Co je úkol v Task Manageru?
Úkol v Task Manageru je jedno vlákno pro zadání, termín, osoby a komunikaci o práci. Když se grafik zeptá, jestli má být logo vlevo, odpověď zůstane pod popisem úkolu. O dva týdny později ji nemusíte hledat ve schránce.
Úkol má předmět (povinný, do 255 znaků), popis v textovém editoru, prioritu - normální nebo vysoká - termín s volitelným časem, seznam přiřazených osob a stav. Stav úkolu je „Bez stavu“, „Probíhá“, „Hotovo“ nebo „Zrušeno“. Do popisu se vejde seznam úkolů, blok kódu nebo ručně kreslený náčrt. Kresba vložená do zprávy ve vlákně se zároveň uloží do Souborů úkolu; kresba přímo v popisu zůstane pouze v popisu.
U každé osoby vybrané v poli „Přiřadit uživatele“, v režimu „Vybrané“, jsou tři přepínače: „Administrátor“, „Změna stavu“ a „Pozorovatel“. Administrátor úkolu ho může upravovat a mazat. Pozorovatel vidí úkol a konverzaci, může psát ve vlákně, ale nemění stav ani obsah úkolu. Zapnutí „Pozorovatele“ vypne a zešedne oba zbývající přepínače. Pozorovatelem nemůže být autor úkolu ani administrátor pracovního prostoru.
Štítek „(upraveno)“ se zobrazí pouze po změně názvu nebo popisu. Posunutí termínu, změna priority ani přidání osoby ho nezapne. Označuje tedy změnu obsahu, nikoli libovolnou změnu úkolu.
Jak vypadá úkol uvnitř?
Otevřený úkol je vidět v pravém sloupci vedle seznamu úkolů. Nahoře je karta s autorem a názvem. Pod názvem je stav, slovně popsaný termín („za 2 dny“ spolu s datem) a priorita. Níže se zobrazuje konverzace. Příspěvky stejné osoby z posledních 15 minut se seskupují pod jedním záhlavím. Jednotlivé dny oddělují předěly „Dnes“, „Včera“ a datum.
Avatary v záhlaví úkolu ukazují jen osoby, které ho řeší. Po kliknutí má seznam nejprve tyto osoby s poznámkou „Administrátor“ nebo „Mění stav“. Níže je sbalená, zešedlá sekce „Sledují“ a na konci „Mají také přístup“ - administrátoři, kteří úkol vidí díky své roli.
Změny parametrů se ve vlákně ukládají jako vystředěné pilulky s časem. Týká se to změny stavu, termínu, priority a názvu i přidání nebo odebrání osoby. Při změně termínu je vidět předchozí hodnota. Můžete zjistit, kdo a kdy ho přesunul z úterý na pátek. Změna popisu takový záznam nevytvoří - nový obsah je na kartě.
Barva termínu funguje stejně v seznamu, na tabuli, v kalendáři i na kartě. Červená znamená, že datum a čas už uplynuly. Modrá - že termín připadá na dnešek a ještě neuplynul. Zelená se týká následujících dnů. Pokud není zadaný čas, úkol je „na dnešek“ celý den a zčervená až následující den. Dokončené a zrušené úkoly mají šedý štítek i po termínu.
Úkol, který sledujete, má na seznamu, Tabuli a v panelu Seznam kalendáře ikonu oka. Nepočítá se do „Po termínu“, „Na dnes“ a „V termínu“, nepřichází do připomenutí termínů ani do denního souhrnu úkolů a AI asistent ho neuvádí jako úkol ke splnění. Pozorovatel dostává oznámení jen při zmínkách o sobě a počítadlo nepřečtených zpráv v úkolu funguje jako obvykle.
Seznam úkolů můžete odškrtávat přímo na kartě, aniž byste museli přejít do úprav a mít oprávnění k úpravám úkolu. Pod seznamem se průběžně doplňuje ukazatel průběhu, například „2 ze 3 hotovo“. U odškrtnuté položky je vidět malý avatar osoby, která ji označila. Po najetí se zobrazí bublina s jejím jménem, příjmením a datem.
Co získáte?
Nemusíte si zpětně vybavovat, na čem jste se dohodli. Když klient tvrdí, že termín byl v úterý, nemusíte prohledávat chaty a schránku. V konverzaci o úkolu vidíte předchozí datum i to, kdo ho změnil.
Nemusíte se každé ráno ptát týmu, co je v ohrožení. Barva termínu ukazuje všem totéž v seznamu, na tabuli i v kalendáři. Uzavřené záležitosti nestraší červenou, takže snáze uvidíte ty opožděné.
Nemusíte se všech ptát na postup práce rozdělené do etap. Vidíte, kolik bodů je hotových a kdo je odškrtl. Můžete se obrátit na správnou osobu místo toho, abyste psali celému týmu.
Příklad z každodenní práce
Agentura připravuje pro klienta kampaň. Úkol „Kreativy na září“ má termín v pátek ve 14:00, vysokou prioritu a tři přiřazené osoby: grafika, copywritera a account manažera. V popisu je seznam úkolů pro pět formátů.
Ve čtvrtek klient pošle připomínky. Správce vloží snímek obrazovky ze schránky do textu zprávy. Zvlášť zakreslí úpravu v okně „Nakreslit“ a vloží obrázek do zprávy ve vlákně úkolu. Obrázek se uloží také do Soubory ve složce úkolu. Grafik odškrtává hotové formáty. Ukazatel zobrazuje průběh - tři z pěti položek jsou odškrtnuté - a tým vidí, že termín 14:00 nestihne. Správce přesune termín na pondělí. Ve vlákně se objeví štítek s předchozím datem.
V pondělí si nikdo nemusí tuto historii zpětně vybavovat. Dotaz, úprava i změna termínu zůstávají v jednom vlákně.
Nejčastější dotazy
Lze k úkolu přiřadit více osob?
Ano. K úkolu lze přiřadit více osob a každá ho uvidí na svém seznamu. Tvůrce úkolu v něm zůstává vždy. Lze také zvolit možnost „Všechny osoby v pracovním prostoru“ - je ve formuláři ve výchozím nastavení zaškrtnutá a přiřazuje úkol všem aktivním osobám s přístupem do tohoto prostoru jako řešitelům s právem měnit stav. Role u jednotlivých osob, včetně pozorovatele, nastavujete v režimu „Vybrané“.
Mohu někoho přidat jen pro náhled?
Ano. V poli „Přiřadit uživatele“, v režimu „Vybrané“, u dané osoby zapnete přepínač „Pozorovatel“. Pozorovatel vidí úkol a konverzaci, může psát ve vlákně, ale nemění stav ani obsah úkolu a dostává oznámení jen při zmínkách o sobě. Sledovaný úkol má na seznamu ikonu oka a nepočítá se do „Po termínu“, „Na dnes“ ani „V termínu“. Položka „Sledované úkoly“ v nabídce „Zobrazit pouze“ je ve výchozím nastavení zaškrtnutá a její zrušení skryje ze seznamu jen úkoly, které sledujete.
Je u úkolu vidět, kdo změnil termín?
Ano. Změna termínu se zaznamená ve vlákně spolu s předchozí hodnotou a časem změny. Je vidět, kdo termín posunul. Stejně se zaznamenávají změny stavu, priority a názvu i přidání a odebrání osob.
Co se stane, když má termín úkolu datum bez času?
Úkol s termínem bez času se po celý den daného termínu považuje za úkol „na dnešek“. Červené označení se zobrazí až následující den. Pokud zadáte čas, úkol se zpozdí po jeho uplynutí.
Lze úkol skrýt bez jeho odstranění?
Ano. Úkol lze archivovat. Zmizí z hlavního seznamu, ale můžete ho obnovit. Odstranění je samostatná operace, která vyžaduje potvrzení názvem úkolu.