O que são os workspaces no Task Manager?
Os workspaces no Task Manager dividem o trabalho em espaços separados para projetos, clientes ou departamentos. Com acesso restrito a pessoas selecionadas e atribuição às tarefas certas, um designer que trabalha com três clientes não tem de percorrer as tarefas da empresa inteira, e a contabilista não vê conversas da produção. Cada workspace tem as suas próprias tarefas, chats e lista de pessoas.
Quem pode entrar no workspace é determinado pelo tipo de acesso definido na sua criação. Com o acesso "Todas as pessoas", têm acesso todos os utilizadores ativos. Com o acesso "Selecionadas", têm acesso as pessoas explicitamente atribuídas, bem como o criador do workspace e os administradores globais. Estes últimos não podem ser removidos da lista. O criador do workspace torna-se automaticamente o seu administrador.
Dentro do workspace, existe outra divisão. O administrador vê todas as tarefas e chats desse espaço. Um participante normal só vê aqueles a que foi atribuído nominalmente. Por isso, ter acesso ao workspace não significa ter acesso a todo o seu conteúdo.
Como criar um espaço e escolher quem pode aceder-lhe
Cria um novo espaço com o botão «+» junto a «Workspaces», na coluna da esquerda. Introduz um nome e guarda. O nome pode ter entre 1 e 255 caracteres. Também pode pedir ao assistente de IA: «Cria um workspace com o nome X». Será aberto um formulário com o nome preenchido. Para criar espaços, é necessária a respetiva permissão.
Adicione pessoas na janela de edição, na secção «Atribuir utilizadores». Selecione-as através da caixa de verificação e defina as permissões: administrador do workspace, adicionar tarefas e adicionar chats. O administrador do workspace pode adicionar tarefas e chats independentemente das outras duas opções - essa permissão é inerente à sua função. Para abrir a janela de edição, selecione «Editar workspace» no menu do ícone ⋮, junto à margem direita do cartão. O ícone fica mais claro ao passar o cursor por cima e, em telemóveis e tablets, está sempre visível. Só aparece nos espaços que gere. O menu contém «Editar workspace» e «Eliminar workspace»; pode fechá-lo com a tecla Esc.
Para eliminar permanentemente um espaço, é necessário escrever o nome exato. As tarefas, os chats, as mensagens e os ficheiros anexados guardados no disco também são eliminados.
O que ganha?
Não começa o dia a percorrer assuntos de outras pessoas. Em vez de uma única lista com tarefas de três projetos e quatro clientes, tem contextos de trabalho separados. Concentra-se naquilo de que está a tratar hoje.
Não tem de partir do princípio de que todas as pessoas num espaço veem todo o seu conteúdo. Quando alguém novo se junta à equipa, não obtém automaticamente acesso a todas as tarefas e chats. Um participante normal só vê os assuntos a que foi atribuído.
Também não precisa de abrir cada espaço para verificar se há algo por ler. Encontra mais depressa os espaços onde há trabalho por ler.
Exemplo do trabalho diário
A agência gere cada cliente num workspace separado com acesso "Selecionadas". O account é administrador dos seus workspaces e vê neles todas as tarefas e chats. O designer gráfico é neles um participante comum, pelo que só vê as tarefas e chats aos quais foi atribuído nominalmente - os que ele próprio criar entram automaticamente na sua lista, porque o criador está sempre atribuído a eles. O subcontratado tem acesso a um único workspace, não aos restantes.
Quando a colaboração termina, a equipa decide se ainda precisa dos dados desse espaço. A eliminação permanente exige que se escreva o nome do espaço e também elimina os respetivos dados.
Perguntas mais frequentes
Posso ver o trabalho de todos os workspaces de uma só vez?
Sim. A opção «Tudo», no topo da coluna da esquerda, mostra as tarefas e os chats de todos os espaços a que tem acesso e contabiliza os respetivos itens não lidos.
Uma pessoa pode pertencer a vários workspaces com permissões diferentes?
Sim. As permissões de administrador do workspace e as permissões para adicionar tarefas e chats são definidas separadamente para cada espaço. Uma pessoa pode ser administrador num espaço, participante noutro e não ter acesso a um terceiro.
O que significa o número junto ao nome do workspace?
É o número de tarefas e chats não lidos, não o total de itens no espaço. Quando tudo está lido, o número não é apresentado. O total de tarefas e chats aparece numa dica ao passar o cursor sobre o cartão.
As tarefas no lixo influenciam os contadores?
Não. As tarefas e os chats não são movidos para o lixo: a opção "Lixo" no seu menu elimina-os definitivamente, depois de introduzir o nome e sem possibilidade de recuperação. Os que quer apenas ocultar, arquiva-os, e os arquivados não contam nem para os não lidos, nem para o total no balão. O número corresponde ao que se vê na lista.
Um administrador global consegue ver todos os espaços?
Sim. Um administrador global tem todas as permissões em todos os workspaces e não pode ser removido da lista de membros durante a edição de um espaço.