Was ist eine Aufgabe in Task Manager?
Eine Aufgabe in Task Manager ist ein Thread für Briefing, Fälligkeitsdatum, Beteiligte und die Unterhaltung zur Arbeit. Wenn eine Grafikdesignerin fragt, ob das Logo links stehen soll, bleibt die Antwort unter der Aufgabenbeschreibung. Zwei Wochen später müssen Sie sie nicht im Postfach suchen.
Eine Aufgabe hat einen Titel (erforderlich, bis zu 255 Zeichen), eine Beschreibung im Texteditor, eine Priorität - normal oder hoch - ein Fälligkeitsdatum mit optionaler Uhrzeit, eine Liste zugewiesener Personen und einen Status. Der Aufgabenstatus lautet „Ohne Status“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“ oder „Storniert“. In der Beschreibung können Sie eine To-do-Liste, einen Codeblock oder eine handgezeichnete Skizze unterbringen. Eine Zeichnung, die einer Nachricht im Thread hinzugefügt wird, landet gleichzeitig in den Dateien der Aufgabe; eine Zeichnung direkt in der Beschreibung verbleibt nur dort.
Bei jeder im Feld „Benutzer zuweisen” im Modus „Ausgewählt” ausgewählten Person gibt es drei Schalter: „Administrator”, „Statusänderung” und „Beobachter”. Der Administrator der Aufgabe kann sie bearbeiten und löschen. Der Beobachter sieht die Aufgabe und das Gespräch, kann im Thread schreiben, ändert aber weder Status noch Inhalt der Aufgabe. Das Aktivieren von „Beobachter” deaktiviert und blendet die beiden anderen Schalter grau aus. Beobachter kann weder der Ersteller der Aufgabe noch der Administrator des Arbeitsbereichs sein.
Das „(bearbeitet)“-Label erscheint nur, wenn Thema oder Beschreibung geändert wurden. Eine Terminverschiebung, eine Änderung der Priorität oder das Hinzufügen einer Person lösen es nicht aus. Es kennzeichnet also eine inhaltliche Änderung und nicht irgendeine Änderung an der Aufgabe.
Wie sieht eine Aufgabe von innen aus?
Eine geöffnete Aufgabe wird in der rechten Spalte neben der Aufgabenliste angezeigt. Oben befindet sich eine Karte mit Autor und Titel. Unter dem Titel sehen Sie den Status, das in Worten angegebene Fälligkeitsdatum („in 2 Tagen“ zusammen mit dem Datum) und die Priorität. Darunter läuft die Unterhaltung. Beiträge derselben Person aus den letzten 15 Minuten werden unter einer gemeinsamen Überschrift gruppiert. Die Tage werden durch Trennlinien mit „Heute“, „Gestern“ und dem Datum voneinander abgegrenzt.
Die Avatare im Kopf der Aufgabe zeigen nur die Personen, die sie ausführen. Nach einem Klick zeigt die Liste zuerst diese Personen, mit dem Zusatz „Administrator” oder „Ändert Status”. Darunter befindet sich ein eingeklappter, grau dargestellter Abschnitt „Beobachten”, und am Ende „Haben ebenfalls Zugriff” - Administratoren, die die Aufgabe aufgrund ihrer Rolle sehen.
Änderungen an Parametern werden im Thread als zentrierte Pills mit Uhrzeit festgehalten. Das gilt für Änderungen des Status, des Fälligkeitsdatums, der Priorität und des Namens sowie für das Hinzufügen oder Entfernen einer Person. Bei einer Änderung des Fälligkeitsdatums wird der vorherige Wert angezeigt. Sie können nachvollziehen, wer es wann von Dienstag auf Freitag verschoben hat. Eine Änderung der Beschreibung erzeugt keinen solchen Eintrag - der neue Inhalt steht auf der Karte.
Die Farbe des Fälligkeitsdatums ist in der Liste, auf dem Board, im Kalender und auf der Karte gleich. Rot bedeutet, dass Datum und Uhrzeit bereits verstrichen sind. Blau bedeutet, dass die Aufgabe heute fällig ist und der Zeitpunkt noch nicht verstrichen ist. Grün steht für die kommenden Tage. Ohne angegebene Uhrzeit gilt eine Aufgabe den ganzen Tag als „heute“ und wird erst am nächsten Tag rot. Erledigte und abgebrochene Aufgaben haben ein graues Label, auch wenn ihr Fälligkeitsdatum verstrichen ist.
Eine Aufgabe, die Sie beobachten, hat in der Liste, auf dem Board und im Listenpanel des Kalenders ein Augen-Symbol. Sie zählt nicht zu „Überfällig”, „Heute” und „Fristgerecht”, erscheint nicht in Erinnerungen an Fälligkeitsdaten oder in der täglichen Aufgabenübersicht, und der KI-Assistent nennt sie nicht als zu erledigende Aufgabe. Der Beobachter erhält Benachrichtigungen nur bei Erwähnungen seiner selbst, und der Zähler ungelesener Nachrichten in der Aufgabe funktioniert wie gewohnt.
Die To-do-Liste haken Sie direkt auf der Karte ab - ohne in die Bearbeitung zu wechseln und auch ohne Bearbeitungsrechte für die Aufgabe. Unter der Liste wächst ein Fortschrittsbalken, zum Beispiel „2 von 3 erledigt“. Bei einem abgehakten Punkt wird der Mini-Avatar der Person angezeigt, die ihn abgehakt hat. Beim Darüberfahren mit der Maus zeigt eine Sprechblase Vor- und Nachnamen sowie das Datum an.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen Absprachen nicht aus dem Gedächtnis rekonstruieren. Wenn ein Kunde behauptet, der Termin sei für Dienstag angesetzt gewesen, müssen Sie weder Chats noch das Team-Postfach durchsuchen. In der Unterhaltung zur Aufgabe sehen Sie das vorherige Datum und wer es geändert hat.
Sie müssen das Team nicht jeden Morgen fragen, welche Aufgaben gefährdet sind. Die Farbe des Fälligkeitsdatums zeigt allen in der Liste, auf dem Board und im Kalender dasselbe. Abgeschlossene Aufgaben leuchten nicht mehr rot, sodass verspätete Aufgaben leichter zu erkennen sind.
Sie müssen nicht alle nach dem Fortschritt einer Arbeit in mehreren Schritten fragen. Sie sehen, wie viele Punkte fertig sind und wer sie abgehakt hat. So können Sie sich an die richtige Person wenden, statt dem ganzen Team zu schreiben.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Eine Agentur erstellt eine Kampagne für einen Kunden. Die Aufgabe „Motive für September“ ist für Freitag um 14:00 Uhr fällig, hat hohe Priorität und drei zugewiesene Personen: eine Grafikerin, einen Texter und eine Kundenbetreuerin. Die Beschreibung enthält eine To-do-Liste mit fünf Formaten.
Am Donnerstag schickt der Kunde Korrekturen. Der zuständige Mitarbeiter fügt einen Screenshot aus der Zwischenablage in den Nachrichtentext ein. Separat skizziert er die Korrektur im Fenster „Zeichnen“ und fügt die Zeichnung in eine Nachricht im Aufgaben-Thread ein. Die Zeichnung landet auch in den Dateien im Aufgabenordner. Der Grafiker hakt die fertigen Formate ab. Die Fortschrittsanzeige zeigt, dass drei von fünf Punkten abgehakt sind - und das Team sieht, dass es bis 14:00 nicht fertig wird. Der zuständige Mitarbeiter verschiebt den Termin auf Montag. Im Thread erscheint eine Markierung mit dem vorherigen Datum.
Am Montag muss niemand diese Geschichte aus dem Gedächtnis rekonstruieren. Frage, Korrektur und Terminänderung bleiben in einem Thread.
Häufig gestellte Fragen
Kann eine Aufgabe mehreren Personen zugewiesen werden?
Ja. Einer Aufgabe können mehrere Personen zugewiesen werden, und jede sieht sie auf ihrer eigenen Liste. Der Ersteller der Aufgabe bleibt immer darin enthalten. Es lässt sich auch die Option „Alle Personen im Arbeitsbereich” wählen - sie ist im Formular standardmäßig aktiviert und weist die Aufgabe allen aktiven Personen mit Zugriff auf diesen Arbeitsbereich als Ausführende zu, mit dem Recht, den Status zu ändern. Die Rollen bei einzelnen Personen, auch die des Beobachters, legen Sie im Modus „Ausgewählt” fest.
Kann ich jemanden nur zur Einsicht hinzufügen?
Ja. Im Feld „Benutzer zuweisen”, im Modus „Ausgewählt”, aktivieren Sie bei dieser Person den Schalter „Beobachter”. Der Beobachter sieht die Aufgabe und das Gespräch, kann im Thread schreiben, ändert aber weder Status noch Inhalt der Aufgabe und erhält Benachrichtigungen nur bei Erwähnungen seiner selbst. Eine beobachtete Aufgabe hat in der Liste ein Augen-Symbol und zählt weder zu „Überfällig”, „Heute” noch „Fristgerecht”. Der Punkt „Beobachtete Aufgaben” im Menü „Nur anzeigen” ist standardmäßig aktiviert; wird er deaktiviert, verschwinden aus der Liste nur die Aufgaben, die Sie beobachten.
Ist bei einer Aufgabe zu sehen, wer das Fälligkeitsdatum geändert hat?
Ja. Eine Änderung des Fälligkeitsdatums wird im Thread mit dem vorherigen Wert und dem Zeitpunkt der Änderung festgehalten. Dort ist zu sehen, wer das Fälligkeitsdatum verschoben hat. Änderungen an Status, Priorität und Name sowie das Hinzufügen und Entfernen von Personen werden ebenfalls festgehalten.
Was passiert, wenn für das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe nur ein Datum, aber keine Uhrzeit angegeben ist?
Eine Aufgabe ohne Uhrzeit beim Fälligkeitsdatum gilt den ganzen Tag des Fälligkeitsdatums als „heute fällig“. Die rote Markierung erscheint erst am nächsten Tag. Wenn Sie eine Uhrzeit angeben, ist die Aufgabe überfällig, sobald diese verstrichen ist.
Kann eine Aufgabe ausgeblendet werden, ohne sie zu löschen?
Ja. Sie können eine Aufgabe archivieren. Sie verschwindet dann aus der Hauptliste, kann aber wiederhergestellt werden. Das Löschen ist ein separater Vorgang, für den Sie den Namen der Aufgabe zur Bestätigung eingeben müssen.