Čo je modul Súbory v Task Manageri?
Súbory sú modul variantu Pro: spoločný disk aplikácie. Dokument je uložený pri prípade, ktorého sa týka, nie na niečom pracovnej ploche. Súbory otvoríte ikonou zobrazení (štvorčeky) v hornej lište - v tej istej ponuke ako Kalendár, Nástenka a Poznámky.
Máte Dokumenty, teda súkromný priestor mimo pracovných priestorov, priečinok každého pracovného priestoru, „Zdieľané so mnou“ a Smetný kôš. V priečinku pracovného priestoru nájdete aj sekcie Úlohy a Chaty. V Dokumentoch, priečinku pracovného priestoru a vlastnom podpriečinku môžete vytvoriť poznámku pripnutú k danému miestu. Zobrazí sa tam v sekcii Poznámky. Každá úloha a každý chat automaticky dostane priečinok s vlastným názvom, aj keď je prázdny. Má inú ikonu ako bežný priečinok. Nedá sa odstrániť ani presunúť - existuje dovtedy, kým existuje vlákno.
Súbor je súkromný. Nahratie do priečinka pracovného priestoru ho tímu nesprístupní. Priečinok slúži na usporiadanie súborov a určuje, komu ich môžete sprístupniť. Výnimkou sú priečinky úloh a chatov: súbor nahraný priamo do takéhoto priečinka vidia všetci účastníci vlákna.
Čo presne sa deje so súborom
Do priečinka úlohy alebo chatu sa dostane každá príloha z vlákna vrátane súborov odoslaných v správach a obrázkov vložených do textu. Kresba z okna Kresliť má názov rysunek-data.png a vložená snímka obrazovky - obraz-data.png. Ide o živé zobrazenie, nie o kópiu. Takýto súbor nemôžete z priečinka presunúť ani odstrániť, môžete si ho však stiahnuť, pridať medzi obľúbené alebo skopírovať do Dokumentov či iného vybraného priečinka. Keď odstránite prílohu z vlákna, zmizne aj z priečinka.
Súbor nahráte presunutím z počítača alebo kliknutím na ikonu šípky na paneli priečinka. Limit je 100 MB na súbor. Kliknutím sa otvorí náhľad priamo v obsahu priečinka. Obrázky a PDF sa zobrazujú priamo a videá vo formátoch MP4, M4V, MOV, WebM a OGV sa prehrávajú s možnosťou pretáčania a zobrazenia na celú obrazovku. Film sa načítava len pozeraná časť. Súbory DOCX a XLSX majú textový náhľad. Pri formátoch AVI, MKV, WMV a FLV sa zobrazí karta s tlačidlom na stiahnutie - prehliadač tieto kontajnery neprehrá. Medzi súbormi v priečinku sa presúvate šípkami ‹ › vedľa položky „Späť“ alebo klávesmi ← a →. Na telefóne šípky na paneli nie sú. Počítadlo zobrazuje pozíciu, napríklad „3 / 8“.
Prístup spravuje výhradne vlastník. Rola „Iba na zobrazenie“ umožňuje stiahnuť súbor a použiť ho ako prílohu. Rola „Môže upravovať“ navyše umožňuje zmeniť názov. V okne zdieľania je aj riadok „Celý pracovný priestor“, ktorý sprístupní súbor tímu. Odstránený súbor sa presunie do Smetného koša. Môžete ho obnoviť, ale po 30 dňoch sa Smetný kôš automaticky vyprázdni. Obsah priečinka sa obnovuje každú polminútu a po návrate na kartu prehliadača. Obnovovanie sa pozastaví, keď máte otvorenú ponuku alebo náhľad, prípadne píšete do textového poľa.
Čo získate?
Nemusíte žiadať o opätovné odoslanie zmluvy, o ktorej ste už hovorili. Prílohy, vložené snímky obrazovky a kresba z porady zostávajú pri konverzácii o danej záležitosti.
Nemusíte hádať, či súbor nahraný do tímového priestoru uvidia všetci. Prístup k súborom okrem tých, ktoré boli pridané do konverzácií a úloh, udeľujete vedome - jednej osobe alebo celému tímu.
Súbor nemusíte sťahovať na disk len preto, aby ste si ho pozreli alebo poslali ďalej. Faktúru si prečítate bez sťahovania a súbor z jednej úlohy priložíte k správe v inej úlohe bez hľadania v priečinku Stiahnuté súbory.
Príklad z každodennej práce
Projekčná kancelária realizuje tri projekty naraz. Každý má vlastnú úlohu a konverzáciu s klientom: pripomienky k pôdorysu, fotografie zo stavby, upravené PDF, kresba vložená z tabletu. Prílohy sa do priečinka úlohy ukladajú automaticky. Netreba ich archivovať osobitne.
Po pol roku sa projekt dokončí a projektant zmení prácu. Osoba, ktorá má prístup k úlohe, otvorí jej priečinok. Nájde prílohy zo správ aj snímky obrazovky. Poznámku pripnutú k priečinku uvidí iba vtedy, ak jej ju niekto sprístupní a má prístup k danému miestu. Potrebuje aj detail z minulého roka z iného projektu. Ak má k tomuto súboru prístup, vyberie ho zo zoznamu svojich súborov, súborov, ktoré s ňou niekto zdieľal, alebo príloh z jej úloh a priloží ho k novej správe bez hľadania na disku.
Najčastejšie otázky
Sú Súbory vo variante Standard?
Nie, je to modul variantu Pro. Ceny variantov nájdete v cenníku, v sumách bez DPH.
Vidí celý tím súbor nahraný do priečinka pracovného priestoru?
Nie. Súbor je súkromný a priečinok pracovného priestoru určuje, s kým ho možno zdieľať. Prístup pre všetkých udelíte cez riadok „Celý pracovný priestor“ v okne zdieľania. Výnimkou sú priečinky úloh a chatov - súbor nahraný priamo tam vidia všetci účastníci vlákna.
Aký veľký súbor môžem nahrať?
Limit je 100 MB na súbor. Správca môže tiež nastaviť každému používateľovi limit v gigabajtoch pre modul Súbory v Nastaveniach → Rozšírené → Súbory a priestor. Do limitu sa započítava aj Kôš. Prázdne pole znamená, že obmedzenie nie je nastavené.
Dá sa vymazaný súbor obnoviť?
Áno. Zo smetného koša môžete súbor obnoviť na pôvodné miesto alebo ho natrvalo odstrániť. Smetný kôš sa automaticky vyprázdni po 30 dňoch. Miesto, ktoré zaberá, sa započítava do limitu, takže jeho vyprázdnením uvoľníte miesto.
Môže Asistent AI čítať moje súbory?
Áno, ak ich určíte ako zdroj znalostí vlákna: celé „Všetky moje súbory“, konkrétny priečinok alebo jeden súbor. Asistent číta textovú vrstvu súborov TXT, CSV, DOCX, XLSX a PDF. Obrázky a archívy opisuje na základe názvu a metadát.
Môže si niekto stiahnuť súbor, ak pozná jeho adresu?
Nie. Priamy prístup k adresáru so súbormi je zablokovaný. Sťahovanie prebieha cez aplikáciu, ktorá kontroluje oprávnenia. Názvy súborov na disku sú náhodné a na cieľovom hostingu prebieha pripojenie cez HTTPS.