Co jsou pracovní prostory v Task Manageru?
Pracovní prostory v Task Manageru rozdělují práci do samostatných prostorů pro projekty, klienty nebo oddělení. Když přístup omezíte na vybrané osoby a přiřadíte je ke správným úkolům, grafik obsluhující tři klienty nemusí procházet úkoly celé firmy a účetní nevidí konverzace z výroby. Každý pracovní prostor má vlastní úkoly, chaty a seznam osob.
O tom, kdo může vstoupit do prostoru, rozhoduje typ přístupu nastavený při jeho zakládání. Při přístupu „Všechny osoby“ má přístup každý aktivní uživatel. Při přístupu „Vybrané“ ho mají výslovně přiřazené osoby, dále tvůrce pracovního prostoru a globální administrátoři. Ty poslední nelze ze seznamu odebrat. Tvůrce prostoru se automaticky stává jeho administrátorem.
Uvnitř pracovního prostoru platí další úroveň rozdělení. Administrátor vidí všechny úkoly a chaty v daném prostoru. Běžný účastník vidí pouze ty, ke kterým byl jmenovitě přiřazen. Samotný přístup do pracovního prostoru tedy neznamená přístup k celému jeho obsahu.
Jak založit prostor a koho do něj pustit
Nový prostor založíte tlačítkem „+“ vedle nápisu „Pracovní prostory“ v levém sloupci. Zadáte název a uložíte ho. Název může mít 1 až 255 znaků. Můžete také požádat AI asistenta: „Vytvoř pracovní prostor s názvem X“. Otevře se formulář s vyplněným názvem. K založení prostoru potřebujete oprávnění k jejich vytváření.
Osoby přidáte v okně úprav v sekci „Přiřadit uživatele“. Zaškrtnete je pomocí checkboxu a nastavíte oprávnění: administrátor pracovního prostoru, přidávání úkolů a přidávání chatů. Administrátor pracovního prostoru přidává úkoly a chaty nezávisle na dvou zbývajících přepínačích - toto oprávnění má už ze své role. Okno úprav otevřete přes položku „Upravit pracovní prostor“ v nabídce ikony ⋮ u pravého okraje karty. Ikona se po najetí myší zvýrazní, na telefonu a tabletu je viditelná ihned. Zobrazí se jen u pracovních prostorů, které spravujete. Nabídka obsahuje „Upravit pracovní prostor“ a „Smazat pracovní prostor“; zavřete ji klávesou Esc.
Trvalé odstranění prostoru vyžaduje opsání jeho přesného názvu. Poté zmizí také úkoly, chaty, zprávy a soubory příloh z disku.
Co získáte?
Den nezačínáte procházením cizích záležitostí. Místo jednoho seznamu s úkoly ze tří projektů a od čtyř klientů máte samostatné pracovní kontexty. Soustředíte se na to, čím se zabýváte dnes.
Nemusíte předpokládat, že každý člověk v prostoru vidí celý jeho obsah. Když se k týmu přidá někdo nový, automaticky nezíská přístup ke všem úkolům a chatům. Běžný účastník vidí pouze záležitosti, ke kterým byl přiřazen.
Nemusíte také procházet každý prostor, abyste zjistili, jestli tam nečeká něco nepřečteného. Rychleji najdete místa, kde čeká nepřečtená práce.
Příklad z každodenní práce
Agentura vede každého klienta v samostatném prostoru s přístupem „Vybrané“. Account manager je administrátorem svých pracovních prostorů a vidí v nich všechny úkoly a chaty. Grafik je v nich běžným účastníkem, takže vidí jen úkoly a chaty, ke kterým byl jmenovitě přiřazen - ty, které sám založil, se na jeho seznamu objeví automaticky, protože tvůrce je k nim vždy přiřazen. Subdodavatel má přístup k jednomu prostoru, ne k ostatním.
Když spolupráce skončí, tým rozhodne, zda data v daném prostoru stále potřebuje. Trvalé odstranění vyžaduje opsání názvu prostoru a odstraní také jeho data.
Nejčastější dotazy
Mohu najednou zobrazit práci ze všech pracovních prostorů?
Ano. Položka „Vše“ nahoře v levém sloupci zobrazuje úkoly a chaty ze všech prostorů, ke kterým máte přístup, a sčítá jejich nepřečtené položky.
Může jedna osoba patřit do více pracovních prostorů s různými oprávněními?
Ano. Oprávnění správce pracovního prostoru a oprávnění přidávat úkoly a chaty se nastavují samostatně pro každý prostor. Jedna osoba může být správcem v jednom prostoru, účastníkem v jiném a do třetího nemusí mít přístup.
Co znamená číslo u názvu pracovního prostoru?
Je to počet nepřečtených úkolů a chatů, nikoli celkový počet položek v prostoru. Když jsou všechny přečtené, číslo se nezobrazuje. Celkový počet úkolů a chatů uvidíte v bublině po najetí na kartu.
Ovlivňují úkoly v koši počítadla?
Ne. Úkoly a chaty se nepřesouvají do koše: položka „Koš“ v jejich menu je po zadání názvu trvale odstraní, bez možnosti obnovení. Ty, které chcete jen skrýt, archivujete, a archivované se nepočítají ani do nepřečtených, ani do součtu v bublině. Číslo odpovídá tomu, co je vidět na seznamu.
Vidí globální administrátor všechny prostory?
Ano. Globální administrátor má plná oprávnění ve všech pracovních prostorech a při úpravě prostoru ho nelze odebrat ze seznamu členů.