Čo sú pracovné priestory v Task Manageri?
Pracovné priestory v Task Manageri rozdeľujú prácu do samostatných priestorov pre projekty, klientov alebo oddelenia. Vďaka prístupu pre vybraných a priradeniu k správnym úlohám nemusí grafik, ktorý pracuje pre troch klientov, prechádzať úlohy celej firmy a účtovníčka nevidí konverzácie z výroby. Každý pracovný priestor má vlastné úlohy, chaty a zoznam ľudí.
O tom, kto môže vstúpiť do priestoru, rozhoduje typ prístupu nastavený pri jeho zakladaní. Pri prístupe „Všetky osoby“ má prístup každý aktívny používateľ. Pri prístupe „Vybrané“ ho majú výslovne priradené osoby, ako aj tvorca pracovného priestoru a globálni administrátori. Tých posledných nie je možné zo zoznamu odstrániť. Tvorca priestoru sa automaticky stáva jeho administrátorom.
V rámci pracovného priestoru platí ďalšie rozdelenie. Správca vidí všetky úlohy a chaty v danom priestore. Bežný účastník vidí iba tie, ku ktorým bol menovite priradený. Samotný prístup do pracovného priestoru teda neznamená prístup k celému jeho obsahu.
Ako vytvoriť priestor a koho doň pozvať
Nový priestor vytvoríš tlačidlom „+“ vedľa nápisu „Pracovné priestory“ v ľavom stĺpci. Zadáš názov a uložíš ho. Názov môže mať 1 až 255 znakov. Môžeš požiadať aj Asistenta AI: „Vytvor pracovný priestor s názvom X“. Otvorí sa formulár s vyplneným názvom. Na vytváranie priestorov potrebuješ príslušné oprávnenie.
Osoby pridávate v okne úprav v sekcii „Priradiť používateľov“. Označíte ich zaškrtávacím políčkom a nastavíte im oprávnenia: správca pracovného priestoru, pridávanie úloh a pridávanie chatov. Správca pracovného priestoru môže pridávať úlohy a chaty bez ohľadu na zvyšné dva prepínače - toto oprávnenie má už zo svojej roly. Okno úprav otvoríte cez položku „Upraviť pracovný priestor“ v ponuke ikony ⋮ pri pravom okraji karty. Ikona sa po prejdení kurzorom rozjasní, na telefóne a tablete je viditeľná hneď. Zobrazuje sa iba pri priestoroch, ktoré spravujete. Ponuka obsahuje položky „Upraviť pracovný priestor“ a „Odstrániť pracovný priestor“; zatvoríte ju klávesom Esc.
Na trvalé odstránenie priestoru treba prepísať jeho presný názov. Zároveň sa odstránia aj úlohy, chaty, správy a súbory príloh z disku.
Čo získate?
Deň nezačínaš prechádzaním cudzích úloh. Namiesto jedného zoznamu s úlohami troch projektov a štyroch klientov máš samostatné pracovné kontexty. Sústreďuješ sa na to, čomu sa dnes venuješ.
Nemusíš predpokladať, že každý v priestore vidí celý jeho obsah. Keď sa k tímu pridá niekto nový, automaticky nezíska prístup ku všetkým úlohám a chatom. Bežný účastník vidí iba tie, ku ktorým bol priradený.
Nemusíš tiež kontrolovať každý priestor, aby si zistil, či v ňom nečaká niečo neprečítané. Rýchlejšie nájdeš miesta, kde čaká neprečítaná práca.
Príklad z každodennej práce
Agentúra vedie každého klienta v samostatnom priestore s prístupom „Vybrané“. Account manažér je administrátorom svojich pracovných priestorov a vidí v nich všetky úlohy a chaty. Grafik je v nich bežným účastníkom, takže vidí len úlohy a chaty, ku ktorým je menovite priradený - tie, ktoré si sám založil, sa mu automaticky objavia v zozname, pretože tvorca je k nim vždy priradený. Subdodávateľ má prístup iba k jednému priestoru, nie k ostatným.
Keď sa spolupráca skončí, tím sa rozhodne, či údaje v danom priestore ešte potrebuje. Na trvalé odstránenie treba prepísať názov priestoru a odstránia sa aj jeho údaje.
Najčastejšie otázky
Môžem vidieť prácu zo všetkých pracovných priestorov naraz?
Áno. Položka „Všetko“ v hornej časti ľavého stĺpca zobrazuje úlohy a chaty zo všetkých priestorov, ku ktorým máš prístup, a zároveň sčítava ich neprečítané položky.
Môže jedna osoba patriť do viacerých pracovných priestorov s rôznymi oprávneniami?
Áno. Oprávnenia správcu pracovného priestoru a oprávnenia na pridávanie úloh a chatov sa nastavujú samostatne pre každý priestor. Jedna osoba môže byť správcom v jednom priestore, účastníkom v druhom a do tretieho nemusí mať prístup.
Čo znamená číslo pri názve pracovného priestoru?
Je to počet neprečítaných úloh a chatov, nie súčet všetkých položiek v priestore. Keď je všetko prečítané, číslo sa nezobrazuje. Celkový počet úloh a chatov uvidíš v bubline po prejdení kurzorom na kartu.
Ovplyvňujú úlohy v koši počítadlá?
Nie. Úlohy a chaty sa nepremiestňujú do koša: položka „Kôš“ v ich menu ich natrvalo odstráni, po zadaní názvu a bez možnosti obnovenia. Tie, ktoré chcete iba skryť, archivujete, a archivované sa nepočítajú ani medzi neprečítané, ani do súčtu v bubline. Číslo zodpovedá tomu, čo je vidieť v zozname.
Vidí globálny administrátor všetky priestory?
Áno. Globálny administrátor má úplné oprávnenia vo všetkých pracovných priestoroch a pri úprave priestoru ho nemožno odstrániť zo zoznamu členov.