Vad är modulen Filer i Task Manager?
Filer är en funktion i Pro-paketet: applikationens gemensamma disk. Dokumentet ligger vid det ärende det gäller, inte på någons skrivbord. Du öppnar Filer via vyikonen (rutor) i det övre fältet - i samma meny som Kalender, Tavla och Anteckningar.
Du har Dokument, ett privat utrymme utanför arbetsytorna, en mapp för varje arbetsyta, ”Delat med mig” och Papperskorgen. I en arbetsytas mapp hittar du även avsnitten Uppgifter och Chattar. I Dokument, i en arbetsytas mapp och i en egen undermapp kan du skapa en anteckning som fästs på den platsen. Den visas där i avsnittet Anteckningar. Varje uppgift och varje chatt får automatiskt en mapp med samma namn, även om den är tom. Den har en annan ikon än en vanlig mapp. Den kan inte tas bort eller flyttas - den finns kvar så länge tråden finns.
Filen är privat. Att ladda upp den till en arbetsytas mapp gör den inte synlig för teamet. Mappen hjälper dig att organisera filer och ange vem du får dela dem med. Undantaget är uppgifts- och chattmappar: en fil som laddas upp direkt till en sådan mapp är synlig för alla deltagare i tråden.
Vad händer exakt med filen
Alla bilagor från en tråd hamnar i uppgiftens eller chattens mapp, även filer som skickas i meddelanden och bilder som bäddas in i innehållet. En teckning från fönstret Rita får namnet rysunek-data.png, och en inklistrad skärmbild får namnet obraz-data.png. Det här är en livevy, inte en kopia. Du kan inte flytta eller ta bort en sådan fil från mappen, men du kan ladda ner den, lägga till den i Favoriter eller kopiera den till Dokument eller en annan valfri mapp. När du tar bort en bilaga från tråden försvinner den också från mappen.
Du laddar upp en fil genom att dra den från datorn eller klicka på pilikonen i mappfältet. Gränsen är 100 MB per fil. Klicka på en fil för att öppna en förhandsvisning där mappens innehåll visas. Bilder och PDF-filer visas direkt, och videor i MP4, M4V, MOV, WebM och OGV kan spelas upp med spolning och helskärm. Filmen laddas bara in för den del du tittar på. DOCX- och XLSX-filer har en textförhandsvisning. AVI, MKV, WMV och FLV visas som ett kort med en nedladdningsknapp - webbläsaren kan inte spela upp de här formaten. Du kan bläddra mellan filer i mappen med pilarna ‹ › bredvid ”Tillbaka” eller med tangenterna ← och →. På telefonen visas inga pilar i fältet. Räknaren visar din position, till exempel ”3 / 8”.
Det är bara ägaren som hanterar åtkomsten. Rollen ”Kan visa” gör det möjligt att ladda ner filen och använda den som bilaga. ”Kan redigera” gör det även möjligt att byta namn. I delningsfönstret finns också raden ”Hela arbetsytan”, som ger teamet åtkomst. En borttagen fil hamnar i Papperskorgen. Du kan återställa den, men Papperskorgen töms automatiskt efter 30 dagar. Mappinnehållet uppdateras var 30:e sekund och när du återgår till webbläsarfliken. Uppdateringen pausas när en meny eller förhandsvisning är öppen eller när du skriver i ett textfält.
Vad vinner du?
Du behöver inte be någon skicka avtalet som ni diskuterade tidigare på nytt. Bilagor, inklistrade skärmbilder och teckningen från mötet finns kvar i konversationen om ärendet.
Du behöver inte undra om en fil som laddats upp till teamets utrymme blir synlig för alla. Förutom filer som lagts till i konversationer och uppgifter ger du åtkomst medvetet - till en person eller till hela teamet.
Du behöver inte ladda ner en fil till datorn bara för att visa eller skicka den vidare. Du kan läsa en faktura utan att ladda ner den och bifoga en fil från en uppgift till ett meddelande i en annan utan att leta i mappen Hämtade filer.
Exempel från vardagen
En arkitektbyrå driver tre projekt samtidigt. Varje projekt har en egen uppgift och en konversation med kunden: synpunkter på planritningen, foton från bygget, en uppdaterad PDF och en teckning inklistrad från en surfplatta. Bilagor hamnar automatiskt i uppgiftens mapp. Du behöver inte arkivera dem separat.
Efter ett halvår är projektet avslutat och arkitekten byter jobb. Personen som har åtkomst till uppgiften öppnar dess mapp. Där hittar hen bilagor från meddelanden och skärmbilder. En anteckning som fästs på mappen visas bara om någon delar den med hen och hen har åtkomst till platsen. Hen behöver också en detalj från ett annat projekt från förra året. Om hen har åtkomst till filen väljer hen den från listan över egna filer, filer som delats med hen eller bilagor från hens uppgifter och bifogar den sedan i ett nytt meddelande utan att leta på disken.
Vanliga frågor
Ingår Filer i varianten Standard?
Nej, det är en modul i varianten Pro. Priserna för varianterna hittar du i prislistan, exkl. moms.
Kan hela teamet se en fil som laddats upp i en arbetsytemapp?
Nej. Filen är privat, och arbetsytemappen avgör vem du kan dela den med. Du kan ge alla åtkomst via raden ”Hela arbetsytan” i delningsfönstret. Undantaget är mappar för uppgifter och chattar - filer som laddas upp direkt där är synliga för alla deltagare i tråden.
Hur stor fil kan jag ladda upp?
Gränsen är 100 MB per fil. Administratören kan också ställa in en gräns i gigabyte för varje person för modulen Filer under Inställningar → Avancerat → Filer och lagringsutrymme. Gränsen omfattar även papperskorgen. Ett tomt fält innebär ingen begränsning.
Går en borttagen fil att återställa?
Ja. I Papperskorgen kan du återställa en fil till dess tidigare plats eller ta bort den permanent. Papperskorgen töms automatiskt efter 30 dagar. Utrymmet den tar upp räknas in i gränsen, så när du tömmer den frigörs utrymme.
Kan AI-assistenten läsa mina filer?
Ja, om du väljer dem som kunskapskälla för tråden: hela ”Alla mina filer”, en viss mapp eller en enskild fil. Assistenten läser textinnehåll i TXT-, CSV-, DOCX-, XLSX- och PDF-filer. Bilder och arkiv beskrivs utifrån namn och metadata.
Kan någon ladda ner en fil om de känner till adressen?
Nej. Direktåtkomst till filkatalogen är blockerad. Nedladdningar sker via appen, som kontrollerar behörigheterna. Filnamnen på disken är slumpmässiga och anslutningen till din hosting går via HTTPS.