O que é a Lista de tarefas no Task Manager?
A Lista de tarefas é uma lista organizada de coisas a fazer, que cada tarefa e cada conversa tem. Abre-a pelo ícone de lista na barra da conversa - o primeiro à esquerda, antes do clipe. A conversa e o campo de escrita escondem-se e, no seu lugar, aparece a lista. O mesmo ícone leva de volta à conversa.
A Lista de tarefas pertence à variante Pro. Um pequeno número no ícone mostra quantos itens faltam fazer, por isso já se vê antes de abrir a lista.
É um espaço próprio junto à tarefa e à conversa. As listas com caixas de verificação escritas no texto da mensagem ou na descrição da tarefa continuam a funcionar como antes.
Como funciona?
Adiciona o item com o botão Adicionar item. Escreve o nome e, por baixo, uma descrição opcional, que aparece numa letra mais pequena e cinzenta. Para cada item define uma cor da mesma paleta usada no Calendário e indica uma ou várias pessoas atribuídas à tarefa ou à conversa. A indicação diz quem se ocupa disso e não envia notificações.
Marca o item clicando no círculo. A barra de progresso no topo mostra quantos itens estão concluídos, por exemplo “3 de 7 concluídos”. Os cabeçalhos dividem a lista em etapas, e junto a cada cabeçalho vê-se quantos dos seus itens estão prontos. Muda a ordem arrastando com o rato, ou no telemóvel mantendo o item premido e arrastando com o dedo. Arrastar um cabeçalho move toda a sua secção.
O interruptor Lista / Quadro muda a vista. No quadro, cada cabeçalho é uma coluna e os itens são cartões que move entre colunas. Move a coluna inteira pegando no seu cabeçalho. As opções de vista permitem ocultar os itens concluídos ou movê-los para o fim da secção. Eliminar um item requer sempre confirmação.
O que ganha?
Não pergunta à equipa em que fase está o projeto. Abre a tarefa e vê o que está feito, o que falta e quem se ocupa de quê.
As decisões da conversa não se perdem no tópico. Os passos a fazer vão para a lista ao lado da conversa, na mesma tarefa, e não para uma folha de cálculo ou um papel à parte.
Todos trabalham na mesma lista. As alterações de outras pessoas aparecem na lista aberta ao fim de alguns segundos, e o observador da tarefa vê a lista sem poder alterá-la.
O Assistente de IA também vê a Lista de tarefas da tarefa ou da conversa sobre a qual pergunta. Pode perguntar-lhe, por exemplo, o que falta fazer ou quem tem atribuídos os itens de uma determinada etapa. O Assistente apenas lê a lista e não a altera.
Exemplo do trabalho diário
Uma agência está a preparar um novo site para um cliente. Na tarefa "Projeto do site", a Ola cria uma Lista de tarefas com dois cabeçalhos: "Conteúdos" e "Técnica". Na recolha de textos indica a Magda, no formulário de contacto indica-se a si própria. O item sobre as fotografias recebe a cor azul e a descrição "Sessão no escritório, fundo claro".
Ao longo da semana, a equipa vai assinalando os itens e a barra de progresso vai aumentando. Quando o cliente pede redirecionamentos do site antigo, a Ola acrescenta um novo item na secção "Técnica" e indica a Magda. No quadro, move a verificação dos textos para a etapa técnica. Na sexta-feira pergunta ao Assistente de IA o que falta fazer e recebe a lista de itens em aberto com as respetivas pessoas.
Perguntas mais frequentes
A Lista de tarefas está disponível na variante Standard?
Não, é uma funcionalidade da variante Pro. Os preços de ambas as variantes estão no tarifário, em valores sem IVA.
A indicação de uma pessoa envia-lhe uma notificação?
Não. A indicação mostra quem se ocupa do item. Só pode indicar pessoas atribuídas à tarefa ou à conversa.
Quem pode alterar a lista?
Qualquer pessoa com acesso à tarefa ou à conversa. O observador da tarefa tem apenas visualização: não adiciona, não edita nem marca itens.
A Lista de tarefas funciona no telemóvel?
Sim. Move o item mantendo-o premido por um momento e arrastando com o dedo.
O que acontece à lista depois de eliminar a tarefa ou a conversa?
A lista desaparece junto com a tarefa ou a conversa. Eliminar um cabeçalho não elimina os itens que estão sob ele - passam a fazer parte da secção acima.
Os itens da lista são encriptados?
Sim, quando a encriptação de dados está ativada nas Definições. O nome e a descrição do item são então guardados na base de dados como texto cifrado, tal como o conteúdo das mensagens.