Che cos'è la Lista to-do in Task Manager?
La Lista to-do è un elenco ordinato di cose da fare che ogni attività e ogni chat possiede. La apri con l'icona della lista nella barra della discussione - la prima a sinistra, prima della graffetta. La conversazione e il campo di scrittura si nascondono e al loro posto appare la lista. La stessa icona riporta alla conversazione.
La Lista to-do appartiene alla variante Pro. Un piccolo numero sull'icona mostra quante voci restano da fare, quindi lo vedi ancora prima di aprire la lista.
È uno spazio separato accanto all'attività e alla chat. Le liste con caselle di spunta inserite nel testo del messaggio o nella descrizione dell'attività continuano a funzionare come prima.
Come funziona?
Aggiungi una voce con il pulsante Aggiungi voce. Inserisci il nome e, sotto, una descrizione opzionale, che apparirà in un carattere più piccolo e grigio. Per ogni voce puoi impostare un colore dalla stessa palette del Calendario e indicare una o più persone assegnate all'attività o alla chat. L'indicazione mostra chi se ne occupa e non invia notifiche.
Spunti una voce cliccando sul cerchio. La barra di avanzamento in alto mostra quante voci sono completate, ad esempio "3 di 7 completate". Le intestazioni dividono la lista in fasi e, accanto a ogni intestazione, si vede quante delle sue voci sono pronte. Cambi l'ordine trascinando con il mouse, oppure sul telefono tenendo premuta la voce e trascinandola con il dito. Trascinare un'intestazione sposta tutta la sua sezione.
L'interruttore Lista / Bacheca cambia la vista. Nella bacheca ogni intestazione è una colonna e le voci sono schede che sposti tra le colonne. Sposti un'intera colonna afferrando la sua intestazione. Le opzioni di visualizzazione permettono di nascondere le voci completate o di spostarle alla fine della sezione. L'eliminazione di una voce richiede sempre una conferma.
Cosa ci guadagni?
Non chiedi al team a che punto è il progetto. Apri l'attività e vedi cosa è stato fatto, cosa resta e chi se ne occupa.
Gli accordi presi in una conversazione non si perdono nella discussione. I passi da compiere finiscono nella lista accanto alla conversazione, nella stessa attività, e non in un foglio o un appunto separato.
Tutti lavorano sulla stessa lista. Le modifiche delle altre persone compaiono nella lista aperta dopo pochi secondi, e l'osservatore dell'attività vede la lista senza poterla modificare.
Anche l'Assistente AI vede la Lista to-do dell'attività o della chat a cui ti riferisci. Puoi chiedergli, ad esempio, cosa resta da fare o chi ha assegnate le voci di una certa fase. L'Assistente si limita a leggere la lista, senza modificarla.
Esempio dal lavoro quotidiano
Un'agenzia prepara un nuovo sito per un cliente. Nell'attività "Progetto sito" Ola crea una Lista to-do con due intestazioni: "Contenuti" e "Tecnica". Per la raccolta dei testi indica Magda, per il modulo di contatto se stessa. La voce relativa alle foto riceve il colore blu e la descrizione "Servizio fotografico in ufficio, sfondo chiaro".
Nel corso della settimana il team spunta via via le voci e la barra di avanzamento cresce. Quando il cliente chiede i reindirizzamenti dal vecchio sito, Ola aggiunge una nuova voce nella sezione "Tecnica" e indica Magda. Nella bacheca sposta il controllo dei testi alla fase tecnica. Venerdì chiede all'Assistente AI cosa resta da fare e ottiene l'elenco delle voci aperte con le relative persone.
Domande frequenti
La Lista to-do è disponibile nella versione Standard?
No, è una funzionalità della variante Pro. I prezzi di entrambe le varianti sono nel listino, in importi IVA esclusa.
Indicare una persona le invia una notifica?
No. L'indicazione mostra chi si occupa della voce. Puoi indicare solo le persone assegnate all'attività o alla chat.
Chi può modificare la lista?
Chiunque abbia accesso all'attività o alla chat. L'osservatore dell'attività ha solo la visualizzazione: non aggiunge, non modifica e non spunta le voci.
La Lista to-do funziona sul telefono?
Sì. Sposti una voce tenendola premuta un momento e trascinandola con il dito.
Cosa succede alla lista dopo l'eliminazione dell'attività o della chat?
La lista scompare insieme all'attività o alla chat. L'eliminazione di un'intestazione non elimina le voci sottostanti: passano alla sezione superiore.
Le voci della lista sono crittografate?
Sì, quando nelle Impostazioni è attivata la crittografia dei dati. Il nome e la descrizione della voce vengono allora salvati nel database come testo cifrato, proprio come il contenuto dei messaggi.