Mi a Fájlok modul a Task Managerben?
A Fájlok a Pro verzió modulja: az alkalmazás közös meghajtója. A dokumentum azon ügynél marad, amelyhez tartozik, nem valakinek az asztalán. A Fájlokat a felső sávban lévő nézetek ikonnal (négyzetek) nyitod meg - ugyanabban a menüben, mint a Naptárt, a Táblát és a Jegyzeteket.
A Dokumentumok között megtalálod a privát, Munkaterületeken kívüli területet, az egyes Munkaterületek mappáit, a „Megosztva velem” részt és a Kukát. A Munkaterület mappájában a Feladatok és a Csevegések szekciót is megtalálod. A Dokumentumokban, a Munkaterület mappájában és a saját almappádban az adott helyhez rögzített jegyzetet hozhatsz létre. Az a Jegyzetek szekcióban jelenik meg. Minden feladat és minden csevegés automatikusan kap egy saját nevét viselő mappát, akkor is, ha üres. Az ikonja eltér a hagyományos mappákétól. Nem törölhető és nem helyezhető át - addig létezik, amíg a beszélgetésszál is.
A fájl privát. Ha feltöltöd egy Munkaterület mappájába, attól még nem válik láthatóvá a csapat számára. A mappa rendszerezi a fájlokat, és meghatározza, kikkel oszthatod meg őket. Kivételt jelentenek a feladatok és csevegések mappái: az ilyen mappába közvetlenül feltöltött fájlt a beszélgetésszál minden résztvevője látja.
Mi történik pontosan a fájllal?
A feladat vagy csevegés mappájába kerül a beszélgetésszál minden melléklete, beleértve az üzenetekben küldött fájlokat és a szövegbe ágyazott képeket is. A Rajzolj ablakban készült rajz neve rysunek-data.png, a beillesztett képernyőképé pedig obraz-data.png. Ez egy élő nézet, nem másolat. Az ilyen fájlt nem helyezheted át és nem törölheted a mappából, de letöltheted, hozzáadhatod a kedvencekhez, vagy átmásolhatod a Dokumentumokba vagy egy általad választott másik mappába. Ha törlöd a mellékletet a beszélgetésszálból, a mappából is eltűnik.
Fájlt a számítógépedről való áthúzással vagy a mappasávon lévő nyíl ikonra kattintva tölthetsz fel. A fájlméret legfeljebb 100 MB lehet. Kattintásra a mappa tartalma helyén nyílik meg az előnézet. A képek és a PDF-ek közvetlenül megjelennek, az MP4, M4V, MOV, WebM és OGV formátumú videók pedig lejátszhatók, tekerhetők és teljes képernyőn is megjeleníthetők. A filmnek csak az éppen nézett részét tölti be. A DOCX- és XLSX-fájlok szöveges előnézettel rendelkeznek. Az AVI, MKV, WMV és FLV fájloknál egy letöltés gombot tartalmazó kártya jelenik meg - a böngésző nem tudja lejátszani ezeket a konténereket. A mappában lévő fájlok között a „Vissza” melletti ‹ › nyilakkal vagy a ← és → billentyűkkel lépkedhetsz. Telefonon a sávon nincsenek nyilak. A számláló a pozíciót mutatja, például „3 / 8”.
A hozzáférést kizárólag a tulajdonos kezeli. A „Csak megtekintés” szerepkörrel letöltheted a fájlt, és mellékletként is használhatod. A „Szerkesztheti” szerepkör ezen felül az átnevezést is lehetővé teszi. A megosztási ablakban található egy „Teljes Munkaterület” sor is, amellyel hozzáférést adhatsz a csapatnak. A törölt fájl a Kukába kerül. Visszaállíthatod, de a Kuka 30 nap után automatikusan kiürül. A mappa tartalma félpercenként, valamint a böngészőlapra való visszatéréskor frissül. A frissítés szünetel, ha menü vagy előnézet van nyitva, illetve ha szövegmezőbe írsz.
Mit nyersz vele?
Nem kell újra elkérned a korábban megbeszélt szerződést. A mellékletek, a beillesztett képernyőképek és az értekezleten készült rajz a témával kapcsolatos beszélgetésnél maradnak.
Nem kell találgatnod, hogy a csapat tárhelyére feltöltött fájlt mindenki látja-e. A beszélgetésekhez és feladatokhoz hozzáadott fájlok kivételével te döntöd el, kinek adsz hozzáférést - egy személynek vagy az egész csapatnak.
Nem kell letöltened egy fájlt csak azért, hogy megnézd vagy továbbküldd. A számlát letöltés nélkül olvashatod el, egy feladat fájlját pedig a Letöltések mappában való keresgélés nélkül csatolhatod egy másik feladat üzenetéhez.
Példa a mindennapi munkából
Egy tervezőiroda egyszerre három beruházáson dolgozik. Mindegyikhez tartozik egy feladat és egy ügyfélbeszélgetés: észrevételek az alaprajzhoz, építkezésen készült fotók, javított PDF, tabletről beillesztett rajz. A mellékletek automatikusan a feladat mappájába kerülnek. Nem kell őket külön archiválni.
Fél év múlva a beruházás befejeződik, a tervező pedig munkahelyet vált. A feladathoz hozzáférő személy megnyitja annak mappáját. Megtalálja az üzenetek mellékleteit és a képernyőképeket. A mappához rögzített jegyzetet csak akkor látja, ha valaki megosztja vele, és hozzáférése van az adott helyhez. Szüksége van egy másik projekt tavalyi részletrajzára is. Ha hozzáfér a fájlhoz, kiválaszthatja a saját fájljai, a vele megosztott fájlok vagy a saját feladatai mellékletei közül, majd a lemezen való keresgélés nélkül csatolhatja az új üzenethez.
Gyakori kérdések
A Fájlok elérhetők a Standard csomagban?
Nem, ez a Pro csomag modulja. A csomagok árait az árlistában találod, nettó összegben.
Látja az egész csapat a Munkaterület mappájába feltöltött fájlt?
Nem. A fájl privát, a munkaterület mappája pedig meghatározza, kivel oszthatod meg. A hozzáférést a „Teljes munkaterület” soron keresztül adhatod meg a megosztási ablakban. Kivételt képeznek a feladatok és csevegések mappái - az oda közvetlenül feltöltött fájlokat a beszélgetésszál minden résztvevője látja.
Mekkora fájlt tölthetek fel?
A fájlméret-korlát fájlonként 100 MB. Az adminisztrátor gigabájtban megadhat egyéni korlátot is a Fájlok modulhoz a Beállítások → Speciális → Fájlok és tárhely menüpontban. A korlátba a Kuka tartalma is beleszámít. Az üres mező korlátozás nélkülit jelent.
Visszaállítható egy törölt fájl?
Igen. A Kukából visszaállíthatod a fájlt az eredeti helyére, vagy véglegesen törölheted. A Kuka 30 nap után automatikusan kiürül. Az általa foglalt tárhely beleszámít a korlátba, ezért kiürítésével helyet szabadíthatsz fel.
El tudja olvasni az AI-asszisztens a fájljaimat?
Igen, ha a beszélgetésszál tudásforrásaként jelölöd meg őket: lehet ez az „Összes saját Fájlok”, egy adott mappa vagy egyetlen fájl. Az asszisztens a TXT, CSV, DOCX, XLSX és PDF fájlok szöveges rétegét olvassa el. A képeket és archívumokat a nevük és metaadataik alapján írja le.
Le tud tölteni valaki egy fájlt, ha ismeri a címét?
Nem. A fájlokat tartalmazó könyvtárhoz való közvetlen hozzáférés le van tiltva. A letöltés az alkalmazáson keresztül történik, amely ellenőrzi a jogosultságokat. A lemezen tárolt fájlnevek véletlenszerűek, a célkiszolgálón pedig a kapcsolat HTTPS-en keresztül zajlik.