä rakenteesta - palaat paikkaan, jossa säilytät kyseisen asian materiaaleja. Jos poistat muistiinpanon vahingossa, sinun ei tarvitse palauttaa sovittuja asioita mieleen tai määrittää käyttöoikeuksia uudelleen.
Käyttötapaus: muistiinpano asiakkaan tehtävässä
Account Manager hoitaa asiakkaan käyttöönottoa. Tapaamisen jälkeen hän avaa asiakkaan Työtilan puunäkymässä, siirtyy käyttöönottotehtävään ja luo sinne muistiinpanon. Muistiinpano pysyy tehtävän yhteydessä. Se näkyy myös asiakkaan kansiossa Tiedostoissa, ja AI-avustaja ja automaatiot lukevat sen muiden viestiketjun tiedostojen kanssa. Avustaja ei näe muiden tekemiä muistiinpanoja, joita ei ole jaettu hänelle.
Viikkoa myöhemmin joku kysyy, mitä toisen osapuolen kanssa sovittiin. Account kirjoittaa hakulausekkeen Muistiinpanot-ikkunan hakuun, joka etsii nimestä ja sisällöstä. Hän jakaa muistiinpanon suunnittelijalle ”Voi muokata” -käyttöoikeudella, jotta tämä voi lisätä huomioita. Kuukautta myöhemmin hän poistaa vahingossa Muistiinpanot-ikkunassa kansion, jossa hän säilyttää asiakkaan materiaaleja. Tiedostoineen ja alikansioineen kansio siirtyy Tiedostojen roskakoriin. Kansion haaran muistiinpanot eivät katoa sen mukana - ne palaavat yläkansioon.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko joku yrityksestä nähdä muistiinpanoni?
Ei. Muistiinpano näkyy vain sen omistajalle ja henkilöille, joille omistaja on nimenomaisesti antanut käyttöoikeuden. Task Managerin pääylläpitäjä ei näe muiden muistiinpanoja.
Jakaako muistiinpanon liittäminen työtilaan sen tiimille?
Ei. Muistiinpanojen työtila on luettelon suodattamiseen käytettävä tunniste, ei tapa jakaa muistiinpanoa tiimille. Se kuitenkin rajaa niiden henkilöiden joukon, joille voit antaa käyttöoikeuden: jakamisluettelossa näkyvät vain kyseisen työtilan henkilöt.
Mitä poistetulle muistiinpanolle tapahtuu?
Poistettu muistiinpano katoaa heti kaikilta, myös niiltä, joiden kanssa se oli jaettu. Se siirtyy hakemistopuun alaosassa olevaan Roskakoriin. Voit palauttaa sen sieltä tai poistaa sen pysyvästi. 30 päivän kuluttua se poistuu pysyvästi liitteineen. Roskakorissa näet vain omat muistiinpanosi.
Voiko muistiinpanon poistamisen perua vahingossa?
Kyllä. ”Kumoa”-painike ikkunan yläpalkissa kumoaa ensin sen, mitä juuri kirjoitit editorissa, ja kun sisällössä ei enää ole mitään kumottavaa - se palauttaa poistetun muistiinpanon (sisältöineen, jakoineen ja suosikkimerkintöineen, sen alkuperäiselle paikalle järjestyksessä) tai kumoaa sen siirron listalla; Ctrl+Z toimii vain editorin tekstiin.
Näkyvätkö muistiinpanot yleisessä haussa?
Eivät. Task Managerin yleinen haku ei kata muistiinpanoja. Voit etsiä muistiinpanojen nimiä ja sisältöä Muistiinpanot-ikkunan suurennuslasikuvakkeella.