Mik a munkaterületek a Task Managerben?
A Task Manager Munkaterületei külön területekre osztják a munkát projektek, ügyfelek vagy részlegek szerint. Ha csak a megfelelő emberek kapnak hozzáférést, és a megfelelő Feladatokhoz rendeled őket, a három ügyfelet kiszolgáló grafikusnak nem kell végiggörgetnie az egész cég Feladatait, a könyvelő pedig nem látja a gyártással kapcsolatos beszélgetéseket. Minden Munkaterületnek saját Feladatai, csevegései és taglistája van.
Azt, hogy ki léphet be egy munkaterületre, a létrehozásakor beállított hozzáférés típusa dönti el. „Minden felhasználó” hozzáférésnél minden aktív felhasználónak van hozzáférése. „Kiválasztottak” hozzáférésnél csak az explicit módon hozzárendelt személyeknek, valamint a munkaterület létrehozójának és a globális adminisztrátoroknak van hozzáférése. Az utóbbiakat nem lehet eltávolítani a listáról. A munkaterület létrehozója automatikusan annak adminisztrátora lesz.
A Munkaterületen belül további hozzáférési szintek érvényesek. Az adminisztrátor az adott Munkaterület összes Feladatát és csevegését látja. Egy normál résztvevő csak azokat látja, amelyekhez név szerint hozzáadták. Tehát a Munkaterülethez való hozzáférés önmagában nem jelent hozzáférést annak teljes tartalmához.
Hogyan hozhatsz létre Munkaterületet, és kiknek adhatsz hozzáférést?
Új munkaterületet a bal oldali oszlopban, a „Munkaterületek” felirat mellett található „+” gombbal hozhatsz létre. Megadod a nevét, majd elmented. A név 1 és 255 karakter közötti lehet. Az AI-asszisztenst is megkérheted: „Hozz létre egy X nevű munkaterületet”. Ekkor megnyílik az űrlap az előre beírt névvel. Munkaterület létrehozásához megfelelő jogosultság szükséges.
A személyeket a szerkesztőablak „Felhasználók hozzárendelése” részében adhatod hozzá. Jelöld ki őket a jelölőnégyzettel, majd állítsd be a jogosultságaikat: munkaterület-adminisztrátor, feladatok hozzáadása és csevegések hozzáadása. A munkaterület-adminisztrátor a másik két kapcsoló állásától függetlenül is hozzáadhat feladatokat és csevegéseket - erre a szerepköre önmagában jogosítja. A szerkesztőablakot a kártya jobb szélén lévő ⋮ ikon menüjének „Munkaterület szerkesztése” elemével nyithatod meg. Az ikon fölé húzva világosabbá válik, telefonon és táblagépen pedig azonnal látható. Csak azoknál a munkaterületeknél láthatod, amelyeket kezelsz. A menüben a „Munkaterület szerkesztése” és a „Munkaterület törlése” elem található; az Esc billentyűvel zárhatod be.
A Munkaterület végleges törléséhez pontosan be kell írnod a nevét. Ezzel a Feladatok, a csevegések, az üzenetek és a lemezen tárolt mellékletfájlok is eltűnnek.
Mit nyersz vele?
Nem azzal kezded a napot, hogy mások ügyeit görgeted végig. Egyetlen, három projekt és négy ügyfél Feladatait tartalmazó lista helyett külön munkakörnyezeteket használsz. Arra koncentrálhatsz, amivel aznap foglalkozol.
Nem kell feltételezned, hogy a Munkaterület minden tagja látja annak teljes tartalmát. Ha új ember csatlakozik a csapathoz, nem kap automatikusan betekintést az összes Feladatba és csevegésbe. Egy normál résztvevő csak azokat az ügyeket látja, amelyekhez hozzárendelték.
Nem kell minden Munkaterületre külön belépned ahhoz sem, hogy megnézd, van-e ott olvasatlan elem. Gyorsabban megtalálod azokat a helyeket, ahol olvasatlan munka vár.
Példa a mindennapi munkából
Az ügynökség minden ügyfelet külön, „Kiválasztottak” hozzáférésű munkaterületen kezel. Az account a saját munkaterületeinek adminisztrátora, és ott minden feladatot és csevegést lát. A grafikus azokon egyszerű résztvevő, így csak azokat a feladatokat és csevegéseket látja, amelyekhez névre szólóan hozzá van rendelve - amelyeket ő maga hozott létre, azok automatikusan bekerülnek a listájára, mert a létrehozó mindig hozzá van rendelve. Az alvállalkozónak egyetlen munkaterülethez van hozzáférése, a többihez nincs.
Amikor véget ér az együttműködés, a csapat eldönti, hogy továbbra is szüksége van-e az adott Munkaterület adataira. A végleges törléshez be kell írni a Munkaterület nevét, és az adatait is törli.
Gyakori kérdések
Láthatom egyszerre az összes Munkaterület munkáját?
Igen. A bal oldali oszlop tetején található „Minden” elem megjeleníti az összes számodra elérhető munkaterület feladatait és csevegéseit, és összesíti az olvasatlan elemeket.
Tartozhat egy személy több Munkaterülethez is, eltérő jogosultságokkal?
Igen. A Munkaterület-adminisztrátori, valamint a Feladatok és csevegések hozzáadására vonatkozó jogosultságok Munkaterületenként külön vannak beállítva. Egy személy az egyik Munkaterületen lehet adminisztrátor, a másikon résztvevő, a harmadikhoz pedig nem férhet hozzá.
Mit jelent a Munkaterület neve melletti szám?
Az olvasatlan Feladatok és csevegések számát jelzi, nem a Munkaterület összes elemének számát. Ha mindent elolvastál, a szám nem jelenik meg. A Feladatok és csevegések teljes számát a kártya fölé húzott egérmutatóval megjelenő buborékban láthatod.
A kukában lévő Feladatok beleszámítanak a számlálókba?
Nem. A feladatok és csevegések nem kerülnek a kukába: a menüjükben lévő „Kuka” pont véglegesen törli őket, a nevük beírása után, visszaállítási lehetőség nélkül. Amit csak el szeretnél rejteni, azt archiválod - az archivált tételek sem az olvasatlanok, sem a buborékban megjelenő összeg számába nem számítanak bele. A szám annak felel meg, ami a listán látható.
A globális adminisztrátor látja az összes Munkaterületet?
Igen. A globális adminisztrátor minden Munkaterületen teljes jogosultsággal rendelkezik, és a Munkaterület szerkesztésekor nem távolítható el a tagok listájáról.