Mikä on Tehtävälista Task Managerissa?
Tehtävälista on jäsennelty lista tehtävistä, joka on jokaisella tehtävällä ja jokaisella keskustelulla. Avaat sen viestiketjun palkin listakuvakkeesta - ensimmäisestä vasemmalta, ennen klemmaria. Keskustelu ja kirjoituskenttä piiloutuvat, ja niiden paikalle ilmestyy lista. Sama kuvake vie takaisin keskusteluun.
Tehtävälista kuuluu Pro-vaihtoehtoon. Pieni luku kuvakkeessa näyttää, kuinka monta kohtaa on vielä tekemättä, joten sen näkee jo ennen listan avaamista.
Tämä on erillinen paikka tehtävän ja keskustelun yhteydessä. Listat, joissa on valintaruudut kirjoitettuna viestin sisältöön tai tehtävän kuvaukseen, toimivat kuten ennenkin.
Miten se toimii?
Lisäät kohdan painikkeella Lisää kohta. Kirjoitat nimen ja sen alle valinnaisen kuvauksen, joka näkyy pienemmällä, harmaalla fontilla. Kohdalle voit asettaa värin samasta paletista kuin Kalenterissa ja merkitä yhden tai useamman tehtävään tai keskusteluun liitetyn henkilön. Merkitseminen kertoo, kuka hoitaa asiaa, eikä lähetä ilmoituksia.
Merkitset kohdan tehdyksi napsauttamalla ympyrää. Yläreunan edistymispalkki näyttää, kuinka moni kohta on valmis, esimerkiksi ”3/7 valmiina”. Otsikot jakavat listan vaiheisiin, ja jokaisen otsikon kohdalla näkyy, kuinka moni sen kohdista on valmis. Järjestystä muutat vetämällä hiirellä, ja puhelimessa pitämällä kohtaa painettuna ja liu'uttamalla sormella. Otsikon vetäminen siirtää koko sen osion.
Kytkin Lista / Taulu vaihtaa näkymää. Taulussa jokainen otsikko on sarake, ja kohdat ovat kortteja, joita siirrät sarakkeiden välillä. Koko sarakkeen siirrät tarttumalla sen otsikkoon. Näkymäasetukset mahdollistavat valmiiden kohtien piilottamisen tai siirtämisen osion loppuun. Kohdan poistaminen vaatii aina vahvistuksen.
Mitä hyödyt?
Et kysele tiimiltä, missä vaiheessa projekti on. Avaat tehtävän ja näet, mikä on tehty, mitä on jäljellä ja kuka hoitaa mitäkin.
Keskustelussa sovitut asiat eivät katoa viestiketjuun. Tehtävät siirtyvät listalle keskustelun viereen, samaan tehtävään, eivätkä erilliseen taulukkoon tai paperille.
Jokainen työskentelee samalla listalla. Muiden tekemät muutokset näkyvät avoinna olevalla listalla muutaman sekunnin kuluttua, ja tehtävän tarkkailija näkee listan ilman muokkausoikeutta.
AI-avustaja näkee myös sen tehtävän tai keskustelun Tehtävälistan, josta kysyt. Voit kysyä esimerkiksi, mitä on vielä tekemättä, tai kenelle on osoitettu tietyn vaiheen kohdat. Avustaja vain lukee listaa, eikä muokkaa sitä.
Esimerkki arjen työstä
Toimisto valmistelee uutta sivustoa asiakkaalle. Tehtävässä ”Sivuston projekti” Ola luo Tehtävälistan, jossa on kaksi otsikkoa: ”Sisällöt” ja ”Tekniikka”. Tekstien keräämisen kohdalle hän osoittaa Magdan, yhteydenottolomakkeen kohdalle itsensä. Valokuviin liittyvä kohta saa sinisen värin ja kuvauksen ”Kuvaussessio toimistolla, vaalea tausta”.
Viikon aikana tiimi raksii kohtia valmiiksi, ja edistymispalkki kasvaa. Kun asiakas pyytää uudelleenohjauksia vanhalta sivustolta, Ola lisää uuden kohdan ”Tekniikka”-osioon ja osoittaa sen Magdalle. Taulussa hän siirtää tekstien tarkistamisen tekniseen vaiheeseen. Perjantaina hän kysyy AI-avustajalta, mitä on vielä tekemättä, ja saa listan avoimista kohdista vastuuhenkilöineen.
Usein kysytyt kysymykset
Onko Tehtävälista Standard-versiossa?
Ei, tämä on Pro-vaihtoehdon ominaisuus. Molempien vaihtoehtojen hinnat löytyvät hinnoittelusta, summat alv 0 %.
Lähettääkö henkilön merkitseminen hänelle ilmoituksen?
Ei. Merkitseminen näyttää, kuka hoitaa kyseistä kohtaa. Voit merkitä vain tehtävään tai keskusteluun liitettyjä henkilöitä.
Kuka voi muokata listaa?
Jokainen, jolla on pääsy tehtävään tai keskusteluun. Tehtävän tarkkailijalla on vain katseluoikeus: hän ei lisää, muokkaa eikä merkitse kohtia tehdyksi.
Toimiiko Tehtävälista puhelimessa?
Kyllä. Siirrät kohdan pitämällä sitä hetken painettuna ja liu'uttamalla sormella.
Mitä listalle tapahtuu, kun tehtävä tai keskustelu poistetaan?
Lista katoaa yhdessä tehtävän tai keskustelun kanssa. Otsikon poistaminen ei poista sen alla olevia kohtia - ne liittyvät yläpuolella olevaan osioon.
Salataanko listan kohdat?
Kyllä, kun Asetuksista on otettu käyttöön tietojen salaus. Kohdan nimi ja kuvaus tallennetaan silloin tietokantaan salattuna, samoin kuin viestien sisältö.