¿Qué es una tarea en Task Manager?
Una tarea en Task Manager es un hilo donde se reúnen el brief, la fecha límite, las personas y la conversación sobre el trabajo. Cuando el diseñador pregunta si el logotipo debe ir a la izquierda, la respuesta queda debajo de la descripción de la tarea. Dos semanas después, no hace falta buscarla en el buzón.
Una tarea tiene un asunto (obligatorio, hasta 255 caracteres), una descripción en el editor de texto, una prioridad - normal o alta -, una fecha límite con hora opcional, una lista de personas asignadas y un estado. El estado de la tarea puede ser «Sin estado», «En curso», «Completada» o «Cancelada». En la descripción puedes incluir una lista de tareas, un bloque de código o un boceto a mano alzada. Un dibujo insertado en un mensaje del hilo se guarda también en los Archivos de la tarea; un dibujo dentro de la propia descripción se queda solo en la descripción.
Junto a cada persona seleccionada en el campo «Asignar usuarios», en el modo «Seleccionadas», hay tres interruptores: «Administrador», «Cambio de estado» y «Observador». El administrador de la tarea puede editarla y eliminarla. El observador ve la tarea y la conversación, puede escribir en el hilo, pero no cambia el estado ni el contenido de la tarea. Activar «Observador» desactiva y atenúa los otros dos interruptores. No puede ser observador ni el autor de la tarea ni el administrador del espacio de trabajo.
La etiqueta «(editado)» aparece solo cuando se cambia el tema o la descripción. Cambiar la fecha límite, la prioridad o añadir a una persona no la activa. Indica un cambio en el contenido, no cualquier cambio en la tarea.
¿Qué aspecto tiene una tarea por dentro?
La tarea abierta aparece en la columna de la derecha, junto a la lista de tareas. En la parte superior hay una tarjeta con el autor y el título. Debajo del título se muestran el estado, la fecha límite expresada con palabras («dentro de 2 días», junto con la fecha) y la prioridad. Más abajo está la conversación. Los mensajes de una misma persona enviados en los últimos 15 minutos se agrupan bajo un mismo encabezado. Los días se separan con «Hoy», «Ayer» y la fecha.
Los avatares en la cabecera de la tarea muestran solo a las personas que la ejecutan. Al hacer clic, la lista muestra primero a esas personas, con las etiquetas «Administrador» o «Cambia el estado». Más abajo hay una sección plegada y atenuada «Observan», y al final «También tienen acceso» - los administradores que ven la tarea por razón de su rol.
Los cambios en los parámetros se guardan en el hilo como píldoras centradas con la hora. Esto incluye cambios de estado, fecha límite, prioridad y nombre, así como añadir o eliminar a una persona. Cuando se cambia la fecha límite, se muestra el valor anterior. Puedes comprobar quién la cambió y cuándo, del martes al viernes. Cambiar la descripción no crea una entrada de este tipo: el texto nuevo aparece en la tarjeta.
El color de la fecha límite funciona igual en la lista, el tablero, el calendario y la tarjeta. El rojo indica que la fecha y la hora ya han pasado. El azul, que la fecha límite es hoy y aún no ha vencido. El verde corresponde a los próximos días. Si no se indica una hora, la tarea cuenta como «para hoy» durante todo el día y solo se pone roja al día siguiente. Las tareas completadas y canceladas tienen una etiqueta gris, aunque haya pasado la fecha límite.
Una tarea que observas muestra en la lista, en el Tablero y en el panel Lista del calendario un icono de ojo. No cuenta en «Vencidas», «Para hoy» ni «En plazo», no aparece en los recordatorios de plazos ni en el resumen diario de tareas, y el Asistente de IA no la presenta como una tarea pendiente. El observador solo recibe notificaciones de las menciones a sí mismo, y el contador de mensajes no leídos en la tarea funciona con normalidad.
Puedes marcar la lista de tareas directamente en la tarjeta, sin entrar en el modo de edición ni tener permisos para editar la tarea. Debajo de la lista aparece una barra de progreso, por ejemplo, «2 de 3 completadas». Junto a cada elemento marcado aparece el minia avatar de la persona que lo marcó. Al pasar el cursor, un cuadro muestra su nombre, apellidos y la fecha.
¿Qué ganas?
No tienes que reconstruir los acuerdos de memoria. Si un cliente afirma que la fecha límite era el martes, no hace falta buscar en los chats ni en el correo. En la conversación de la tarea puedes ver la fecha anterior y quién la cambió.
No tienes que preguntar cada mañana al equipo qué está en riesgo. El color de la fecha límite es el mismo para todos en la lista, el tablero y el calendario. Los asuntos cerrados no aparecen en rojo, así que es más fácil detectar los que se han retrasado.
No tienes que preguntar a todo el mundo cómo avanza el trabajo dividido en etapas. Puedes ver cuántos puntos están listos y quién los ha marcado. Así puedes ponerte en contacto con la persona adecuada en vez de escribir a todo el equipo.
Ejemplo del trabajo diario
Una agencia prepara una campaña para un cliente. La tarea «Creatividades para septiembre» tiene como fecha límite el viernes a las 14:00, prioridad alta y tres personas asignadas: un diseñador gráfico, un redactor y la persona responsable de la cuenta. La descripción incluye una lista de tareas con cinco formatos.
El jueves, un cliente envía unas correcciones. La persona responsable pega una captura de pantalla desde el portapapeles en el mensaje. Después, dibuja la corrección en la ventana «Dibujar» e inserta el dibujo en un mensaje del hilo de la tarea. El dibujo también aparece en Archivos, dentro de la carpeta de la tarea. El diseñador marca los formatos terminados. La barra muestra el progreso - hay tres de cinco elementos marcados - y el equipo ve que no llegará a tiempo para las 14:00. La persona responsable cambia la fecha límite al lunes. En el hilo aparece una etiqueta con la fecha anterior.
El lunes, nadie tiene que reconstruir la historia de memoria. La pregunta, la corrección y el cambio de fecha límite quedan en un mismo hilo.
Preguntas frecuentes
¿Se puede asignar una tarea a varias personas?
Sí. A una tarea se le pueden asignar varias personas, y cada una la ve en su propia lista. La persona que crea la tarea siempre permanece en ella. También se puede elegir la opción «Todas las personas del Espacio de trabajo» - está marcada por defecto en el formulario y asigna la tarea a todas las personas activas con acceso a ese espacio, como ejecutantes, con derecho a cambiar el estado. Los roles de las personas individuales, incluido el de observador, se configuran en el modo «Seleccionadas».
¿Puedo añadir a alguien solo para que tenga visibilidad?
Sí. En el campo «Asignar usuarios», en el modo «Seleccionadas», activas junto a esa persona el interruptor «Observador». El observador ve la tarea y la conversación, puede escribir en el hilo, pero no cambia el estado ni el contenido de la tarea, y solo recibe notificaciones de las menciones a sí mismo. La tarea observada muestra en la lista un icono de ojo y no cuenta en «Vencidas», «Para hoy» ni «En plazo». La opción «Tareas observadas» en el menú «Mostrar solo» está marcada por defecto, y al desmarcarla se ocultan de la lista solo las tareas que observas.
¿Se puede ver quién ha cambiado la fecha límite de una tarea?
Sí. El cambio de fecha límite se registra en el hilo, junto con el valor anterior y la hora del cambio. Allí puedes ver quién la ha cambiado. También se registran los cambios de estado, prioridad y nombre, así como la incorporación y eliminación de personas.
¿Qué ocurre si la fecha límite de una tarea no incluye una hora?
Una tarea cuya fecha límite no incluye una hora se considera «para hoy» durante todo el día indicado. La marca roja aparece al día siguiente. Si indicas una hora, la tarea pasa a estar retrasada cuando se supera esa hora.
¿Se puede ocultar una tarea sin eliminarla?
Sí. Puedes archivar una tarea. Desaparecerá de la lista principal, pero podrás restaurarla. Eliminarla es una operación aparte que requiere confirmar el nombre de la tarea.