Mitä työtilat ovat Task Managerissa?
Task Managerin työtilat jakavat työn erillisiin tiloihin projekteja, asiakkaita tai osastoja varten. Kun pääsy on rajattu valituille ja ihmiset on liitetty oikeisiin tehtäviin, kolmea asiakasta palveleva graafikko ei joudu selaamaan koko yrityksen tehtäviä, eikä kirjanpitäjä näe tuotannon keskusteluja. Jokaisella työtilalla on omat tehtävät, keskustelut ja henkilöluettelo.
Sen, kuka pääsee työtilaan, määrittää sen perustamisen yhteydessä asetettu käyttöoikeustyyppi. Kun käyttöoikeus on "Kaikki henkilöt", pääsy on jokaisella aktiivisella käyttäjällä. Kun käyttöoikeus on "Valitut", pääsy on nimenomaisesti määritetyillä henkilöillä sekä työtilan luojalla ja globaaleilla pääkäyttäjillä. Viimeksi mainittuja ei voi poistaa listalta. Työtilan luojasta tulee automaattisesti sen pääkäyttäjä.
Työtilan sisällä on vielä yksi käyttöoikeustaso. Ylläpitäjä näkee kaikki kyseisen tilan tehtävät ja keskustelut. Tavallinen osallistuja näkee vain ne, joihin hänet on nimeltä lisätty. Työtilan käyttöoikeus ei siis tarkoita pääsyä kaikkeen sen sisältöön.
Näin luot tilan ja päätät, ketkä pääsevät siihen
Luot uuden tilan vasemman sarakkeen ”Työtilat”-tekstin vieressä olevalla ”+”-painikkeella. Kirjoita nimi ja tallenna. Nimi voi olla 1-255 merkkiä pitkä. Voit myös pyytää AI-avustajaa: ”Luo työtila nimellä X”. Lomake avautuu ja nimi on valmiiksi täytetty. Tilan luomiseen tarvitaan siihen oikeuttava käyttöoikeus.
Lisäät henkilöt muokkausikkunan kohdassa ”Määritä käyttäjät”. Valitset heidät valintaruudulla ja määrität käyttöoikeudet: työtilan ylläpitäjä, tehtävien lisääminen ja keskustelujen lisääminen. Työtilan ylläpitäjä voi lisätä tehtäviä ja keskusteluja kahdesta muusta valinnasta riippumatta - tähän oikeuteen hänellä on pääsy jo roolinsa perusteella. Avaa muokkausikkuna kortin oikeassa reunassa olevan ⋮-kuvakkeen valikon kohdasta ”Muokkaa työtilaa”. Kuvake kirkastuu, kun siirrät osoittimen sen päälle, ja puhelimella sekä tabletilla se näkyy heti. Kuvake näkyy vain niiden työtilojen kohdalla, joita hallinnoit. Valikossa ovat kohdat ”Muokkaa työtilaa” ja ”Poista työtila”. Sulje valikko painamalla Esc.
Tilan pysyvä poistaminen edellyttää sen tarkan nimen kirjoittamista. Samalla poistuvat myös tehtävät, keskustelut, viestit ja levyllä olevat liitetiedostot.
Mitä hyödyt?
Päivääsi ei tarvitse aloittaa muiden asioita selaamalla. Kolmen projektin ja neljän asiakkaan tehtävistä koostuvan yhden luettelon sijaan sinulla on erilliset työtilat. Voit keskittyä siihen, mitä teet tänään.
Sinun ei tarvitse olettaa, että jokainen tilan jäsen näkee kaiken sen sisällön. Kun tiimiin liittyy uusi henkilö, hän ei saa automaattisesti näkyviinsä kaikkia tehtäviä ja keskusteluja. Tavallinen osallistuja näkee vain asiat, joihin hänet on liitetty.
Sinun ei myöskään tarvitse käydä jokaista tilaa läpi tarkistaaksesi, odottaako siellä jokin lukematon asia. Löydät nopeammin paikat, joissa on lukematonta työtä.
Esimerkki arjen työstä
Toimisto hoitaa jokaista asiakasta omassa työtilassaan käyttöoikeudella "Valitut". Asiakasvastaava on työtilojensa pääkäyttäjä ja näkee niissä kaikki tehtävät ja keskustelut. Suunnittelija on niissä tavallinen osallistuja, joten hän näkee vain ne tehtävät ja keskustelut, joihin hänet on nimetty - itse perustamansa tehtävät ilmestyvät hänen listalleen automaattisesti, koska luoja on aina niihin liitetty. Alihankkijalla on pääsy yhteen työtilaan, ei muihin.
Kun yhteistyö päättyy, tiimi päättää, tarvitseeko se edelleen kyseisen tilan tietoja. Pysyvä poistaminen edellyttää tilan nimen kirjoittamista ja poistaa myös sen tiedot.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko nähdä kaikkien työtilojen työt kerralla?
Kyllä. Vasemman sarakkeen yläosassa oleva ”Kaikki” näyttää tehtävät ja keskustelut kaikista käytettävissäsi olevista tiloista ja laskee yhteen niiden lukemattomat kohteet.
Voiko yksi henkilö kuulua useaan työtilaan eri käyttöoikeuksin?
Kyllä. Työtilan ylläpitäjän oikeudet sekä oikeudet lisätä tehtäviä ja keskusteluja tallennetaan erikseen kunkin tilan osalta. Yksi henkilö voi olla ylläpitäjä yhdessä tilassa, osallistuja toisessa, eikä hänellä ole pääsyä kolmanteen.
Mitä työtilan nimen vieressä oleva numero tarkoittaa?
Se on lukemattomien tehtävien ja keskustelujen määrä, ei tilan kaikkien kohteiden määrä. Kun kaikki on luettu, numeroa ei näytetä. Tehtävien ja keskustelujen kokonaismäärän näet kortin päällä olevasta puhekuplasta.
Vaikuttavatko roskakorissa olevat tehtävät laskureihin?
Ei. Tehtäviä ja keskusteluja ei siirretä roskakoriin: valikon kohta "Roskakori" poistaa ne pysyvästi, nimen kirjoittamisen jälkeen eikä niitä voi palauttaa. Ne, jotka haluat vain piilottaa, arkistoit, eivätkä arkistoidut lasketa mukaan lukemattomiin eikä kuplan summaan. Luku vastaa sitä, mitä listalla näkyy.
Näkeekö globaali ylläpitäjä kaikki tilat?
Kyllä. Globaalilla ylläpitäjällä on täydet oikeudet kaikissa työtiloissa, eikä häntä voi poistaa jäsenten luettelosta tilaa muokattaessa.