Qu'est-ce qu'une tâche dans Task Manager ?
Dans Task Manager, une tâche est un fil de discussion qui regroupe le brief, l’échéance, les personnes et les échanges sur le travail. Quand un graphiste demande si le logo doit être à gauche, la réponse reste sous la description de la tâche. Deux semaines plus tard, pas besoin de la chercher dans la boîte mail.
Une tâche comporte un sujet (obligatoire, jusqu’à 255 caractères), une description dans un éditeur de texte, une priorité - normale ou haute -, une échéance avec heure optionnelle, une liste de personnes assignées et un statut. Le statut d’une tâche est « Sans statut », « En cours », « Terminée » ou « Annulée ». Dans la description, vous pouvez insérer une liste de tâches, un bloc de code ou un croquis à main levée. Un dessin inséré dans un message du fil de discussion est envoyé en même temps dans les Fichiers de la tâche ; un dessin inséré directement dans la description reste uniquement dans la description.
Pour chaque personne sélectionnée dans le champ « Assigner des utilisateurs », en mode « Sélectionnées », il y a trois interrupteurs : « Administrateur », « Changement de statut » et « Observateur ». L'administrateur de la tâche peut la modifier et la supprimer. L'observateur voit la tâche et la conversation, peut écrire dans le fil de discussion, mais ne change ni le statut ni le contenu de la tâche. Activer « Observateur » désactive et grise les deux autres interrupteurs. L'auteur de la tâche ni l'administrateur de l'espace de travail ne peuvent être observateurs.
Le badge « (modifié) » apparaît uniquement après une modification du sujet ou de la description. Déplacer l’échéance, changer la priorité ou ajouter une personne ne le déclenche pas. Il indique donc une modification du contenu, et non n’importe quel changement apporté à la tâche.
À quoi ressemble une tâche en détail ?
La tâche ouverte apparaît dans la colonne de droite, à côté de la liste des tâches. En haut, une carte affiche l’auteur et le titre. Sous le titre figurent le statut, l’échéance formulée en toutes lettres (« dans 2 jours », avec la date) et la priorité. La discussion se trouve plus bas. Les messages d’une même personne envoyés au cours des 15 dernières minutes sont regroupés sous un seul en-tête. Des séparateurs indiquent les jours : « Aujourd’hui », « Hier » et la date.
Les avatars dans l'en-tête de la tâche n'affichent que les personnes qui l'exécutent. Après un clic, la liste présente d'abord ces personnes, avec la mention « Administrateur » ou « Change le statut ». En dessous se trouve une section réduite et grisée « Observent », et en dernier « Ont aussi accès » - les administrateurs qui voient la tâche de par leur rôle.
Les changements de paramètres sont enregistrés dans le fil de discussion sous forme de pastilles centrées avec l’heure. Cela concerne les changements de statut, d’échéance, de priorité et de nom, ainsi que l’ajout ou la suppression d’une personne. Lorsqu’une échéance change, l’ancienne valeur reste visible. Vous pouvez vérifier qui l’a déplacée du mardi au vendredi, et quand. La modification de la description ne crée pas d’entrée de ce type - le nouveau contenu apparaît dans la carte.
La couleur de l’échéance est la même dans la liste, sur le tableau, dans le calendrier et sur la carte. Le rouge indique que la date et l’heure sont passées. Le bleu indique que l’échéance tombe aujourd’hui et n’est pas encore passée. Le vert concerne les jours suivants. Si aucune heure n’est indiquée, la tâche reste « pour aujourd’hui » toute la journée et ne passe au rouge que le lendemain. Les tâches terminées et annulées ont un badge gris, même après leur échéance.
Une tâche que vous observez affiche une icône en forme d'œil dans la liste, le Tableau et le panneau Liste du calendrier. Elle n'est comptabilisée ni dans « En retard », ni dans « Aujourd'hui », ni dans « Dans les délais », n'apparaît ni dans les rappels d'échéances ni dans le résumé quotidien des tâches, et l'Assistant IA ne la mentionne pas comme tâche à faire. L'observateur ne reçoit des notifications que pour les mentions le concernant, et le compteur de messages non lus dans la tâche fonctionne normalement.
Vous cochez les éléments de la liste de tâches directement dans la carte, sans passer en mode édition et sans avoir besoin de modifier la tâche. Une barre de progression apparaît sous la liste, par exemple « 2 sur 3 terminés ». À côté d’un élément coché, un mini-avatar indique qui l’a coché. Au survol, une infobulle affiche son prénom, son nom et la date.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas à reconstituer les accords de mémoire. Quand un client affirme que l’échéance était fixée au mardi, vous n’avez pas besoin de fouiller dans les discussions et la boîte mail. Dans la discussion de la tâche, vous voyez l’ancienne date et la personne qui l’a modifiée.
Vous n’avez pas à demander chaque matin à l’équipe ce qui risque de prendre du retard. La couleur de l’échéance est la même pour tous dans la liste, sur le tableau et dans le calendrier. Les tâches closes ne restent pas affichées en rouge : il est donc plus facile de repérer celles qui sont en retard.
Vous n’avez pas à demander à tout le monde où en est un travail divisé en plusieurs étapes. Vous voyez combien d’éléments sont terminés et qui les a cochés. Vous pouvez contacter la bonne personne au lieu d’écrire à toute l’équipe.
Exemple du quotidien
Une agence réalise une campagne pour un client. La tâche « Visuels pour septembre » a pour échéance vendredi à 14:00, une priorité élevée et trois personnes assignées : un graphiste, un rédacteur et un responsable client. Sa description contient une liste de tâches à faire avec cinq formats.
Jeudi, le client envoie ses corrections. Le responsable colle une capture d’écran depuis le presse-papiers dans le message. Il esquisse séparément la correction dans la fenêtre « Dessiner », puis insère le dessin dans le message du fil de discussion de la tâche. Le dessin est également ajouté aux Fichiers, dans le dossier de la tâche. Le graphiste coche les formats terminés. La barre indique la progression - trois éléments sur cinq sont cochés - et l’équipe voit qu’elle ne terminera pas avant 14:00. Le responsable reporte l’échéance à lundi. Une pastille indiquant la date précédente apparaît dans le fil de discussion.
Lundi, personne n’a besoin de reconstituer cette histoire de mémoire. La question, la correction et le changement d’échéance restent dans un seul fil de discussion.
Questions fréquentes
Peut-on affecter plusieurs personnes à une tâche ?
Oui. Une tâche peut être assignée à plusieurs personnes, et chacune la voit sur sa propre liste. Le créateur de la tâche y reste toujours associé. Vous pouvez aussi choisir l'option « Toutes les personnes de l'espace de travail » - elle est cochée par défaut dans le formulaire et assigne la tâche à toutes les personnes actives ayant accès à cet espace, en tant qu'exécutants, avec le droit de changer le statut. Les rôles pour des personnes individuelles, y compris celui d'observateur, se définissent en mode « Sélectionnées ».
Puis-je ajouter quelqu'un uniquement pour consultation ?
Oui. Dans le champ « Assigner des utilisateurs », en mode « Sélectionnées », vous activez pour cette personne l'interrupteur « Observateur ». L'observateur voit la tâche et la conversation, peut écrire dans le fil de discussion, mais ne change ni le statut ni le contenu de la tâche, et ne reçoit des notifications que pour les mentions le concernant. Une tâche observée affiche une icône en forme d'œil dans la liste et n'est comptabilisée ni dans « En retard », ni dans « Aujourd'hui », ni dans « Dans les délais ». L'option « Tâches observées » dans le menu « Afficher uniquement » est cochée par défaut, et la décocher masque uniquement de la liste les tâches que vous observez.
Peut-on voir qui a modifié l’échéance d’une tâche ?
Oui. La modification de l’échéance est enregistrée dans le fil de discussion avec l’ancienne valeur et l’heure du changement. Vous pouvez voir qui a décalé l’échéance. Les changements de statut, de priorité et de nom, ainsi que l’ajout et la suppression de personnes, sont enregistrés de la même manière.
Que se passe-t-il si une tâche a une échéance sans heure ?
Une tâche dont l’échéance n’est pas associée à une heure est considérée comme « à faire aujourd’hui » pendant toute la journée de l’échéance. Elle ne passe en rouge que le lendemain. Si vous indiquez une heure, la tâche est en retard une fois cette heure passée.
Peut-on masquer une tâche sans la supprimer ?
Oui. Vous pouvez archiver une tâche. Elle disparaît alors de la liste principale, mais vous pouvez la restaurer. La suppression est une opération distincte qui nécessite de confirmer le nom de la tâche.