Čo je úloha v Task Manageri?
Úloha v Task Manageri je jedno vlákno pre zadanie, termín, ľudí a diskusiu o práci. Keď sa grafik opýta, či má byť logo vľavo, odpoveď zostane pod opisom úlohy. O dva týždne ju nebude treba hľadať v schránke.
Úloha má predmet (povinný, do 255 znakov), popis v textovom editore, prioritu - normálnu alebo vysokú - termín s voliteľným časom, zoznam priradených osôb a stav. Stav úlohy je „Bez stavu“, „Prebieha“, „Hotovo“ alebo „Zrušené“. Do popisu vložíte kontrolný zoznam, blok kódu alebo ručný náčrt. Kresba vložená do správy vo vlákne sa zároveň objaví v Súboroch úlohy; kresba priamo v popise zostane iba v popise.
Pri každej osobe vybranej v poli „Priradiť používateľov“, v režime „Vybrané“, sú tri prepínače: „Administrátor“, „Zmena stavu“ a „Pozorovateľ“. Administrátor úlohy ju môže upravovať a mazať. Pozorovateľ vidí úlohu a konverzáciu, môže písať vo vlákne, ale nemení stav ani obsah úlohy. Zapnutie „Pozorovateľa“ vypne a vyšedí zvyšné dva prepínače. Pozorovateľom nemôže byť autor úlohy ani administrátor pracovného priestoru.
Štítok „(upravené)“ sa zobrazí iba po zmene témy alebo opisu. Posunutie termínu, zmena priority ani pridanie osoby ho nezobrazia. Označuje teda zmenu obsahu, nie ľubovoľnú zmenu úlohy.
Ako vyzerá úloha zvnútra?
Otvorenú úlohu vidíte v pravom stĺpci vedľa zoznamu úloh. Navrchu je karta s autorom a názvom. Pod názvom vidíte stav, slovne opísaný termín („o 2 dni“ spolu s dátumom) a prioritu. Nižšie je konverzácia. Príspevky tej istej osoby z posledných 15 minút sa zoskupujú pod jedným nadpisom. Jednotlivé dni oddeľujú označenia „Dnes“, „Včera“ a dátum.
Avatary v hlavičke úlohy zobrazujú len osoby, ktoré ju vykonávajú. Po kliknutí má zoznam najprv tieto osoby, s poznámkami „Administrátor“ alebo „Mení stav“. Nižšie je zbalená, vyšedená sekcia „Sledujú“ a na konci „Majú tiež prístup“ - administrátori, ktorí vidia úlohu na základe svojej role.
Zmeny parametrov sa vo vlákne ukladajú ako vycentrované pilulky s časom. Týka sa to zmeny stavu, termínu, priority a názvu, ako aj pridania alebo odobratia osoby. Pri zmene termínu vidíte predchádzajúcu hodnotu. Môžete si overiť, kto a kedy ho posunul z utorka na piatok. Zmena opisu takýto záznam nevytvorí - nový obsah je na karte.
Farba termínu funguje rovnako v zozname, na nástenke, v kalendári aj na karte. Červená znamená, že dátum a čas už uplynuli. Modrá znamená, že termín pripadá na dnešok a ešte neuplynul. Zelená sa používa pre nasledujúce dni. Ak nie je zadaný čas, úloha je „na dnes“ počas celého dňa a na červeno sa zmení až nasledujúci deň. Dokončené a zrušené úlohy majú sivý štítok aj po termíne.
Úloha, ktorú sledujete, má na zozname, Nástenke a v paneli Zoznam kalendára ikonu oka. Nepočíta sa do „Po termíne“, „Na dnes“ a „V termíne“, nedostáva sa do pripomienok o termínoch ani do denného prehľadu úloh a Asistent AI ju neuvádza ako úlohu na vykonanie. Pozorovateľ dostáva oznámenia len o zmienkach o sebe, pričom počítadlo neprečítaných správ v úlohe funguje ako zvyčajne.
Kontrolný zoznam odškrtávate priamo na karte, bez otvorenia úpravy a bez oprávnenia upravovať úlohu. Pod zoznamom sa postupne zapĺňa indikátor priebehu, napríklad „2 z 3 hotové“. Pri odškrtnutej položke vidíte miniatúrny avatar osoby, ktorá ju označila. Po prejdení kurzorom sa zobrazí bublina s jej menom, priezviskom a dátumom.
Čo získate?
Nemusíte si spätne vybavovať, na čom ste sa dohodli. Keď klient tvrdí, že termín bol v utorok, nemusíte prehľadávať chaty a poštu. V konverzácii o úlohe vidíte predchádzajúci dátum aj to, kto ho zmenil.
Nemusíte sa každé ráno pýtať tímu, čo je ohrozené. Farba termínu ukazuje všetkým to isté v zozname, na nástenke aj v kalendári. Uzavreté záležitosti nesvietia na červeno, takže oneskorené úlohy ľahšie zbadáte.
Nemusíte sa všetkých pýtať na priebeh práce rozdelenej na etapy. Vidíte, koľko bodov je hotových a kto ich odškrtol. Môžete sa obrátiť na správnu osobu namiesto písania celému tímu.
Príklad z každodennej práce
Agentúra pripravuje kampaň pre klienta. Úloha „Kreácie na september“ má termín v piatok o 14:00, vysokú prioritu a sú k nej priradené tri osoby: grafik, copywriter a account manažér. V opise je kontrolný zoznam s piatimi formátmi.
Vo štvrtok klient pošle pripomienky. Koordinátor vloží snímku obrazovky zo schránky do textu správy. Úpravu samostatne načrtne v okne „Kresliť“ a vloží kresbu do správy vo vlákne úlohy. Kresba sa uloží aj do modulu Súbory, v priečinku úlohy. Grafik odškrtne hotové formáty. Panel zobrazuje priebeh - tri z piatich položiek sú odškrtnuté - a tím vidí, že to do 14:00 nestihne. Koordinátor presunie termín na pondelok. Vo vlákne sa zobrazí bublina s predchádzajúcim dátumom.
V pondelok si nikto nemusí túto históriu spätne vybavovať. Otázka, úprava aj zmena termínu zostávajú v jednom vlákne.
Najčastejšie otázky
Možno k úlohe priradiť viacero ľudí?
Áno. K úlohe môžete priradiť viacero osôb a každá ju vidí na svojom zozname. Autor úlohy v nej zostáva vždy. Môžete tiež vybrať možnosť „Všetky osoby v Pracovnom priestore“ - v formulári je predvolene zaškrtnutá a priraďuje úlohu všetkým aktívnym osobám s prístupom do tohto priestoru, ako vykonávajúcim, s právom meniť stav. Roly pri jednotlivých osobách, aj pozorovateľa, nastavujete v režime „Vybrané“.
Môžem niekoho pridať len na nahliadnutie?
Áno. V poli „Priradiť používateľov“, v režime „Vybrané“, zapnete pri tejto osobe prepínač „Pozorovateľ“. Pozorovateľ vidí úlohu a konverzáciu, môže písať vo vlákne, ale nemení stav ani obsah úlohy a dostáva oznámenia len o zmienkach o sebe. Sledovaná úloha má na zozname ikonu oka a nepočíta sa do „Po termíne“, „Na dnes“ ani „V termíne“. Položka „Sledované úlohy“ v menu „Zobraziť len“ je predvolene zaškrtnutá a jej odškrtnutie skryje zo zoznamu len úlohy, ktoré sledujete.
Je v úlohe vidieť, kto zmenil termín?
Áno. Zmena termínu sa zaznamená vo vlákne spolu s predchádzajúcou hodnotou a časom zmeny. Je tam vidieť, kto termín posunul. Rovnako sa zaznamenávajú zmeny stavu, priority a názvu, ako aj pridanie a odstránenie osôb.
Čo sa stane, keď má termín úlohy dátum bez času?
Úloha s termínom bez uvedeného času sa počas celého dňa termínu považuje za úlohu „na dnes“. Červené označenie sa zobrazí až nasledujúci deň. Ak zadáš aj čas, úloha sa oneskorí po jeho uplynutí.
Dá sa úloha skryť bez odstránenia?
Áno. Úlohu možno archivovať. Zmizne z hlavného zoznamu, ale dá sa obnoviť. Odstránenie je samostatná operácia, ktorá vyžaduje potvrdenie názvom úlohy.