Co je modul Soubory v Task Manageru?
Soubory jsou modulem varianty Pro: sdílený disk aplikace. Dokument leží u případu, kterého se týká, a ne na něčí ploše. Soubory otvíráte ikonou zobrazení (čtverečky) v horní liště - ve stejné nabídce jako Kalendář, Tabule a Poznámky.
Máte Dokumenty, tedy soukromý prostor mimo Pracovní prostory, složku každého Pracovního prostoru, „Sdíleno se mnou“ a Koš. Ve složce Pracovního prostoru najdete také sekce Úkoly a Chaty. V Dokumentech, složce Pracovního prostoru a vlastní podsložce můžete vytvořit poznámku připnutou k danému místu. Zobrazí se tam v sekci Poznámky. Každý úkol a každý chat automaticky dostane složku se svým názvem, i když je prázdná. Má jinou ikonu než běžná složka. Nelze ji odstranit ani přesunout - existuje tak dlouho jako vlákno.
Soubor je soukromý. Nahrání do složky Pracovního prostoru ho týmu nezpřístupní. Složka slouží k uspořádání souborů a určuje, komu je můžete sdílet. Výjimkou jsou složky úkolů a chatů: soubor nahraný přímo do takové složky vidí všichni účastníci vlákna.
Co přesně se se souborem děje
Do složky úkolu nebo chatu se ukládá každá příloha z vlákna, včetně souborů odeslaných ve zprávách a obrázků vložených do textu. Kresba z okna Nakreslit má název rysunek-data.png a vložený snímek obrazovky - obraz-data.png. Jde o živý náhled, ne kopii. Takový soubor ze složky nepřesunete ani neodstraníte, můžete si ho ale stáhnout, přidat do Oblíbených nebo zkopírovat do Dokumentů či jiné vybrané složky. Když přílohu odstraníte z vlákna, zmizí i ze složky.
Soubor nahrajete přetažením z počítače nebo pomocí ikony šipky v panelu složky. Limit je 100 MB na soubor. Kliknutím se otevře náhled v prostoru obsahu složky. Obrázky a PDF se zobrazují přímo a videa ve formátech MP4, M4V, MOV, WebM a OGV lze přehrávat s možností posouvání a zobrazení na celé obrazovce. Film se načítá jen v právě sledované části. DOCX a XLSX mají textový náhled. U AVI, MKV, WMV a FLV se zobrazí karta s tlačítkem pro stažení - prohlížeč tyto kontejnery nepřehraje. Mezi soubory ve složce přecházíte šipkami ‹ › vedle „Zpět“ nebo klávesami ← a →. Na telefonu šipky v panelu nejsou. Počítadlo ukazuje pozici, například „3 / 8“.
Přístup spravuje výhradně vlastník. Role „Pouze prohlížení“ umožňuje soubor stáhnout a použít jako přílohu. Role „Může upravovat“ navíc umožňuje změnit název. V okně sdílení je také řádek „Celý Pracovní prostor“, který zpřístupní soubor týmu. Odstraněný soubor se přesune do Koše. Můžete ho obnovit, ale po 30 dnech se Koš automaticky vyprazdňuje. Obsah složky se obnovuje každou půlminutu a také po návratu na kartu prohlížeče. Obnovování se pozastaví, když máte otevřenou nabídku nebo náhled, případně píšete do textového pole.
Co získáte?
Nemusíte znovu žádat o zaslání smlouvy, o které jste už mluvili. Přílohy, vložené snímky obrazovky a kresba z porady zůstávají u konverzace o dané věci.
Nemusíte hádat, jestli soubor nahraný do prostoru týmu uvidí všichni. Kromě souborů přidaných do konverzací a úkolů udělujete přístup vědomě - jedné osobě nebo celému týmu.
Nemusíte soubor stahovat do počítače jen proto, abyste si ho prohlédli nebo poslali dál. Fakturu si přečtete bez stahování a soubor z jednoho úkolu přiložíte ke zprávě v jiném, aniž byste ho hledali ve složce Stažené soubory.
Příklad z každodenní práce
Projektová kancelář má rozpracované tři investice najednou. Každá má svůj úkol a konverzaci s klientem: připomínky k půdorysu, fotky ze stavby, upravené PDF, kresbu vloženou z tabletu. Přílohy se do složky úkolu ukládají automaticky. Není třeba je zvlášť archivovat.
Po půl roce je investice dokončená a projektant změní práci. Osoba, která má k úkolu přístup, otevře jeho složku. Najde přílohy ze zpráv i snímky obrazovky. Poznámku připnutou ke složce uvidí jen tehdy, pokud ji s ní někdo sdílí a má k danému místu přístup. Potřebuje také loňský detail z jiného projektu. Pokud má k tomuto souboru přístup, vybere ho ze seznamu svých souborů, souborů, které s ní někdo sdílí, nebo příloh z jejích úkolů a připojí ho k nové zprávě, aniž by ho hledala na disku.
Nejčastější dotazy
Jsou Soubory ve variantě Standard?
Ne, je to modul varianty Pro. Ceny variant najdete v ceníku, v částkách bez DPH.
Vidí celý tým soubor nahraný do složky pracovního prostoru?
Ne. Soubor je soukromý a složka pracovního prostoru určuje, komu ho můžete sdílet. Přístup všem udělíte pomocí řádku „Celý pracovní prostor“ v okně sdílení. Výjimkou jsou složky úkolů a chatů - soubor nahraný přímo tam vidí všichni účastníci vlákna.
Jak velký soubor mohu nahrát?
Limit je 100 MB na soubor. Administrátor může také každému nastavit limit v gigabajtech pro modul Soubory v Nastavení → Pokročilé → Soubory a prostor. Do limitu se započítává i Koš. Prázdné pole znamená, že není nastaven žádný limit.
Lze smazaný soubor obnovit?
Ano. Z Koše můžete soubor obnovit na původní místo nebo ho trvale odstranit. Koš se automaticky vyprazdňuje po 30 dnech. Místo, které zabírá, se počítá do limitu, takže jeho vyprázdněním uvolníte prostor.
Může AI asistent číst moje soubory?
Ano, pokud je určíte jako zdroj znalostí pro vlákno: celé „Všechny moje soubory“, konkrétní složku nebo jednotlivý soubor. Asistent čte textovou vrstvu souborů TXT, CSV, DOCX, XLSX a PDF. Obrázky a archivy popisuje na základě názvu a metadat.
Může někdo soubor stáhnout, když zná jeho adresu?
Ne. Přímý přístup k adresáři se soubory je zablokovaný. Stahování probíhá přes aplikaci, která kontroluje oprávnění. Názvy souborů na disku jsou náhodné a na cílovém hostingu probíhá připojení přes HTTPS.