¿Qué son los espacios de trabajo en Task Manager?
Los espacios de trabajo de Task Manager dividen el trabajo en espacios independientes para proyectos, clientes o departamentos. Si limitas el acceso a determinadas personas y las asignas a las tareas correspondientes, el diseñador que trabaja para tres clientes no tiene que desplazarse por las tareas de toda la empresa y la contable no ve las conversaciones del equipo de producción. Cada espacio de trabajo tiene sus propias tareas, chats y lista de personas.
Quién puede entrar en el espacio lo decide el tipo de acceso configurado al crearlo. Con el acceso «Todas las personas», tiene acceso cualquier usuario activo. Con el acceso «Seleccionadas», lo tienen las personas asignadas explícitamente, además del creador del espacio de trabajo y los administradores globales. A estos últimos no se les puede eliminar de la lista. El creador del espacio se convierte automáticamente en su administrador.
Dentro del espacio de trabajo hay otro nivel de permisos. El administrador ve todas las tareas y los chats de ese espacio. Un participante normal solo ve aquellos a los que se le ha asignado nominalmente. Por tanto, tener acceso al espacio de trabajo no significa tener acceso a todo su contenido.
Cómo crear un espacio y decidir quién puede acceder
Para crear un espacio, haz clic en el botón «+» junto a «Espacios de trabajo» en la columna izquierda. Escribe un nombre y guárdalo. El nombre puede tener entre 1 y 255 caracteres. También puedes pedírselo al Asistente de IA: «Crea un espacio de trabajo llamado X». Se abrirá un formulario con el nombre ya escrito. Para crear espacios necesitas tener permiso para ello.
Añades a las personas en la ventana de edición, en la sección «Asignar usuarios». Las seleccionas con la casilla y configuras los permisos: administrador del espacio, añadir tareas y añadir chats. El administrador del espacio puede añadir tareas y chats independientemente de los otros dos interruptores: tiene este permiso por el mero hecho de tener ese rol. Puedes abrir la ventana de edición desde la opción «Editar espacio» del menú del icono ⋮ situado en el borde derecho de la tarjeta. El icono se ilumina al pasar el cursor por encima y, en teléfonos y tabletas, está visible de inmediato. Solo aparece en los espacios que gestionas. El menú incluye «Editar espacio» y «Eliminar espacio»; puedes cerrarlo con la tecla Esc.
Para eliminar un espacio de forma permanente, tienes que escribir su nombre exacto. También se eliminan las tareas, los chats, los mensajes y los archivos adjuntos guardados en el disco.
¿Qué ganas?
No empiezas el día desplazándote por el trabajo de los demás. En lugar de una lista con tareas de tres proyectos y cuatro clientes, tienes contextos de trabajo separados. Te centras en lo que tienes entre manos hoy.
No tienes que dar por hecho que todas las personas de un espacio pueden ver todo su contenido. Cuando alguien nuevo se incorpora al equipo, no obtiene automáticamente acceso a todas las tareas y chats. Los participantes normales solo ven los elementos a los que se les ha asignado.
Tampoco tienes que entrar en cada espacio para comprobar si hay algo sin leer. Encuentras más rápido los espacios con trabajo pendiente de leer.
Ejemplo del trabajo diario
La agencia gestiona a cada cliente en un espacio independiente con acceso «Seleccionadas». El account es administrador de sus espacios de trabajo y ve en ellos todas las tareas y chats. El diseñador gráfico es en ellos un participante normal, así que solo ve las tareas y chats a los que se le ha asignado nominalmente - las que crea él mismo pasan a su lista automáticamente, porque el creador siempre queda asignado a ellas. El subcontratista tiene acceso a un solo espacio, no a los demás.
Cuando termina la colaboración, el equipo decide si sigue necesitando los datos de ese espacio. Para eliminarlo de forma permanente, hay que escribir su nombre; también se eliminan sus datos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo ver el trabajo de todos los espacios de trabajo a la vez?
Sí. La opción «Todo», en la parte superior de la columna izquierda, muestra las tareas y los chats de todos los espacios a los que tienes acceso y suma los elementos sin leer.
¿Puede una persona pertenecer a varios espacios de trabajo con permisos distintos?
Sí. Los permisos de administrador del espacio de trabajo y los permisos para añadir tareas y chats se guardan por separado en cada espacio. Una persona puede ser administradora en uno, participante en otro y no tener acceso a un tercero.
¿Qué significa el número junto al nombre del espacio de trabajo?
Es el número de tareas y chats sin leer, no el total de elementos del espacio. Cuando todo está leído, el número no aparece. Puedes ver el total de tareas y chats en el mensaje emergente que aparece al pasar el cursor por la tarjeta.
¿Las tareas de la papelera afectan a los contadores?
No. Las tareas y los chats no se trasladan a la papelera: la opción «Papelera» de su menú los elimina definitivamente, tras escribir su nombre y sin posibilidad de recuperarlos. Los que solo quieras ocultar los archivas, y los archivados no cuentan ni como no leídos ni en el total de la burbuja. El número corresponde a lo que se ve en la lista.
¿El administrador global puede ver todos los espacios?
Sí. El administrador global tiene todos los permisos en todos los espacios de trabajo y no se puede eliminar de la lista de miembros al editar un espacio.