Cos'è il modulo File in Task Manager?
File è un modulo della variante Pro: il disco condiviso dell'applicazione. Il documento resta accanto alla pratica a cui si riferisce, non sul desktop di qualcuno. Apri File con l'icona delle viste (quadrati) nella barra superiore - nello stesso menu di Calendario, Bacheca e Note.
Hai Documenti, uno spazio privato al di fuori degli Spazi di lavoro, la cartella di ogni Spazio di lavoro, «Condivisi con me» e il Cestino. Nella cartella dello Spazio di lavoro trovi anche le sezioni Attività e Chat. In Documenti, nella cartella dello Spazio di lavoro e in una tua sottocartella puoi creare una nota appuntata in quella posizione. La troverai nella sezione Note. Ogni attività e ogni chat riceve automaticamente una cartella con il proprio nome, anche se è vuota. Ha un'icona diversa da quella di una normale cartella. Non è possibile eliminarla o spostarla: esiste finché esiste la discussione.
Il file è privato. Caricarlo nella cartella di uno Spazio di lavoro non lo rende visibile al team. La cartella serve a organizzare i file e a stabilire con chi puoi condividerli. Fanno eccezione le cartelle delle attività e delle chat: i file caricati direttamente in una di queste cartelle sono visibili a tutti i partecipanti alla discussione.
Cosa succede esattamente a un file
Nella cartella di un'attività o di una chat finiscono tutti gli allegati della discussione, compresi i file inviati nei messaggi e le immagini incorporate nel testo. Un disegno creato nella finestra Disegna si chiama rysunek-data.png, mentre uno screenshot incollato si chiama obraz-data.png. Si tratta di una vista in tempo reale, non di una copia. Non puoi spostare o eliminare un file di questo tipo dalla cartella, ma puoi scaricarlo, aggiungerlo ai Preferiti o copiarlo in Documenti oppure in un'altra cartella a tua scelta. Quando elimini un allegato dalla discussione, scompare anche dalla cartella.
Puoi caricare un file trascinandolo dal computer o usando l'icona della freccia nella barra della cartella. Il limite è di 100 MB per file. Facendo clic si apre l'anteprima al posto del contenuto della cartella. Immagini e PDF vengono visualizzati direttamente, mentre i video in MP4, M4V, MOV, WebM e OGV possono essere riprodotti con ricerca e modalità a schermo intero. Il video carica solo la parte che stai guardando. DOCX e XLSX dispongono di un'anteprima testuale. Per AVI, MKV, WMV e FLV viene mostrata una scheda con il pulsante di download: il browser non è in grado di riprodurre questi formati. Puoi passare da un file all'altro nella cartella usando le frecce ‹ › accanto a «Indietro» oppure i tasti ← e →. Sul telefono le frecce nella barra non sono disponibili. Il contatore mostra la posizione, ad esempio «3 / 8».
L'accesso è gestito esclusivamente dal proprietario. Il ruolo «Solo visualizzazione» consente di scaricare il file e usarlo come allegato. «Può modificare» consente anche di cambiarne il nome. Nella finestra di condivisione c'è anche la riga «Intero Spazio di lavoro», che dà accesso al team. I file eliminati finiscono nel Cestino. Puoi ripristinarli, ma dopo 30 giorni il Cestino si svuota automaticamente. Il contenuto della cartella si aggiorna ogni mezzo minuto e quando torni alla scheda del browser. L'aggiornamento viene sospeso se hai aperto un menu o un'anteprima oppure stai scrivendo in un campo di testo.
Cosa ci guadagni?
Non devi chiedere di nuovo l'invio del contratto di cui avevate già parlato. Gli allegati, gli screenshot incollati e il disegno della riunione restano nella conversazione relativa a quella pratica.
Non devi chiederti se il file caricato nello spazio del team sarà visibile a tutti. A eccezione dei file aggiunti alle conversazioni e alle attività, sei tu a decidere consapevolmente chi può accedervi: una persona o tutto il team.
Non devi scaricare un file sul disco solo per visualizzarlo o inoltrarlo. Puoi leggere una fattura senza scaricarla e allegare a un messaggio di un'altra attività un file proveniente da un'attività, senza cercarlo nella cartella Download.
Esempio dal lavoro quotidiano
Uno studio di progettazione segue tre progetti immobiliari contemporaneamente. Ognuno ha la propria attività e la propria conversazione con il cliente: commenti alla planimetria, foto del cantiere, PDF aggiornato, disegno incollato da un tablet. Gli allegati finiscono automaticamente nella cartella dell'attività. Non serve archiviarli separatamente.
Dopo sei mesi il progetto si conclude e il progettista cambia lavoro. Chi ha accesso all'attività apre la relativa cartella. Trova gli allegati dei messaggi e gli screenshot. Vedrà la nota appuntata alla cartella solo se qualcuno l'ha condivisa con lui e ha accesso a quella posizione. Gli serve anche un dettaglio dell'anno scorso, da un altro progetto. Se ha accesso a quel file, lo seleziona dall'elenco dei propri file, dei file condivisi con lui o degli allegati delle proprie attività, poi lo aggiunge a un nuovo messaggio senza cercarlo sul disco.
Domande frequenti
File è incluso nella versione Standard?
No, è un modulo della versione Pro. Trovi i prezzi delle versioni nel listino, in importi IVA esclusa.
Il file caricato nella cartella dello Spazio di lavoro è visibile a tutto il team?
No. Il file è privato e la cartella dello Spazio di lavoro determina con chi puoi condividerlo. Puoi dare accesso a tutti usando la riga «Intero Spazio di lavoro» nella finestra di condivisione. Fanno eccezione le cartelle delle attività e delle chat: un file caricato direttamente lì è visibile a tutti i partecipanti alla discussione.
Quanto può essere grande un file che carico?
Il limite è di 100 MB per file. L'amministratore può anche impostare per ogni persona un limite in gigabyte per il modulo File in Impostazioni → Avanzate → File e spazio. Il limite comprende anche il Cestino. Se il campo è vuoto, non ci sono limiti.
Un file eliminato si può recuperare?
Sì. Dal Cestino puoi ripristinare un file nella posizione originale oppure eliminarlo definitivamente. Il Cestino si svuota automaticamente dopo 30 giorni. Lo spazio occupato dai file nel Cestino viene conteggiato nel limite, quindi svuotarlo libera spazio.
L'Assistente AI può leggere i miei file?
Sì, se li selezioni come fonte di conoscenza della discussione: tutti i «Miei file», una cartella specifica oppure un singolo file. L'Assistente legge il testo dei file TXT, CSV, DOCX, XLSX e PDF. Per immagini e archivi, usa il nome e i metadati per descriverli.
Qualcuno può scaricare un file conoscendone l'indirizzo?
No. L'accesso diretto alla cartella dei file è bloccato. Il download avviene tramite l'applicazione, che verifica i permessi. I nomi dei file sul disco sono casuali e, sull'hosting di destinazione, la connessione usa HTTPS.