Co je Seznam úkolů v Task Manageru?
Seznam úkolů je uspořádaný seznam věcí k vyřízení, který má každý úkol a každý chat. Otevřete ho ikonou seznamu v liště vlákna - první zleva, před sponkou. Konverzace a pole pro psaní se schovají a na jejich místě se objeví seznam. Stejná ikona vede zpět do konverzace.
Seznam úkolů patří k variantě Pro. Malé číslo na ikoně ukazuje, kolik položek zbývá udělat, takže to vidíte ještě před otevřením seznamu.
Jde o samostatné místo u úkolu a chatu. Seznamy se zaškrtávacími poli vepsané do textu zprávy nebo do popisu úkolu fungují tak jako dřív.
Jak to funguje?
Položku přidáte tlačítkem Přidat položku. Zadáte název a pod ním volitelný popis, který se zobrazí menším šedým písmem. U položky nastavíte barvu ze stejné palety jako v Kalendáři a určíte jednu nebo více osob přiřazených k úkolu nebo chatu. Určení říká, kdo se tím zabývá, a nezasílá žádná oznámení.
Položku odškrtnete kliknutím na kolečko. Ukazatel postupu nahoře zobrazuje, kolik položek je hotových, například „3 ze 7 hotovo“. Nadpisy dělí seznam na etapy a u každého nadpisu vidíte, kolik jeho položek je hotových. Pořadí měníte přetažením myší, na telefonu podržením položky a posunutím prstem. Přetažení nadpisu přesune celou jeho sekci.
Přepínač Seznam / Tabule mění zobrazení. Na tabuli je každý nadpis sloupcem a položky jsou kartami, které přesouváte mezi sloupci. Celý sloupec přesunete uchopením jeho nadpisu. Možnosti zobrazení umožňují skrýt hotové položky nebo je přesunout na konec sekce. Smazání položky vždy vyžaduje potvrzení.
Co získáte?
Nemusíte se ptát týmu, v jaké fázi je projekt. Otevřete úkol a vidíte, co je hotové, co zbývá a kdo se čím zabývá.
Ujednání z konverzace nezmizí ve vlákně. Kroky k vyřízení se dostanou na seznam vedle konverzace, v témž úkolu, a ne do samostatného sešitu nebo na papírek.
Každý pracuje na stejném seznamu. Změny ostatních se na otevřeném seznamu objeví po několika sekundách a sledující úkolu vidí seznam bez možnosti úprav.
AI asistent také vidí Seznam úkolů daného úkolu nebo chatu, na který se ptáte. Zeptáte se ho například, co ještě zbývá udělat, nebo kdo má přiřazené položky z dané fáze. Asistent seznam pouze čte a nemění ho.
Příklad z každodenní práce
Agentura připravuje nové webové stránky pro klienta. V úkolu „Projekt stránky“ Ola založí Seznam úkolů se dvěma nadpisy: „Obsah“ a „Technika“. U sběru textů označí Magdu, u kontaktního formuláře sebe. Položka o fotkách dostane modrou barvu a popis „Fotografování v kanceláři, světlé pozadí“.
Během týdne tým postupně odškrtává položky a ukazatel postupu roste. Když klient požádá o přesměrování ze staré stránky, Ola přidá novou položku do sekce „Technika“ a označí Magdu. Na tabuli přesune kontrolu textů do technické fáze. V pátek se zeptá AI asistenta, co zbývá udělat, a dostane seznam otevřených položek i s osobami.
Nejčastější dotazy
Je Seznam úkolů ve variantě Standard?
Ne, jde o funkci varianty Pro. Ceny obou variant najdete v ceníku, v částkách bez DPH.
Odesílá určení osoby její oznámení?
Ne. Určení ukazuje, kdo se danou položkou zabývá. Určit můžete jen osoby přiřazené k úkolu nebo chatu.
Kdo může měnit seznam?
Kdokoli, kdo má přístup k úkolu nebo chatu. Sledující úkolu má jen náhled: nepřidává, needituje a neodškrtává položky.
Funguje Seznam úkolů na telefonu?
Ano. Položku přesunete podržením a posunutím prstem.
Co se stane se seznamem po smazání úkolu nebo chatu?
Seznam zmizí spolu s úkolem nebo chatem. Smazání nadpisu neodstraní položky pod ním - připojí se k sekci výše.
Jsou položky seznamu šifrované?
Ano, pokud je v Nastavení zapnuté šifrování dat. Název a popis položky se pak ukládají v databázi jako šifrogram, stejně jako obsah zprávy.