Que sont les espaces de travail dans Task Manager ?
Les Espaces de travail dans Task Manager répartissent le travail entre des espaces distincts pour les projets, les clients ou les services. En limitant l’accès aux personnes concernées et en les affectant aux bonnes tâches, un graphiste qui travaille pour trois clients n’a pas à faire défiler les tâches de toute l’entreprise, et la comptable ne voit pas les discussions de l’équipe de production. Chaque Espace de travail possède ses propres tâches, discussions et liste de membres.
C'est le type d'accès défini à la création de l'espace qui décide qui peut y entrer. Avec l'accès « Toutes les personnes », tout utilisateur actif y a accès. Avec l'accès « Sélectionnées », y ont accès les personnes explicitement assignées ainsi que le créateur de l'espace de travail et les administrateurs globaux. Ces derniers ne peuvent pas être retirés de la liste. Le créateur de l'espace en devient automatiquement l'administrateur.
Un autre niveau de contrôle s’applique à l’intérieur de l’Espace de travail. L’administrateur voit toutes les tâches et discussions de cet espace. Un participant ordinaire ne voit que celles auxquelles il a été affecté nommément. L’accès à un Espace de travail ne donne donc pas accès à tout son contenu.
Comment créer un espace et choisir qui peut y accéder
Pour créer un espace, cliquez sur le bouton « + » à côté de « Espaces de travail » dans la colonne de gauche. Saisissez un nom et enregistrez. Le nom doit contenir entre 1 et 255 caractères. Vous pouvez aussi demander à l’Assistant IA : « Crée un Espace de travail nommé X ». Un formulaire s’ouvrira avec le nom déjà renseigné. La création d’un espace nécessite l’autorisation correspondante.
Vous ajoutez des personnes dans la fenêtre de modification, dans la section « Attribuer des utilisateurs ». Cochez leur case et définissez leurs autorisations : administrateur de l’espace de travail, ajout de tâches et ajout de discussions. L’administrateur de l’espace de travail peut ajouter des tâches et des discussions, quels que soient les deux autres interrupteurs - ce droit découle de son rôle. Pour ouvrir la fenêtre de modification, sélectionnez « Modifier l’espace de travail » dans le menu de l’icône ⋮ située sur le bord droit de la carte. L’icône s’éclaircit au survol et reste visible en permanence sur téléphone et tablette. Elle n’apparaît que pour les espaces que vous gérez. Le menu contient les options « Modifier l’espace de travail » et « Supprimer l’espace de travail » ; appuyez sur Esc pour le fermer.
Pour supprimer définitivement un espace, vous devez saisir son nom exact. Les tâches, discussions, messages et fichiers joints stockés sur le disque sont également supprimés.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous ne commencez pas la journée en faisant défiler les affaires des autres. Au lieu d’une seule liste regroupant les tâches de trois projets et de quatre clients, vous disposez d’espaces de travail distincts. Vous pouvez vous concentrer sur ce dont vous vous occupez aujourd’hui.
Vous n’avez pas à supposer que chaque personne dans un espace voit tout son contenu. Lorsqu’une nouvelle personne rejoint l’équipe, elle n’accède pas automatiquement à toutes les tâches et discussions. Un participant ordinaire ne voit que les éléments auxquels il a été affecté.
Vous n’avez pas non plus à consulter chaque espace pour vérifier s’il contient des éléments non lus. Vous repérez plus rapidement les endroits où du travail non lu vous attend.
Exemple du quotidien
L'agence gère chaque client dans un espace séparé avec accès « Sélectionnées ». L'account est administrateur de ses espaces de travail et y voit toutes les tâches et discussions. Le graphiste y est un participant ordinaire, il ne voit donc que les tâches et discussions auxquelles il a été assigné nommément - celles qu'il crée lui-même arrivent automatiquement sur sa liste, car le créateur y est toujours assigné. Le sous-traitant a accès à un seul espace, pas aux autres.
À la fin d’une collaboration, l’équipe décide si elle a encore besoin des données de cet espace. Pour le supprimer définitivement, il faut saisir son nom ; ses données sont également supprimées.
Questions fréquentes
Puis-je voir les tâches de tous les Espaces de travail en même temps ?
Oui. L’option « Tout » en haut de la colonne de gauche affiche les tâches et les discussions de tous les espaces auxquels vous avez accès et totalise les éléments non lus.
Une personne peut-elle appartenir à plusieurs Espaces de travail avec des autorisations différentes ?
Oui. Les autorisations d’administration d’un Espace de travail et celles permettant d’ajouter des tâches et des discussions sont définies séparément pour chaque espace. Une même personne peut être administratrice dans un espace, participante dans un autre et ne pas avoir accès à un troisième.
Que signifie le nombre affiché à côté du nom de l’Espace de travail ?
Il indique le nombre de tâches et de discussions non lues, et non le nombre total d’éléments dans l’espace. Lorsque tout a été lu, le nombre ne s’affiche plus. Le nombre total de tâches et de discussions apparaît dans une infobulle lorsque vous survolez la carte.
Les tâches dans la corbeille sont-elles prises en compte dans les compteurs ?
Non. Les tâches et les discussions ne sont pas déplacées vers la corbeille : l'option « Corbeille » dans leur menu les supprime définitivement, après saisie du nom et sans possibilité de restauration. Celles que vous souhaitez seulement masquer, vous les archivez, et les éléments archivés ne comptent ni dans les non lus, ni dans le total de la bulle. Le nombre correspond à ce qui est visible dans la liste.
Un administrateur global voit-il tous les espaces ?
Oui. Un administrateur global dispose de tous les droits dans tous les Espaces de travail et ne peut pas être retiré de la liste des membres lors de la modification d’un espace.