Vad är arbetsytor i Task Manager?
Arbetsytor i Task Manager delar upp arbetet i separata utrymmen för projekt, kunder eller avdelningar. Om åtkomsten begränsas till utvalda personer och de tilldelas rätt uppgifter slipper en grafiker som arbetar med tre kunder bläddra bland hela företagets uppgifter, och en ekonom ser inte konversationerna från produktionen. Varje arbetsyta har egna uppgifter, chattar och en egen medlemslista.
Vem som får komma in i en arbetsyta avgörs av den åtkomsttyp som ställs in när den skapas. Med åtkomsten ”Alla personer” har varje aktiv användare tillgång. Med åtkomsten ”Utvalda” har de personer tillgång som uttryckligen tilldelats, samt arbetsytans skapare och globala administratörer. De senare går inte att ta bort från listan. Den som skapar en arbetsyta blir automatiskt dess administratör.
Inom arbetsytan finns ytterligare en nivå av åtkomst. En administratör ser alla uppgifter och chattar i arbetsytan. En vanlig deltagare ser bara sådant som hen har tilldelats personligen. Att ha åtkomst till en arbetsyta innebär alltså inte att man har åtkomst till allt innehåll där.
Så skapar du en arbetsyta och väljer vilka som får åtkomst
Du skapar en ny arbetsyta med knappen ”+” bredvid texten ”Arbetsytor” i den vänstra kolumnen. Ange ett namn och spara. Namnet kan vara mellan 1 och 255 tecken långt. Du kan också be AI-assistenten: ”Skapa en arbetsyta med namnet X”. Då öppnas ett formulär med namnet ifyllt. Du behöver behörighet att skapa arbetsytor för att kunna göra det.
Lägg till personer i redigeringsfönstret under ”Tilldela användare”. Markera dem med en kryssruta och ange behörigheter: arbetsyteadministratör, lägga till uppgifter och lägga till chattar. Arbetsyteadministratören kan lägga till uppgifter och chattar oberoende av de två andra reglagen - den behörigheten ingår i rollen. Öppna redigeringsfönstret genom att välja ”Redigera arbetsyta” i menyn under ikonen ⋮ vid kortets högra kant. Ikonen blir ljusare när du håller pekaren över den och visas alltid på telefoner och surfplattor. Den visas bara för arbetsytor du hanterar. Menyn innehåller ”Redigera arbetsyta” och ”Ta bort arbetsyta”. Stäng den med Esc.
För att ta bort en arbetsyta permanent måste du skriva in dess exakta namn. Då försvinner även uppgifter, chattar, meddelanden och bilagor från disken.
Vad vinner du?
Du börjar inte dagen med att bläddra bland andras ärenden. I stället för en enda lista med uppgifter från tre projekt och fyra kunder har du separata arbetskontexter. Du kan fokusera på det du arbetar med i dag.
Du behöver inte utgå från att alla i en arbetsyta kan se allt innehåll där. När en ny person börjar i teamet får hen inte automatiskt insyn i alla uppgifter och chattar. En vanlig deltagare ser bara ärenden som hen har tilldelats.
Du behöver inte heller gå in i varje arbetsyta för att se om det finns något oläst. Du hittar snabbare de platser där oläst arbete väntar.
Exempel från vardagen
Byrån hanterar varje kund i en separat arbetsyta med åtkomsten ”Utvalda”. Account är administratör för sina arbetsytor och ser där alla uppgifter och chattar. Grafikern är en vanlig deltagare i dem och ser därför bara de uppgifter och chattar som denne personligen har tilldelats - de som grafikern själv skapar hamnar automatiskt på dennes lista, eftersom skaparen alltid är tilldelad dem. Underleverantören har åtkomst till en arbetsyta, inte till de övriga.
När samarbetet tar slut bestämmer teamet om det fortfarande behöver uppgifterna i arbetsytan. För att ta bort den permanent måste du skriva in arbetsytans namn, och då tas även dess data bort.
Vanliga frågor
Kan jag se arbetet från alla arbetsytor samtidigt?
Ja. Alternativet ”Alla” högst upp i den vänstra kolumnen visar uppgifter och chattar från alla arbetsytor du har tillgång till och räknar samman deras olästa objekt.
Kan en person tillhöra flera arbetsytor med olika behörigheter?
Ja. Behörigheterna som arbetsyteadministratör och behörigheterna att lägga till uppgifter och chattar sparas separat för varje arbetsyta. En person kan vara administratör i en arbetsyta, deltagare i en annan och sakna åtkomst till en tredje.
Vad betyder siffran bredvid arbetsytans namn?
Det är antalet olästa uppgifter och chattar, inte det totala antalet objekt i arbetsytan. När allt är läst visas ingen siffra. Det totala antalet uppgifter och chattar visas i en pratbubbla när du håller pekaren över kortet.
Påverkar uppgifter i papperskorgen räknarna?
Nej. Uppgifter och chattar flyttas inte till papperskorgen: alternativet ”Papperskorg” i deras meny tar bort dem permanent, efter att du har skrivit in namnet, utan möjlighet att återställa dem. De du bara vill gömma arkiverar du, och arkiverade objekt räknas varken som olästa eller in i summan i bubblan. Siffran motsvarar det som visas i listan.
Kan en global administratör se alla arbetsytor?
Ja. En global administratör har fullständiga behörigheter i alla arbetsytor och kan inte tas bort från medlemslistan när en arbetsyta redigeras.