Vad är en uppgift i Task Manager?
En uppgift i Task Manager är en tråd för brief, förfallodatum, personer och arbetsrelaterade konversationer. När en grafiker frågar om logotypen ska vara till vänster finns svaret kvar under uppgiftsbeskrivningen. Två veckor senare behöver ingen leta efter det i inkorgen.
En uppgift har ett ämne (obligatoriskt, upp till 255 tecken), en beskrivning i textredigeraren, en prioritet - normal eller hög - ett förfallodatum med valfri tid, en lista över tilldelade personer och en status. Uppgiftens status är ”Utan status”, ”Pågående”, ”Klar” eller ”Avbruten”. I beskrivningen får plats en att göra-lista, ett kodblock eller en handritad skiss. En ritning som infogas i ett meddelande i tråden hamnar samtidigt i uppgiftens Filer; en ritning i själva beskrivningen stannar bara i beskrivningen.
Vid varje person som väljs i fältet ”Tilldela användare”, i läget ”Valda”, finns tre reglage: ”Administratör”, ”Ändra status” och ”Observatör”. En uppgiftsadministratör kan redigera och ta bort den. En observatör ser uppgiften och konversationen, kan skriva i tråden, men ändrar varken status eller innehåll i uppgiften. Att slå på ”Observatör” stänger av och gråtonar de andra två reglagen. Varken uppgiftens skapare eller arbetsytans administratör kan vara observatör.
Märket ”(redigerad)” visas bara när ämnet eller beskrivningen ändras. Att flytta förfallodatumet, ändra prioritet eller lägga till en person påverkar det inte. Det markerar alltså en innehållsändring, inte vilken ändring som helst i uppgiften.
Hur ser en uppgift ut inifrån?
En öppen uppgift visas i den högra kolumnen, bredvid uppgiftslistan. Överst finns ett kort med skaparen och titeln. Under titeln visas status, förfallodatum uttryckt i ord (”om 2 dagar” tillsammans med datumet) och prioritet. Längre ner finns konversationen. Inlägg från samma person under de senaste 15 minuterna grupperas under en gemensam rubrik. Dagarna avgränsas med ”I dag”, ”I går” och datum.
Avatarerna i uppgiftens rubrik visar bara personerna som utför den. Vid klick visas först dessa personer, med tilläggen ”Administratör” eller ”Ändrar status”. Längre ner finns en hopfälld, gråtonad sektion ”Observerar”, och längst ner ”Har också åtkomst” - administratörer som ser uppgiften på grund av sin roll.
Ändringar av uppgiftens egenskaper sparas i tråden som centrerade markeringar med klockslag. Det gäller ändringar av status, förfallodatum, prioritet och namn samt när en person läggs till eller tas bort. När förfallodatumet ändras visas det tidigare värdet. Du kan se vem som flyttade det från tisdag till fredag och när. En ändring av beskrivningen skapar inget sådant inlägg - den nya texten visas i kortet.
Färgen på förfallodatumet fungerar likadant i listan, på tavlan, i kalendern och på kortet. Rött betyder att datumet och klockslaget har passerat. Blått betyder att förfallodatumet är i dag och ännu inte har passerat. Grönt gäller kommande dagar. Om inget klockslag anges räknas uppgiften som ”i dag” hela dagen och blir röd först nästa dag. Slutförda och avbrutna uppgifter har en grå markering, även efter förfallodatumet.
En uppgift du observerar har en ögonikon i listan, på Tavlan och i kalenderns Lista-panel. Den räknas inte in i ”Försenade”, ”Idag” och ”I tid”, hamnar varken i påminnelser om förfallodatum eller i den dagliga uppgiftssammanfattningen, och AI-assistenten listar den inte som en uppgift att göra. Observatören får endast aviseringar om omnämnanden av sig själv, medan räknaren för olästa meddelanden i uppgiften fungerar som vanligt.
Du bockar av att göra-listan direkt i kortet, utan att gå till redigeringsläget och utan behörighet att redigera uppgiften. Under listan växer en förloppsindikator, till exempel ”2 av 3 klara”. Vid en avbockad punkt visas en miniatyravatar för personen som bockade av den. Hovra över den så visas personens för- och efternamn samt datum.
Vad vinner du?
Du behöver inte försöka minnas vad ni kom överens om. Om kunden hävdar att förfallodatumet var på tisdag behöver du inte söka igenom chattar och inkorgen. I uppgiftens konversation ser du det tidigare datumet och vem som ändrade det.
Du behöver inte fråga teamet varje morgon vad som riskerar att bli försenat. Färgen på förfallodatumet visar samma sak för alla i listan, på tavlan och i kalendern. Avslutade ärenden lyser inte rött, så det blir lättare att upptäcka de försenade.
Du behöver inte fråga alla hur det går med arbetet som är uppdelat i steg. Du ser hur många punkter som är klara och vem som bockade av dem. Du kan kontakta rätt person i stället för att skriva till hela teamet.
Exempel från vardagen
En byrå gör en kampanj åt en kund. Uppgiften ”Kreationer för september” har förfallodatum på fredag kl. 14:00, hög prioritet och tre tilldelade personer: en grafisk designer, en copywriter och en kundansvarig. Beskrivningen innehåller en att göra-lista med fem format.
På torsdagen skickar kunden ändringar. Ansvarig klistrar in en skärmbild från urklipp i meddelandet. Sedan skissar hen separat på ändringen i fönstret ”Rita” och infogar teckningen i ett meddelande i uppgiftens tråd. Teckningen hamnar också i Filer i uppgiftens mapp. Grafikern bockar av de färdiga formaten. Förloppsindikatorn visar hur arbetet går - tre av fem punkter är avbockade - och teamet ser att de inte hinner klart till 14:00. Ansvarig flyttar fram förfallodatumet till måndag. En liten markering med det tidigare datumet visas i tråden.
På måndag behöver ingen försöka minnas vad som hände. Frågan, ändringen och det nya förfallodatumet finns kvar i samma tråd.
Vanliga frågor
Kan flera personer tilldelas en uppgift?
Ja. Flera personer kan tilldelas en uppgift, och var och en ser den på sin lista. Den som skapade uppgiften finns alltid kvar i den. Du kan också välja alternativet ”Alla personer i arbetsytan” - det är förvalt i formuläret och tilldelar uppgiften till alla aktiva personer med åtkomst till arbetsytan, som utförare, med rätt att ändra status. Roller för enskilda personer, inklusive observatör, ställer du in i läget ”Valda”.
Kan jag lägga till någon enbart för insyn?
Ja. I fältet ”Tilldela användare”, i läget ”Valda”, slår du på reglaget ”Observatör” för den personen. En observatör ser uppgiften och konversationen, kan skriva i tråden, men ändrar varken status eller innehåll i uppgiften, och får endast aviseringar om omnämnanden av sig själv. En observerad uppgift har en ögonikon i listan och räknas inte in i ”Försenade”, ”Idag” eller ”I tid”. Posten ”Observerade uppgifter” i menyn ”Visa endast” är förvald, och avmarkering av den döljer bara de uppgifter du observerar från listan.
Visas det i uppgiften vem som ändrade förfallodatumet?
Ja. Ändringar av förfallodatumet sparas i tråden tillsammans med det tidigare värdet och tidpunkten för ändringen. Där ser du vem som flyttade datumet. Ändringar av status, prioritet och namn samt tillägg och borttagning av personer sparas på samma sätt.
Vad händer om en uppgift har ett förfallodatum utan klockslag?
En uppgift med ett förfallodatum utan klockslag räknas som ”i dag” under hela förfallodagen. Den röda markeringen visas först nästa dag. Om du anger ett klockslag blir uppgiften försenad när tiden har passerat.
Kan en uppgift döljas utan att tas bort?
Ja. Du kan arkivera en uppgift. Då försvinner den från huvudlistan, men går att återställa. Borttagning är en separat åtgärd som kräver att du bekräftar med uppgiftens namn.