Cosa sono gli spazi di lavoro in Task Manager?
Gli Spazi di lavoro in Task Manager suddividono il lavoro in spazi separati per progetti, clienti o reparti. Limitando l'accesso alle persone selezionate e assegnandole alle attività giuste, un grafico che segue tre clienti non deve scorrere le attività di tutta l'azienda e la contabile non vede le conversazioni della produzione. Ogni Spazio di lavoro ha le proprie attività, chat ed elenco di persone.
Chi può entrare nello spazio lo decide il tipo di accesso impostato al momento della sua creazione. Con l'accesso "Tutte le persone" l'accesso è consentito a ogni utente attivo. Con l'accesso "Selezionati" ce l'hanno le persone assegnate esplicitamente, oltre al creatore dello spazio di lavoro e agli amministratori globali. Questi ultimi non possono essere rimossi dall'elenco. Il creatore dello spazio ne diventa automaticamente amministratore.
All'interno dello Spazio di lavoro c'è un ulteriore livello di accesso. L'amministratore vede tutte le attività e le chat di quello spazio. Un partecipante normale vede solo quelle a cui è stato assegnato personalmente. Avere accesso allo Spazio di lavoro, quindi, non significa avere accesso a tutti i suoi contenuti.
Come creare uno spazio e scegliere chi può accedervi
Crei un nuovo spazio con il pulsante «+» accanto alla voce «Spazi di lavoro» nella colonna di sinistra. Inserisci un nome e salvi. Il nome può contenere da 1 a 255 caratteri. Puoi anche chiedere all'Assistente AI: «Crea uno Spazio di lavoro con il nome X». Si aprirà un modulo con il nome già inserito. Per creare uno spazio serve l'autorizzazione a crearli.
Aggiungi le persone nella finestra di modifica, nella sezione «Assegna utenti». Le selezioni con una casella di controllo e imposti le autorizzazioni: amministratore dello Spazio di lavoro, aggiunta di attività e aggiunta di chat. L'amministratore dello Spazio di lavoro può aggiungere attività e chat indipendentemente dagli altri due interruttori: questa autorizzazione deriva dal suo ruolo. Puoi aprire la finestra di modifica selezionando «Modifica Spazio di lavoro» nel menu dell'icona ⋮ sul bordo destro della scheda. L'icona si illumina al passaggio del puntatore ed è sempre visibile su telefoni e tablet. È visibile solo per gli Spazi di lavoro che gestisci. Il menu contiene «Modifica Spazio di lavoro» e «Elimina Spazio di lavoro»; puoi chiuderlo con il tasto Esc.
Per eliminare definitivamente uno spazio, devi riscriverne il nome esatto. In questo modo vengono eliminati anche le attività, le chat, i messaggi e i file degli allegati dal disco.
Cosa ci guadagni?
Non inizi la giornata scorrendo le attività altrui. Invece di un unico elenco con le attività di tre progetti e quattro clienti, hai contesti di lavoro separati. Ti concentri su quello che devi fare oggi.
Non devi dare per scontato che ogni persona nello spazio possa vedere tutti i suoi contenuti. Quando una nuova persona entra nel team, non ottiene automaticamente accesso a tutte le attività e le chat. Un partecipante normale vede solo le attività a cui è stato assegnato.
Non devi nemmeno controllare ogni spazio per vedere se c'è qualcosa da leggere. Trovi più rapidamente gli spazi in cui ci sono attività non lette.
Esempio dal lavoro quotidiano
L'agenzia gestisce ogni cliente in uno spazio separato con accesso "Selezionati". L'account manager è amministratore dei suoi spazi di lavoro e vi vede tutte le attività e le chat. Il grafico è un semplice partecipante, quindi vede solo le attività e le chat a cui è stato assegnato nominalmente - quelle che crea lui stesso finiscono automaticamente nel suo elenco, perché il creatore è sempre assegnato ad esse. Il subappaltatore ha accesso a un solo spazio, non agli altri.
Quando la collaborazione finisce, il team decide se ha ancora bisogno dei dati in quello spazio. Per eliminarlo definitivamente, bisogna riscriverne il nome; verranno eliminati anche i suoi dati.
Domande frequenti
Posso vedere il lavoro di tutti gli Spazi di lavoro contemporaneamente?
Sì. La voce «Tutto» in cima alla colonna di sinistra mostra le attività e le chat di tutti gli Spazi di lavoro a cui hai accesso e ne somma gli elementi non letti.
Una persona può appartenere a più Spazi di lavoro con autorizzazioni diverse?
Sì. Le autorizzazioni di amministratore dello Spazio di lavoro e quelle per aggiungere attività e chat vengono impostate separatamente per ogni spazio. Una persona può essere amministratore in uno spazio, partecipante in un altro e non avere accesso a un terzo.
Cosa indica il numero accanto al nome dello Spazio di lavoro?
Indica il numero di attività e chat non lette, non il totale degli elementi nello spazio. Quando tutto è stato letto, il numero non viene mostrato. Il totale delle attività e delle chat è visibile nel fumetto passando il cursore sulla scheda.
Le attività nel cestino influiscono sui contatori?
No. Le attività e le chat non vengono spostate nel cestino: la voce "Cestino" nel loro menu le elimina definitivamente, dopo aver digitato il nome e senza possibilità di ripristino. Quelle che vuoi solo nascondere le archivi, e quelle archiviate non contano né tra le non lette né nel totale del fumetto. Il numero corrisponde a ciò che si vede nell'elenco.
L'amministratore globale vede tutti gli Spazi di lavoro?
Sì. L'amministratore globale ha tutte le autorizzazioni in ogni Spazio di lavoro e non può essere rimosso dall'elenco dei membri durante la modifica dello spazio.