¿Qué es el módulo Archivos en Task Manager?
Archivos es un módulo de la variante Pro: el disco compartido de la aplicación. El documento se guarda junto al asunto al que pertenece, no en el escritorio de alguien. Abres Archivos con el icono de vistas (cuadrados) de la barra superior - en el mismo menú que Calendario, Tablero y Notas.
Tienes Documentos, un espacio privado fuera de los Espacios de trabajo, la carpeta de cada Espacio de trabajo, «Compartido conmigo» y la Papelera. En la carpeta del Espacio de trabajo también encontrarás las secciones Tareas y Chats. En Documentos, en la carpeta del Espacio de trabajo y en una subcarpeta propia puedes crear una nota vinculada a esa ubicación. Aparecerá allí, en la sección Notas. Cada tarea y cada chat tiene automáticamente una carpeta con su nombre, aunque esté vacía. Su icono es distinto del de una carpeta normal. No se puede eliminar ni mover: existe mientras exista el hilo.
El archivo es privado. Subirlo a la carpeta de un Espacio de trabajo no lo muestra al equipo. La carpeta sirve para organizar los archivos y determinar con quién se pueden compartir. La excepción son las carpetas de tareas y chats: todos los participantes del hilo pueden ver los archivos que se suben directamente a ellas.
Qué ocurre exactamente con un archivo
En la carpeta de una tarea o un chat se guarda cada archivo adjunto del hilo, incluidos los archivos enviados en mensajes y las imágenes insertadas en el contenido. Un dibujo de la ventana Dibujar se llama rysunek-data.png, y una captura de pantalla pegada, obraz-data.png. Es una vista en directo, no una copia. No puedes mover ni eliminar ese archivo de la carpeta, pero puedes descargarlo, añadirlo a Favoritos o copiarlo a Documentos o a otra carpeta que elijas. Si eliminas el archivo adjunto del hilo, también desaparece de la carpeta.
Puedes subir un archivo arrastrándolo desde el ordenador o usando el icono de la flecha en la barra de la carpeta. El límite es de 100 MB por archivo. Al hacer clic, se abre una vista previa en el contenido de la carpeta. Las imágenes y los PDF se muestran directamente, y los vídeos en MP4, M4V, MOV, WebM y OGV se reproducen con controles de avance y pantalla completa. El vídeo solo carga el fragmento que estás viendo. Los archivos DOCX y XLSX tienen una vista previa de texto. Para AVI, MKV, WMV y FLV se muestra una tarjeta con un botón de descarga: el navegador no puede reproducir estos formatos. Puedes pasar de un archivo a otro de la carpeta con las flechas ‹ › junto a «Atrás» o con las teclas ← y →. En el móvil no se muestran las flechas de la barra. El contador indica la posición, por ejemplo, «3 / 8».
Solo el propietario gestiona el acceso. El rol «Solo lectura» permite descargar el archivo y usarlo como adjunto. «Puede editar» también permite cambiar el nombre. En la ventana para compartir hay además una fila «Todo el Espacio de trabajo», que da acceso al equipo. Los archivos eliminados van a la Papelera. Puedes restaurarlos, pero la Papelera se vacía automáticamente al cabo de 30 días. El contenido de la carpeta se actualiza cada medio minuto y al volver a la pestaña del navegador. La actualización se pausa cuando tienes abierto un menú o una vista previa, o cuando escribes en un campo de texto.
¿Qué ganas?
No tienes que pedir que vuelvan a enviar el contrato del que hablasteis antes. Los archivos adjuntos, las capturas pegadas y el dibujo de la reunión quedan junto a la conversación sobre ese asunto.
No tienes que adivinar si todo el mundo verá un archivo que subas al espacio del equipo. Salvo los archivos añadidos a conversaciones y tareas, eres tú quien decide compartir el acceso, con una persona o con todo el equipo.
No tienes que descargar un archivo al disco solo para verlo o reenviarlo. Puedes leer una factura sin descargarla y adjuntar a un mensaje de otra tarea un archivo de una tarea sin buscarlo en la carpeta Descargas.
Ejemplo del trabajo diario
Un estudio de arquitectura lleva tres proyectos a la vez. Cada uno tiene su tarea y una conversación con el cliente: comentarios sobre el plano, fotos de la obra, un PDF corregido y un dibujo pegado desde una tableta. Los archivos adjuntos llegan automáticamente a la carpeta de la tarea. No hace falta archivarlos por separado.
Al cabo de medio año, el proyecto termina y el diseñador cambia de trabajo. La persona que tiene acceso a la tarea abre su carpeta. Encuentra los archivos adjuntos de los mensajes y las capturas de pantalla. Solo verá la nota vinculada a la carpeta si alguien la comparte con ella y tiene acceso a esa ubicación. También necesita un detalle del año pasado de otro proyecto. Si tiene acceso a ese archivo, lo selecciona de la lista de sus archivos, los archivos compartidos con ella o los archivos adjuntos de sus tareas y lo añade a un mensaje nuevo, sin tener que buscarlo en el disco.
Preguntas frecuentes
¿Archivos está incluido en el plan Standard?
No, es un módulo del plan Pro. Encontrarás los precios de los planes en la tabla de precios, en importes netos.
¿Puede todo el equipo ver un archivo subido a la carpeta del Espacio de trabajo?
No. El archivo es privado, y la carpeta del Espacio de trabajo determina con quién puedes compartirlo. Puedes dar acceso a todos mediante la fila «Todo el Espacio de trabajo» en la ventana para compartir. La excepción son las carpetas de tareas y chats: todos los participantes del hilo pueden ver los archivos que se suben directamente allí.
¿Qué tamaño puede tener un archivo que suba?
El límite es de 100 MB por archivo. El administrador también puede establecer para cada persona un límite en gigabytes para el módulo Archivos en Ajustes → Avanzado → Archivos y espacio. El límite incluye también la Papelera. Si el campo está vacío, no hay límite.
¿Se puede recuperar un archivo eliminado?
Sí. Desde la Papelera puedes restaurar un archivo a su ubicación original o eliminarlo definitivamente. La Papelera se vacía automáticamente al cabo de 30 días. El espacio que ocupa cuenta para el límite, así que vaciarla libera espacio.
¿Puede el Asistente de IA leer mis archivos?
Sí, si los indicas como fuente de conocimiento del hilo: «Todos mis archivos», una carpeta concreta o un archivo individual. El asistente lee el contenido textual de archivos TXT, CSV, DOCX, XLSX y PDF. Describe las imágenes y los archivos comprimidos basándose en el nombre y los metadatos.
¿Alguien puede descargar un archivo si conoce su dirección?
No. El acceso directo al directorio de archivos está bloqueado. Las descargas se realizan a través de la aplicación, que comprueba los permisos. Los nombres de los archivos en el disco son aleatorios y, en el servidor de destino, la conexión se realiza mediante HTTPS.