Was sind Arbeitsbereiche in Task Manager?
Arbeitsbereiche teilen die Arbeit in Task Manager in separate Bereiche für Projekte, Kunden oder Abteilungen auf. Wenn der Zugriff auf ausgewählte Personen beschränkt ist und sie den passenden Aufgaben zugewiesen werden, muss eine Grafikdesignerin, die drei Kunden betreut, nicht durch die Aufgaben des gesamten Unternehmens scrollen, und die Buchhalterin sieht keine Produktionsgespräche. Jeder Arbeitsbereich hat eigene Aufgaben, Chats und eine eigene Mitgliederliste.
Wer Zugang zu einem Arbeitsbereich erhält, entscheidet die bei dessen Erstellung festgelegte Zugriffsart. Bei Zugriff „Alle Personen“ hat jeder aktive Benutzer Zugang. Bei Zugriff „Ausgewählte“ haben ihn explizit zugewiesene Personen sowie der Ersteller des Arbeitsbereichs und die globalen Administratoren. Letztere lassen sich nicht aus der Liste entfernen. Der Ersteller eines Arbeitsbereichs wird automatisch dessen Administrator.
Innerhalb eines Arbeitsbereichs gibt es eine weitere Zugriffsebene. Der Administrator sieht alle Aufgaben und Chats in diesem Bereich. Ein regulärer Teilnehmer sieht nur die Aufgaben und Chats, denen er namentlich zugewiesen wurde. Der Zugriff auf einen Arbeitsbereich bedeutet also nicht automatisch Zugriff auf alle darin enthaltenen Inhalte.
So erstellen Sie einen Bereich und legen fest, wer Zugriff darauf hat
Sie erstellen einen neuen Bereich über die Schaltfläche „+“ neben der Bezeichnung „Arbeitsbereiche“ in der linken Spalte. Geben Sie einen Namen ein und speichern Sie ihn. Der Name kann 1 bis 255 Zeichen lang sein. Sie können auch den KI-Assistenten bitten: „Erstelle einen Arbeitsbereich mit dem Namen X“. Daraufhin wird ein Formular mit dem eingetragenen Namen geöffnet. Zum Erstellen von Bereichen benötigen Sie die entsprechende Berechtigung.
Personen fügen Sie im Bearbeitungsfenster im Abschnitt „Benutzer zuweisen“ hinzu. Sie wählen sie per Kontrollkästchen aus und legen die Berechtigungen fest: Arbeitsbereich-Administrator, Aufgaben hinzufügen und Chats hinzufügen. Ein Arbeitsbereich-Administrator kann unabhängig von den beiden anderen Schaltern Aufgaben und Chats hinzufügen - diese Berechtigung erhält er bereits durch seine Rolle. Das Bearbeitungsfenster öffnen Sie über den Menüpunkt „Arbeitsbereich bearbeiten“ im Menü des Symbols ⋮ am rechten Rand der Karte. Das Symbol wird beim Darüberfahren heller und ist auf Smartphones und Tablets sofort sichtbar. Es wird nur bei Arbeitsbereichen angezeigt, die Sie verwalten. Das Menü enthält die Optionen „Arbeitsbereich bearbeiten“ und „Arbeitsbereich löschen“. Mit der Taste Esc schließen Sie es.
Um einen Bereich endgültig zu löschen, müssen Sie seinen exakten Namen eingeben. Dabei werden auch Aufgaben, Chats, Nachrichten und Anhänge von der Festplatte gelöscht.
Was gewinnen Sie?
Sie beginnen den Tag nicht damit, sich durch die Angelegenheiten anderer zu scrollen. Statt einer einzigen Liste mit Aufgaben aus drei Projekten und von vier Kunden haben Sie separate Arbeitskontexte. So können Sie sich auf das konzentrieren, woran Sie heute arbeiten.
Sie müssen nicht davon ausgehen, dass jede Person in einem Bereich alle Inhalte sehen kann. Wenn jemand Neues zum Team kommt, erhält diese Person nicht automatisch Einblick in alle Aufgaben und Chats. Ein regulärer Teilnehmer sieht nur die Aufgaben, denen er zugewiesen wurde.
Sie müssen auch nicht jeden Bereich einzeln öffnen, um zu prüfen, ob es dort etwas Ungelesenes gibt. So finden Sie schneller die Bereiche, in denen ungelesene Arbeit wartet.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Die Agentur führt jeden Kunden in einem eigenen Arbeitsbereich mit Zugriff „Ausgewählte“. Der Account-Manager ist Administrator seiner Arbeitsbereiche und sieht darin alle Aufgaben und Chats. Der Grafiker ist darin ein gewöhnlicher Teilnehmer, sieht also nur Aufgaben und Chats, denen er namentlich zugewiesen wurde - die er selbst angelegt hat, landen automatisch auf seiner Liste, da der Ersteller ihnen immer zugewiesen ist. Der Subunternehmer hat Zugang zu einem Arbeitsbereich, nicht zu den übrigen.
Wenn die Zusammenarbeit endet, entscheidet das Team, ob die Daten in diesem Bereich noch benötigt werden. Zum endgültigen Löschen muss der Name des Bereichs eingegeben werden; dabei werden auch die zugehörigen Daten gelöscht.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich die Arbeit aus allen Arbeitsbereichen gleichzeitig sehen?
Ja. Der Eintrag „Alle“ oben in der linken Spalte zeigt Aufgaben und Chats aus allen für Sie zugänglichen Bereichen an und zählt deren ungelesene Einträge zusammen.
Kann eine Person mehreren Arbeitsbereichen mit unterschiedlichen Berechtigungen angehören?
Ja. Die Berechtigungen als Administrator eines Arbeitsbereichs sowie zum Hinzufügen von Aufgaben und Chats werden für jeden Bereich separat festgelegt. Eine Person kann in einem Bereich Administrator, in einem anderen Teilnehmer sein und keinen Zugriff auf einen dritten haben.
Was bedeutet die Zahl neben dem Namen des Arbeitsbereichs?
Sie gibt die Zahl der ungelesenen Aufgaben und Chats an, nicht die Gesamtzahl aller Einträge im Bereich. Wenn alles gelesen ist, wird keine Zahl angezeigt. Die Gesamtzahl der Aufgaben und Chats sehen Sie in der Sprechblase, wenn Sie auf die Karte zeigen.
Wirken sich Aufgaben im Papierkorb auf die Zähler aus?
Nein. Aufgaben und Chats werden nicht in den Papierkorb verschoben: Der Menüpunkt „Papierkorb“ löscht sie dauerhaft, nach Eingabe des Namens und ohne Möglichkeit der Wiederherstellung. Was du nur ausblenden möchtest, archivierst du, und archivierte Elemente zählen weder zu den ungelesenen noch zur Summe in der Sprechblase. Die Zahl entspricht dem, was in der Liste sichtbar ist.
Kann ein globaler Administrator alle Bereiche sehen?
Ja. Ein globaler Administrator hat volle Berechtigungen in allen Arbeitsbereichen und kann bei der Bearbeitung eines Bereichs nicht aus der Mitgliederliste entfernt werden.