Qu'est-ce que le module Fichiers dans Task Manager ?
Fichiers est un module de la variante Pro : le disque partagé de l'application. Un document se trouve rattaché à l'affaire qu'il concerne, et non sur le bureau de quelqu'un. Vous ouvrez Fichiers via l'icône des vues (carrés) dans la barre supérieure - dans le même menu que Calendrier, Tableau et Notes.
Vous disposez de Documents, un espace privé en dehors des Espaces de travail, du dossier de chaque Espace de travail, de « Partagés avec moi » et de la Corbeille. Dans le dossier d’un Espace de travail, vous trouverez également les sections Tâches et Discussions. Dans Documents, dans le dossier d’un Espace de travail et dans votre propre sous-dossier, vous pouvez créer une note épinglée à cet emplacement. Elle apparaîtra dans la section Notes. Chaque tâche et chaque discussion dispose automatiquement d’un dossier à son nom, même s’il est vide. Son icône diffère de celle d’un dossier classique. Vous ne pouvez ni le supprimer ni le déplacer : il existe tant que le fil de discussion existe.
Un fichier est privé. Le déposer dans le dossier d’un Espace de travail ne le rend pas visible à l’équipe. Le dossier sert à organiser les fichiers et à définir avec qui vous pouvez les partager. Exception : les fichiers déposés directement dans les dossiers de tâches et de discussions sont visibles par tous les participants du fil de discussion.
Ce qui se passe exactement avec un fichier
Chaque pièce jointe du fil de discussion se retrouve dans le dossier de la tâche ou de la discussion, y compris les fichiers envoyés dans les messages et les images intégrées au contenu. Un dessin créé dans la fenêtre Dessiner porte le nom rysunek-data.png, et une capture d’écran collée, obraz-data.png. Il s’agit d’une vue en direct, pas d’une copie. Vous ne pouvez pas déplacer ni supprimer ce type de fichier depuis le dossier, mais vous pouvez le télécharger, l’ajouter aux Favoris ou le copier dans Documents ou dans un autre dossier de votre choix. Si vous supprimez la pièce jointe du fil de discussion, elle disparaît aussi du dossier.
Déposez un fichier en le faisant glisser depuis votre ordinateur ou en cliquant sur l’icône en forme de flèche dans la barre du dossier. La limite est de 100 MB par fichier. Un clic ouvre l’aperçu à la place du contenu du dossier. Les images et les PDF s’affichent directement. Les vidéos aux formats MP4, M4V, MOV, WebM et OGV sont lues avec possibilité de naviguer dans la vidéo et de passer en plein écran. La vidéo est chargée au fur et à mesure de la lecture. Les fichiers DOCX et XLSX disposent d’un aperçu textuel. Les formats AVI, MKV, WMV et FLV affichent une fiche avec un bouton de téléchargement - les navigateurs ne peuvent pas lire ces conteneurs. Pour passer d’un fichier à l’autre dans le dossier, utilisez les flèches ‹ › à côté de « Retour » ou les touches ← et →. Les flèches de la barre ne sont pas disponibles sur téléphone. Le compteur indique votre position, par exemple « 3 / 8 ».
Seul le propriétaire gère les accès. Le rôle « Lecture seule » permet de télécharger le fichier et de l’utiliser comme pièce jointe. Le rôle « Peut modifier » permet aussi d’en changer le nom. La fenêtre de partage contient également une ligne « Tout l’Espace de travail », qui donne accès à l’équipe. Un fichier supprimé est placé dans la Corbeille. Vous pouvez le restaurer, mais la Corbeille se vide automatiquement au bout de 30 jours. Le contenu du dossier s’actualise toutes les 30 secondes et lorsque vous revenez sur l’onglet du navigateur. L’actualisation est suspendue si un menu ou un aperçu est ouvert, ou si vous saisissez du texte dans un champ.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas besoin de demander à nouveau le contrat dont vous avez parlé précédemment. Les pièces jointes, les captures d’écran collées et le dessin réalisé pendant la réunion restent associés à la discussion sur ce sujet.
Vous n’avez pas à vous demander si tout le monde verra un fichier déposé dans l’espace de l’équipe. À l’exception des fichiers ajoutés aux discussions et aux tâches, vous choisissez explicitement de donner accès à une personne ou à toute l’équipe.
Vous n’avez pas besoin de télécharger un fichier sur votre disque uniquement pour le consulter ou le transférer. Vous pouvez lire une facture sans la télécharger et joindre à un message dans une autre tâche un fichier provenant d’une tâche, sans le chercher dans le dossier Téléchargements.
Exemple du quotidien
Un cabinet d’architecture gère trois projets à la fois. Chacun a sa tâche et sa discussion avec le client : remarques sur le plan, photos du chantier, PDF corrigé, dessin réalisé sur une tablette. Les pièces jointes sont automatiquement placées dans le dossier de la tâche. Pas besoin de les archiver séparément.
Au bout de six mois, le projet est terminé et le concepteur change d’emploi. La personne qui a accès à la tâche ouvre son dossier. Elle y retrouve les pièces jointes des messages et les captures d’écran. Elle ne verra la note épinglée au dossier que si quelqu’un la lui partage et si elle a accès à cet emplacement. Elle a aussi besoin d’un détail de l’année dernière provenant d’un autre projet. Si elle a accès à ce fichier, elle le sélectionne dans la liste de ses fichiers, des fichiers partagés avec elle ou des pièces jointes de ses tâches, puis l’ajoute à un nouveau message sans le chercher sur le disque.
Questions fréquentes
Les Fichiers font-ils partie de la formule Standard ?
Non, c'est un module de la formule Pro. Vous trouverez les prix des formules dans le tarif, en montants HT.
Toute l’équipe peut-elle voir un fichier ajouté au dossier d’un Espace de travail ?
Non. Le fichier est privé, et le dossier de l’Espace de travail détermine avec qui vous pouvez le partager. Pour donner l’accès à tout le monde, utilisez la ligne « Tout l’Espace de travail » dans la fenêtre de partage. Les dossiers de tâches et de discussions font exception : tout fichier ajouté directement à l’un d’eux est visible par toutes les personnes qui participent au fil de discussion.
Quelle est la taille maximale d’un fichier que je peux importer ?
La limite est de 100 MB par fichier. L’administrateur peut également définir pour chaque personne une limite en gigaoctets pour le module Fichiers, dans Paramètres → Avancé → Fichiers et espace. La corbeille est comprise dans le calcul. Un champ vide signifie qu’il n’y a pas de limite.
Un fichier supprimé peut-il être récupéré ?
Oui. Depuis la Corbeille, vous pouvez restaurer un fichier à son emplacement d’origine ou le supprimer définitivement. La Corbeille se vide automatiquement au bout de 30 jours. L’espace qu’elle occupe est comptabilisé dans votre limite de stockage : la vider libère donc de l’espace.
L’Assistant IA peut-il lire mes fichiers ?
Oui, si vous les désignez comme source de connaissances pour le fil de discussion : « Tous mes fichiers », un dossier précis ou un fichier individuel. L’Assistant lit le contenu textuel des fichiers TXT, CSV, DOCX, XLSX et PDF. Il décrit les images et les archives à partir de leur nom et de leurs métadonnées.
Quelqu’un peut-il télécharger un fichier s’il en connaît l’adresse ?
Non. L’accès direct au répertoire des fichiers est bloqué. Le téléchargement passe par l’application, qui vérifie les autorisations. Les noms des fichiers sur le disque sont aléatoires et, sur l’hébergement de destination, la connexion utilise HTTPS.