Was ist das Modul Dateien in Task Manager?
Dateien sind ein Modul der Variante Pro: eine gemeinsame Festplatte der Anwendung. Ein Dokument liegt bei dem Vorgang, zu dem es gehört, und nicht auf jemandes Desktop. Dateien öffnen Sie über das Ansichtensymbol (Quadrate) in der oberen Leiste - im selben Menü wie Kalender, Board und Notizen.
Sie haben Dokumente, also einen privaten Bereich außerhalb der Arbeitsbereiche, den Ordner jedes Arbeitsbereichs, „Für mich freigegeben“ und den Papierkorb. Im Ordner eines Arbeitsbereichs finden Sie außerdem die Bereiche Aufgaben und Chats. In Dokumente, im Ordner eines Arbeitsbereichs und in einem eigenen Unterordner können Sie eine Notiz erstellen, die an diesem Ort angeheftet wird. Sie erscheint dort im Bereich Notizen. Jede Aufgabe und jeder Chat erhält automatisch einen Ordner mit dem jeweiligen Namen, auch wenn er leer ist. Dieser hat ein anderes Symbol als ein normaler Ordner. Er kann weder gelöscht noch verschoben werden - er bleibt bestehen, solange der Thread existiert.
Eine Datei ist privat. Wenn Sie sie in einen Ordner eines Arbeitsbereichs hochladen, wird sie nicht für das Team sichtbar. Der Ordner dient dazu, Dateien zu organisieren und festzulegen, für wen sie freigegeben werden dürfen. Eine Ausnahme bilden Aufgaben- und Chatordner: Eine Datei, die direkt in einen solchen Ordner hochgeladen wird, ist für alle Teilnehmenden des Threads sichtbar.
Was genau mit einer Datei geschieht
Im Ordner einer Aufgabe oder eines Chats landen alle Anhänge aus dem Thread, auch Dateien, die in Nachrichten gesendet wurden, und in den Text eingebettete Bilder. Eine Zeichnung aus dem Fenster „Zeichnen“ heißt rysunek-data.png, ein eingefügter Screenshot obraz-data.png. Dabei handelt es sich um eine Live-Ansicht, nicht um eine Kopie. Sie können eine solche Datei nicht aus dem Ordner verschieben oder löschen, aber herunterladen, zu den Favoriten hinzufügen oder in Dokumente oder einen anderen ausgewählten Ordner kopieren. Wenn Sie den Anhang aus dem Thread löschen, verschwindet er auch aus dem Ordner.
Sie laden eine Datei hoch, indem Sie sie vom Computer herüberziehen oder auf das Pfeilsymbol in der Ordnerleiste klicken. Das Limit beträgt 100 MB pro Datei. Wenn Sie auf eine Datei klicken, wird die Vorschau anstelle des Ordnerinhalts geöffnet. Bilder und PDFs werden direkt angezeigt. Videos in den Formaten MP4, M4V, MOV, WebM und OGV lassen sich mit Suchlauf und im Vollbild abspielen. Der Film wird nur für den gerade angesehenen Abschnitt geladen. DOCX- und XLSX-Dateien haben eine Textvorschau. Für AVI, MKV, WMV und FLV wird eine Karte mit einer Download-Schaltfläche angezeigt - der Browser kann diese Container nicht abspielen. Mit den Pfeilen ‹ › neben „Zurück“ oder den Tasten ← und → wechseln Sie zwischen den Dateien im Ordner. Auf dem Smartphone werden in der Leiste keine Pfeile angezeigt. Der Zähler zeigt die Position an, zum Beispiel „3 / 8“.
Nur der Eigentümer verwaltet den Zugriff. Mit der Rolle „Nur ansehen“ können Sie eine Datei herunterladen und als Anhang verwenden. Mit „Kann bearbeiten“ können Sie zusätzlich den Namen ändern. Im Freigabefenster gibt es außerdem die Zeile „Gesamter Arbeitsbereich“, mit der Sie dem Team Zugriff geben. Eine gelöschte Datei landet im Papierkorb. Sie können sie wiederherstellen, aber nach 30 Tagen wird der Papierkorb automatisch geleert. Der Ordnerinhalt wird alle halbe Minute und nach der Rückkehr zum Browser-Tab aktualisiert. Die Aktualisierung wird angehalten, wenn ein Menü oder eine Vorschau geöffnet ist oder Sie in ein Textfeld schreiben.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen nicht erneut um den Vertrag bitten, der bereits besprochen wurde. Anhänge, eingefügte Screenshots und die Zeichnung aus der Besprechung bleiben bei der Unterhaltung zu diesem Vorgang.
Sie müssen nicht rätseln, ob eine Datei, die in den Teambereich hochgeladen wurde, für alle sichtbar ist. Außer bei Dateien, die zu Unterhaltungen und Aufgaben hinzugefügt wurden, entscheiden Sie bewusst, wem Sie Zugriff geben - einer einzelnen Person oder dem gesamten Team.
Sie müssen eine Datei nicht erst herunterladen, nur um sie anzusehen oder weiterzuleiten. Sie lesen eine Rechnung, ohne sie herunterzuladen, und hängen eine Datei aus einer Aufgabe an eine Nachricht in einer anderen an, ohne im Ordner „Downloads“ danach suchen zu müssen.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Ein Architekturbüro betreut drei Bauprojekte gleichzeitig. Jedes hat eine eigene Aufgabe und eine Unterhaltung mit dem Kunden: Anmerkungen zum Grundriss, Fotos von der Baustelle, eine überarbeitete PDF-Datei und eine auf dem Tablet eingefügte Zeichnung. Die Anhänge landen automatisch im Aufgabenordner. Sie müssen nicht separat archiviert werden.
Nach einem halben Jahr ist das Bauprojekt abgeschlossen und der Architekt wechselt den Arbeitsplatz. Eine Person mit Zugriff auf die Aufgabe öffnet deren Ordner. Dort findet sie Anhänge aus Nachrichten und Screenshots. Eine am Ordner angeheftete Notiz sieht sie nur, wenn jemand sie für sie freigegeben hat und sie Zugriff auf diesen Bereich hat. Außerdem benötigt sie ein Detail aus einem anderen Projekt vom Vorjahr. Wenn sie Zugriff auf diese Datei hat, wählt sie sie aus der Liste ihrer eigenen Dateien, der für sie freigegebenen Dateien oder der Anhänge aus ihren Aufgaben aus und fügt sie einer neuen Nachricht hinzu - ohne auf dem Datenträger danach suchen zu müssen.
Häufig gestellte Fragen
Ist Dateien in der Variante Standard enthalten?
Nein, das ist ein Modul der Variante Pro. Die Preise der Varianten finden Sie in der Preisliste, in Nettobeträgen.
Kann das ganze Team eine Datei sehen, die in den Ordner eines Arbeitsbereichs hochgeladen wurde?
Nein. Die Datei ist privat, und der Ordner des Arbeitsbereichs legt fest, für wen sie freigegeben werden kann. Zugriff für alle erteilen Sie über die Zeile „Gesamter Arbeitsbereich“ im Freigabefenster. Eine Ausnahme sind Aufgaben- und Chat-Ordner - eine Datei, die direkt dort hochgeladen wird, ist für alle Teilnehmenden des Threads sichtbar.
Wie groß darf eine Datei sein, die ich hochlade?
Das Limit beträgt 100 MB pro Datei. Der Administrator kann außerdem für jede Person ein Limit in Gigabyte für das Modul Dateien unter Einstellungen → Erweitert → Dateien und Speicherplatz festlegen. Das Limit gilt zusammen mit dem Papierkorb. Ein leeres Feld bedeutet, dass es keine Begrenzung gibt.
Lässt sich eine gelöschte Datei wiederherstellen?
Ja. Im Papierkorb können Sie eine Datei an ihren ursprünglichen Speicherort zurücklegen oder endgültig löschen. Der Papierkorb wird nach 30 Tagen automatisch geleert. Der belegte Speicherplatz zählt zum Limit. Wenn Sie den Papierkorb leeren, wird Speicherplatz frei.
Kann der KI-Assistent meine Dateien lesen?
Ja, wenn Sie sie als Wissensquelle für einen Thread auswählen: „Alle meine Dateien“, einen bestimmten Ordner oder eine einzelne Datei. Der Assistent liest die Textebene von TXT-, CSV-, DOCX-, XLSX- und PDF-Dateien. Bilder und Archive beschreibt er anhand ihres Namens und ihrer Metadaten.
Kann jemand eine Datei herunterladen, wenn er ihre Adresse kennt?
Nein. Der direkte Zugriff auf das Dateiverzeichnis ist gesperrt. Der Download erfolgt über die Anwendung, die die Berechtigungen prüft. Die Dateinamen auf dem Datenträger sind zufällig, und auf dem Zielserver wird die Verbindung über HTTPS hergestellt.