Mikä on Tiedostot-moduuli Task Managerissa?
Tiedostot on Pro-version ominaisuus: sovelluksen yhteinen levy. Asiakirja on tallennettuna asian yhteyteen, jota se koskee - ei jonkun omalla työpöydällä. Tiedostot avataan ylärivin näkymäkuvakkeesta (neliöt) - samasta valikosta kuin Kalenteri, Taulu ja Muistiinpanot.
Käytössäsi ovat Asiakirjat, eli yksityinen tila Työtilojen ulkopuolella, kunkin Työtilan kansio, ”Jaettu minulle” ja Roskakori. Työtilan kansiosta löydät myös Tehtävät- ja Keskustelut-osiot. Asiakirjoihin, Työtilan kansioon tai omaan alikansioosi voit luoda kyseiseen paikkaan kiinnitetyn muistiinpanon. Se näkyy siellä Muistiinpanot-osiossa. Jokaiselle tehtävälle ja keskustelulle luodaan automaattisesti omalla nimellään varustettu kansio, vaikka se olisi tyhjä. Sen kuvake on erilainen kuin tavallisen kansion. Sitä ei voi poistaa eikä siirtää - se on olemassa niin kauan kuin keskusteluketju on olemassa.
Tiedosto on yksityinen. Sen lataaminen Työtilan kansioon ei näytä sitä tiimille. Kansio auttaa järjestämään tiedostot ja määrittää, kenelle ne voi jakaa. Poikkeuksena ovat tehtävien ja keskustelujen kansiot: suoraan tällaiseen kansioon ladatun tiedoston näkevät kaikki keskusteluketjun osallistujat.
Mitä tiedostolle tarkalleen tapahtuu
Tehtävän tai keskustelun kansioon päätyvät kaikki keskusteluketjun liitteet, myös viesteissä lähetetyt tiedostot ja sisältöön upotetut kuvat. Piirrä-ikkunassa tehty piirros saa nimekseen rysunek-data.png, ja liitetty kuvakaappaus nimekseen obraz-data.png. Kyseessä on reaaliaikainen näkymä, ei kopio. Tällaista tiedostoa ei voi siirtää tai poistaa kansiosta, mutta voit ladata sen, lisätä sen Suosikkeihin tai kopioida Asiakirjoihin tai toiseen valitsemaasi kansioon. Kun poistat liitteen keskusteluketjusta, se katoaa myös kansiosta.
Lataa tiedosto vetämällä se tietokoneeltasi tai käyttämällä kansion palkin nuolikuvaketta. Tiedoston enimmäiskoko on 100 MB. Napsautus avaa esikatselun kansion sisällön tilalle. Kuvat ja PDF-tiedostot näytetään suoraan, ja MP4-, M4V-, MOV-, WebM- ja OGV-videot toistuvat, ja voit kelata niitä sekä katsoa koko näytöllä. Videosta ladataan vain parhaillaan katsottava osa. DOCX- ja XLSX-tiedostoista näytetään tekstiesikatselu. AVI-, MKV-, WMV- ja FLV-tiedostoissa näkyy latauspainikkeen sisältävä kortti - selain ei pysty toistamaan näitä tiedostomuotoja. Voit siirtyä kansion tiedostosta toiseen nuolilla ‹ › ”Takaisin”-tekstin vieressä tai näppäimillä ← ja →. Puhelimessa palkissa ei näy nuolia. Laskuri näyttää sijainnin, esimerkiksi ”3 / 8”.
Käyttöoikeuksia hallinnoi vain omistaja. ”Vain katselu” -roolissa voit ladata tiedoston ja käyttää sitä liitteenä. ”Voi muokata” -roolissa voit lisäksi muuttaa tiedoston nimen. Jakamisikkunassa on myös rivi ”Koko Työtila”, joka antaa käyttöoikeuden tiimille. Poistettu tiedosto siirtyy Roskakoriin. Voit palauttaa sen, mutta Roskakori tyhjentyy automaattisesti 30 päivän kuluttua. Kansion sisältö päivittyy puolen minuutin välein ja kun palaat selaimen välilehdelle. Päivitys keskeytyy, kun valikko tai esikatselu on auki tai kirjoitat tekstikenttään.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse pyytää uudelleen aiemmin käsitellyn sopimuksen lähettämistä. Liitteet, liitetyt kuvakaappaukset ja palaverissa tehty piirros pysyvät kyseistä asiaa koskevan keskustelun yhteydessä.
Sinun ei tarvitse arvailla, näkeekö tiimin tilaan ladatun tiedoston koko tiimi. Keskusteluihin ja tehtäviin lisättyjä tiedostoja lukuun ottamatta annat käyttöoikeuden tietoisesti - yhdelle henkilölle tai koko tiimille.
Sinun ei tarvitse ladata tiedostoa levylle vain katsellaksesi sitä tai lähettääksesi sen eteenpäin. Voit lukea laskun lataamatta sitä ja liittää tiedoston yhdestä tehtävästä toisen tehtävän viestiin etsimättä sitä Lataukset-kansiosta.
Esimerkki arjen työstä
Suunnittelutoimisto toteuttaa samanaikaisesti kolmea hanketta. Jokaisella on oma tehtävänsä ja keskustelunsa asiakkaan kanssa: pohjapiirrosta koskevat huomiot, valokuvat työmaalta, korjattu PDF ja tabletilta liitetty piirros. Liitteet siirtyvät automaattisesti tehtävän kansioon. Niitä ei tarvitse arkistoida erikseen.
Puolen vuoden kuluttua hanke päättyy ja suunnittelija vaihtaa työpaikkaa. Henkilö, jolla on käyttöoikeus tehtävään, avaa sen kansion. Hän löytää viestien liitteet ja kuvakaappaukset. Hän näkee kansioon kiinnitetyn muistiinpanon vain, jos joku jakaa sen hänelle ja hänellä on käyttöoikeus kyseiseen paikkaan. Hän tarvitsee myös viimevuotisen yksityiskohdan toisesta projektista. Jos hänellä on käyttöoikeus tiedostoon, hän valitsee sen omien tiedostojensa, hänelle jaettujen tiedostojen tai omien tehtäviensä liitteiden luettelosta ja liittää sen sitten uuteen viestiin etsimättä sitä levyltä.
Usein kysytyt kysymykset
Kuuluuko Tiedostot Standard-versioon?
Ei, se on Pro-version moduuli. Versioiden hinnat löydät hinnoittelusta, alv 0 %.
Näkeekö koko tiimi Työtilan kansioon ladatun tiedoston?
Ei. Tiedosto on yksityinen, ja Työtilan kansio määrittää, kenelle sen voi jakaa. Voit antaa kaikille käyttöoikeuden jakamisikkunan ”Koko Työtila” -riviltä. Poikkeuksena ovat Tehtävien ja Keskustelujen kansiot - suoraan niihin ladatut tiedostot näkyvät kaikille viestiketjun osallistujille.
Kuinka suuren tiedoston voin ladata?
Yhden tiedoston enimmäiskoko on 100 MB. Ylläpitäjä voi myös asettaa kullekin henkilölle gigatavuina ilmaistun rajan Tiedostot-moduulille kohdassa Asetukset → Lisäasetukset → Tiedostot ja tila. Roskakorissa olevat tiedostot lasketaan mukaan rajaan. Tyhjä kenttä tarkoittaa, ettei rajoitusta ole.
Voiko poistetun tiedoston palauttaa?
Kyllä. Roskakorista voit palauttaa tiedoston alkuperäiseen paikkaansa tai poistaa sen pysyvästi. Roskakori tyhjentyy automaattisesti 30 päivän kuluttua. Sen viemä tila lasketaan mukaan kiintiöön, joten tyhjentämällä sen vapautat tilaa.
Voiko AI-avustaja lukea tiedostojani?
Kyllä, jos valitset ne keskusteluketjun tietolähteeksi: kaikki kohteesta ”Kaikki tiedostoni”, tietyn kansion tai yksittäisen tiedoston. Avustaja lukee TXT-, CSV-, DOCX-, XLSX- ja PDF-tiedostojen tekstisisällön. Kuvia ja arkistoja se kuvailee nimen ja metatietojen perusteella.
Voiko joku ladata tiedoston, jos hän tietää sen osoitteen?
Ei. Suora pääsy tiedostohakemistoon on estetty. Lataus tapahtuu sovelluksen kautta, joka tarkistaa käyttöoikeudet. Levylle tallennettujen tiedostojen nimet ovat satunnaisia, ja varsinaisella palvelimella yhteys toimii HTTPS-yhteyden kautta.