O que é o módulo Ficheiros no Task Manager?
Ficheiros é um módulo da variante Pro: um disco partilhado da aplicação. O documento fica junto ao assunto a que diz respeito, e não no ambiente de trabalho de alguém. Abre os Ficheiros através do ícone de vistas (quadrados) na barra superior - no mesmo menu que Calendário, Quadro e Notas.
Tem Documentos, um espaço privado fora dos workspaces, a pasta de cada workspace, «Partilhados comigo» e a Reciclagem. Na pasta do workspace também encontra as secções Tarefas e Conversas. Em Documentos, na pasta do workspace e numa subpasta sua, pode criar uma nota afixada nesse local. Aparecerá aí na secção Notas. Cada tarefa e cada conversa recebe automaticamente uma pasta com o respetivo nome, mesmo que esteja vazia. Tem um ícone diferente do de uma pasta normal. Não pode ser eliminada nem movida - existe enquanto existir a conversa.
O ficheiro é privado. Carregá-lo para uma pasta do workspace não o torna visível para a equipa. A pasta organiza os ficheiros e define com quem podem ser partilhados. A exceção são as pastas de tarefas e conversas: o ficheiro carregado diretamente para uma dessas pastas fica visível para todos os participantes da conversa.
O que acontece exatamente ao ficheiro
Todos os anexos de uma conversa vão para a pasta da tarefa ou da conversa, incluindo ficheiros enviados em mensagens e imagens incorporadas no conteúdo. Um desenho criado na janela Desenhar tem o nome rysunek-data.png, e uma captura de ecrã colada - obraz-data.png. É uma vista em tempo real, não uma cópia. Não pode mover nem eliminar esse ficheiro da pasta, mas pode descarregá-lo, adicioná-lo aos Favoritos ou copiá-lo para Documentos ou para outra pasta à sua escolha. Quando elimina o anexo da conversa, também desaparece da pasta.
Pode carregar um ficheiro arrastando-o do computador ou usando o ícone da seta na barra da pasta. O limite é de 100 MB por ficheiro. Ao clicar, abre-se uma pré-visualização no espaço do conteúdo da pasta. As imagens e os PDF são apresentados diretamente, e os vídeos em MP4, M4V, MOV, WebM e OGV são reproduzidos com controlos de procura e ecrã inteiro. O vídeo só carrega a parte que está a ver. Os ficheiros DOCX e XLSX têm uma pré-visualização de texto. Para AVI, MKV, WMV e FLV, é apresentado um cartão com um botão de transferência - o navegador não consegue reproduzir estes formatos. Pode percorrer os ficheiros da pasta com as setas ‹ › junto de «Voltar» ou com as teclas ← e →. No telemóvel, as setas não aparecem na barra. O contador mostra a posição, por exemplo, «3 / 8».
O acesso é gerido exclusivamente pelo proprietário. A função «Apenas leitura» permite descarregar o ficheiro e usá-lo como anexo. «Pode editar» também permite alterar o nome. Na janela de partilha, há ainda a opção «Workspace inteiro», que dá acesso à equipa. Um ficheiro eliminado vai para a Reciclagem. Pode restaurá-lo, mas a Reciclagem esvazia-se automaticamente após 30 dias. O conteúdo da pasta é atualizado a cada meio minuto e quando regressa ao separador do navegador. A atualização é suspensa quando tem um menu ou uma pré-visualização abertos ou quando está a escrever num campo de texto.
O que ganha?
Não precisa de pedir novamente o envio do contrato de que falaram antes. Os anexos, as capturas de ecrã coladas e o desenho feito na reunião ficam junto da conversa sobre esse assunto.
Não precisa de adivinhar se todos conseguem ver um ficheiro carregado para o espaço da equipa. À exceção dos ficheiros adicionados a conversas e tarefas, o acesso é concedido deliberadamente - a uma pessoa ou a toda a equipa.
Não precisa de descarregar um ficheiro para o disco só para o ver ou reencaminhar. Pode consultar uma fatura sem a descarregar e anexar a uma mensagem de outra tarefa um ficheiro de uma tarefa sem o procurar na pasta Transferências.
Exemplo do trabalho diário
Um gabinete de arquitetura está a acompanhar três projetos ao mesmo tempo. Cada um tem a sua tarefa e conversa com o cliente: comentários sobre a planta, fotografias da obra, um PDF revisto, um desenho colado a partir do tablet. Os anexos vão automaticamente para a pasta da tarefa. Não é preciso arquivá-los separadamente.
Ao fim de seis meses, o projeto fica concluído e o arquiteto muda de emprego. A pessoa com acesso à tarefa abre a respetiva pasta. Encontra os anexos das mensagens e as capturas de ecrã. Só verá a nota afixada à pasta se alguém a partilhar consigo e se tiver acesso a esse local. Também precisa de um pormenor do ano passado, de outro projeto. Se tiver acesso a esse ficheiro, seleciona-o na lista dos seus ficheiros, dos ficheiros partilhados consigo ou dos anexos das suas tarefas e, em seguida, anexa-o a uma nova mensagem sem ter de o procurar no disco.
Perguntas mais frequentes
Os Ficheiros estão na variante Standard?
Não, é um módulo da variante Pro. Encontra os preços das variantes no tarifário, em valores sem IVA.
Um ficheiro carregado para a pasta do workspace fica visível para toda a equipa?
Não. O ficheiro é privado e a pasta do workspace determina com quem o podes partilhar. Podes conceder acesso a todos através da linha «Workspace inteiro» na janela de partilha. A exceção são as pastas de tarefas e conversas - todos os participantes do tópico veem os ficheiros carregados diretamente nessas pastas.
Qual é o tamanho máximo de um ficheiro que posso carregar?
O limite é de 100 MB por ficheiro. O administrador também pode definir para cada pessoa um limite em gigabytes para o módulo Ficheiros, em Definições → Avançadas → Ficheiros e espaço. O limite inclui o Lixo. Um campo vazio significa que não há limite.
Um ficheiro eliminado pode ser recuperado?
Sim. Na Reciclagem, pode restaurar o ficheiro para a localização original ou eliminá-lo permanentemente. A Reciclagem esvazia-se automaticamente após 30 dias. O espaço que ocupa conta para o limite, por isso esvaziá-la liberta espaço.
O Assistente de IA pode ler os meus ficheiros?
Sim, se os indicar como fonte de conhecimento da conversa: «Todos os meus ficheiros», uma pasta específica ou um ficheiro individual. O Assistente lê a camada de texto dos ficheiros TXT, CSV, DOCX, XLSX e PDF. Descreve imagens e arquivos com base no nome e nos metadados.
Alguém pode descarregar um ficheiro se souber o respetivo endereço?
Não. O acesso direto ao diretório dos ficheiros está bloqueado. A transferência é feita através da aplicação, que verifica as permissões. Os nomes dos ficheiros no disco são aleatórios e, no alojamento de destino, a ligação é feita por HTTPS.