Was ist die To-do-Liste in Task Manager?
Die To-do-Liste ist eine geordnete Liste von Dingen, die zu erledigen sind, und die jede Aufgabe und jeder Chat besitzt. Sie öffnen sie über das Listensymbol in der Thread-Leiste - das erste von links, vor der Büroklammer. Das Gespräch und das Eingabefeld verschwinden, und an ihrer Stelle erscheint die Liste. Dasselbe Symbol führt zurück zum Gespräch.
Die To-do-Liste gehört zur Pro-Variante. Eine kleine Zahl auf dem Symbol zeigt, wie viele Positionen noch zu erledigen sind, sodass man es schon vor dem Öffnen der Liste sieht.
Das ist ein eigener Ort bei Aufgabe und Chat. Listen mit Kontrollkästchen, die im Nachrichtentext oder in der Aufgabenbeschreibung eingetragen werden, funktionieren weiterhin wie bisher.
Wie funktioniert das?
Eine Position fügen Sie mit der Schaltfläche Position hinzufügen hinzu. Sie geben einen Namen ein und darunter optional eine Beschreibung, die in kleinerer, grauer Schrift erscheint. Bei der Position legen Sie eine Farbe aus derselben Palette wie im Kalender fest und weisen eine oder mehrere der Aufgabe oder dem Chat zugeordnete Personen zu. Das Zuweisen zeigt, wer sich damit befasst, und löst keine Benachrichtigungen aus.
Eine Position haken Sie durch Klicken auf den Kreis ab. Die Fortschrittsleiste oben zeigt, wie viele Positionen erledigt sind, zum Beispiel „3 von 7 erledigt”. Überschriften teilen die Liste in Etappen, und bei jeder Überschrift sieht man, wie viele ihrer Positionen fertig sind. Die Reihenfolge ändern Sie durch Ziehen mit der Maus, auf dem Smartphone durch Gedrückthalten der Position und Ziehen mit dem Finger. Das Ziehen einer Überschrift verschiebt ihre gesamte Sektion.
Der Schalter Liste / Board ändert die Ansicht. Auf dem Board ist jede Überschrift eine Spalte, und die Positionen sind Karten, die Sie zwischen den Spalten verschieben. Eine ganze Spalte verschieben Sie, indem Sie ihre Überschrift greifen. Die Ansichtsoptionen erlauben es, erledigte Positionen auszublenden oder an das Ende der Sektion zu verschieben. Das Löschen einer Position erfordert immer eine Bestätigung.
Was gewinnen Sie?
Sie fragen das Team nicht, in welcher Phase ein Projekt ist. Sie öffnen die Aufgabe und sehen, was erledigt ist, was noch übrig ist und wer sich womit befasst.
Absprachen aus dem Gespräch gehen im Thread nicht verloren. Die zu erledigenden Schritte landen auf einer Liste neben dem Gespräch, in derselben Aufgabe, und nicht in einer separaten Tabelle oder auf einem Zettel.
Jeder arbeitet an derselben Liste. Änderungen anderer Personen erscheinen auf der geöffneten Liste nach wenigen Sekunden, und ein Beobachter der Aufgabe sieht die Liste ohne Änderungsmöglichkeit.
Der KI-Assistent sieht auch die To-do-Liste der Aufgabe oder des Chats, zu dem Sie fragen. Sie können ihn zum Beispiel fragen, was noch zu erledigen ist oder wer die Positionen einer bestimmten Phase zugewiesen hat. Der Assistent liest die Liste nur und ändert sie nicht.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Eine Agentur erstellt eine neue Website für einen Kunden. In der Aufgabe „Website-Projekt“ legt Ola eine To-do-Liste mit zwei Überschriften an: „Inhalte“ und „Technik“. Beim Sammeln der Texte weist sie Magda zu, beim Kontaktformular sich selbst. Die Position zu den Fotos erhält die Farbe Blau und die Beschreibung „Fotoshooting im Büro, heller Hintergrund“.
Im Laufe der Woche hakt das Team Position für Position ab, und der Fortschrittsbalken wächst. Als der Kunde um Weiterleitungen von der alten Website bittet, fügt Ola in der Sektion „Technik“ eine neue Position hinzu und weist Magda zu. Im Board verschiebt sie die Textprüfung in die technische Phase. Am Freitag fragt sie den KI-Assistenten, was noch zu erledigen ist, und erhält eine Liste offener Positionen mit den zuständigen Personen.
Häufig gestellte Fragen
Ist die To-do-Liste in der Standard-Variante enthalten?
Nein, das ist eine Funktion der Pro-Variante. Die Preise beider Varianten finden Sie in der Preisliste, in Nettobeträgen.
Löst das Zuweisen einer Person eine Benachrichtigung für sie aus?
Nein. Das Zuweisen zeigt, wer sich mit der Position befasst. Sie können nur Personen zuweisen, die der Aufgabe oder dem Chat zugeordnet sind.
Wer kann die Liste ändern?
Jeder, der Zugriff auf die Aufgabe oder den Chat hat. Ein Beobachter der Aufgabe hat nur Einsicht: er fügt keine Positionen hinzu, bearbeitet sie nicht und hakt sie nicht ab.
Funktioniert die To-do-Liste auf dem Smartphone?
Ja. Eine Position verschieben Sie, indem Sie sie kurz gedrückt halten und mit dem Finger ziehen.
Was passiert mit der Liste nach dem Löschen einer Aufgabe oder eines Chats?
Die Liste verschwindet zusammen mit der Aufgabe oder dem Chat. Das Löschen einer Überschrift entfernt nicht die Positionen darunter - sie schließen sich der darüberliegenden Sektion an.
Werden die Listenpositionen verschlüsselt?
Ja, wenn in den Einstellungen die Datenverschlüsselung aktiviert ist. Name und Beschreibung der Position werden dann als Chiffretext in der Datenbank gespeichert, genau wie der Nachrichtentext.