O que é uma tarefa no Task Manager?
Uma tarefa no Task Manager é um único tópico para o briefing, o prazo, as pessoas e a conversa sobre o trabalho. Quando o designer pergunta se o logótipo deve ficar à esquerda, a resposta fica por baixo da descrição da tarefa. Duas semanas depois, não é preciso procurá-la na caixa de entrada.
A tarefa tem um título (obrigatório, até 255 caracteres), uma descrição no editor de texto, prioridade - normal ou alta - prazo com hora opcional, uma lista de pessoas atribuídas e um estado. O estado da tarefa pode ser "Sem estado", "Em curso", "Concluída" ou "Cancelada". Na descrição cabe uma lista de tarefas, um bloco de código ou um esboço à mão. Um desenho inserido numa mensagem do tópico vai simultaneamente para os Ficheiros da tarefa; um desenho inserido apenas na descrição fica só na descrição.
Junto de cada pessoa selecionada no campo "Atribuir utilizadores", no modo "Selecionadas", existem três interruptores: "Administrador", "Alteração de estado" e "Observador". O administrador da tarefa pode editá-la e eliminá-la. O observador vê a tarefa e a conversa, pode escrever no tópico, mas não altera o estado nem o conteúdo da tarefa. Ativar "Observador" desativa e esbate os outros dois interruptores. Nem o autor da tarefa nem o administrador do workspace podem ser observadores.
A etiqueta «(editado)» só aparece quando o título ou a descrição são alterados. Alterar o prazo, mudar a prioridade ou adicionar uma pessoa não a ativa. Indica, por isso, uma alteração do conteúdo, e não uma alteração qualquer na tarefa.
Como é uma tarefa por dentro?
A tarefa aberta aparece na coluna da direita, ao lado da lista de tarefas. No topo, há um cartão com o autor e o título. Por baixo do título, vê-se o estado, o prazo descrito por palavras («daqui a 2 dias», juntamente com a data) e a prioridade. Mais abaixo, está a conversa. As mensagens da mesma pessoa enviadas nos últimos 15 minutos são agrupadas sob um único cabeçalho. Os dias são separados pelos indicadores «Hoje», «Ontem» e pela data.
Os avatares no cabeçalho da tarefa mostram apenas as pessoas que a executam. Ao clicar, a lista apresenta primeiro essas pessoas, com as indicações "Administrador" ou "Altera estado". Abaixo existe uma secção recolhida e esbatida "Observam", e no final "Também têm acesso" - administradores que veem a tarefa devido à sua função.
As alterações aos parâmetros ficam registadas na conversa sob a forma de pequenas etiquetas centradas com a hora. Isto aplica-se à alteração do estado, do prazo, da prioridade e do nome, bem como à adição ou remoção de uma pessoa. Quando o prazo é alterado, é possível ver o valor anterior. Pode confirmar quem o mudou e quando, de terça-feira para sexta-feira. A alteração da descrição não gera uma entrada deste tipo - o novo conteúdo fica no cartão.
A cor do prazo funciona da mesma forma na lista, no quadro, no calendário e no cartão. Vermelho significa que a data e a hora já passaram. Azul - que o prazo é hoje e ainda não passou. Verde aplica-se aos dias seguintes. Se não for indicada uma hora, a tarefa fica «para hoje» durante todo o dia e só fica vermelha no dia seguinte. As tarefas concluídas e canceladas têm uma etiqueta cinzenta, mesmo depois de o prazo passar.
Uma tarefa que observa tem, na lista, no Quadro e no painel Lista do calendário, um ícone de olho. Não conta para "Em atraso", "Hoje" nem "Dentro do prazo", não aparece nos lembretes de prazos nem no resumo diário de tarefas, e o Assistente de IA não a apresenta como tarefa a fazer. O observador só recebe notificações de menções a si próprio, e o contador de mensagens não lidas na tarefa funciona normalmente.
Pode assinalar a lista de tarefas diretamente no cartão, sem entrar no modo de edição e sem ter permissão para editar a tarefa. Por baixo da lista, a barra de progresso vai avançando, por exemplo, «2 de 3 concluídas». Ao lado de cada item assinalado, vê-se o miniavatar da pessoa que o marcou. Ao passar o cursor sobre ele, uma dica mostra o nome, o apelido e a data.
O que ganha?
Não precisa de reconstruir os acordos de memória. Quando um cliente afirma que o prazo era terça-feira, não precisa de procurar nas conversas nem na caixa de correio. Na conversa da tarefa, vê a data anterior e quem a alterou.
Não precisa de perguntar todas as manhãs à equipa o que está em risco. A cor do prazo é igual para todos na lista, no quadro e no calendário. Os assuntos encerrados não aparecem a vermelho, por isso é mais fácil detetar os atrasados.
Não precisa de perguntar a todos como vai o trabalho dividido por etapas. Vê quantos pontos estão concluídos e quem os assinalou. Pode falar com a pessoa certa em vez de escrever à equipa toda.
Exemplo do trabalho diário
Uma agência está a fazer uma campanha para um cliente. A tarefa «Criativos para setembro» tem prazo na sexta-feira às 14:00, prioridade alta e três pessoas atribuídas: um designer gráfico, um copywriter e um gestor de conta. A descrição inclui uma lista de tarefas com cinco formatos.
Na quinta-feira, o cliente envia correções. O gestor cola uma captura de ecrã da área de transferência no corpo da mensagem. À parte, desenha uma correção na janela «Desenhar» e insere o desenho na mensagem do tópico da tarefa. O desenho também fica nos Ficheiros, na pasta da tarefa. O designer assinala os formatos concluídos. A barra mostra o progresso - três dos cinco itens estão assinalados - e a equipa percebe que não vai conseguir terminar até às 14:00. O gestor altera o prazo para segunda-feira. No tópico aparece uma etiqueta com a data anterior.
Na segunda-feira, ninguém precisa de reconstruir essa história de memória. A pergunta, a alteração e a mudança do prazo ficam na mesma conversa.
Perguntas mais frequentes
É possível atribuir várias pessoas a uma tarefa?
Sim. É possível atribuir várias pessoas a uma tarefa, e cada uma vê-a na sua lista. O criador da tarefa permanece sempre nela. Também pode escolher a opção "Todas as pessoas no Workspace" - está selecionada por predefinição no formulário e atribui a tarefa a todas as pessoas ativas com acesso a esse espaço, como executantes, com direito a alterar o estado. As funções de pessoas individuais, incluindo a de observador, definem-se no modo "Selecionadas".
Posso adicionar alguém apenas para conhecimento?
Sim. No campo "Atribuir utilizadores", no modo "Selecionadas", ativa junto dessa pessoa o interruptor "Observador". O observador vê a tarefa e a conversa, pode escrever no tópico, mas não altera o estado nem o conteúdo da tarefa, e só recebe notificações de menções a si próprio. Uma tarefa observada tem na lista um ícone de olho e não conta para "Em atraso", "Hoje" nem "Dentro do prazo". A opção "Tarefas observadas" no menu "Mostrar apenas" está selecionada por predefinição, e desmarcá-la oculta da lista apenas as tarefas que observa.
É possível ver quem alterou o prazo de uma tarefa?
Sim. A alteração do prazo fica registada no tópico, com o valor anterior e a hora da alteração. Também é possível ver quem adiou o prazo. As alterações de estado, prioridade e nome, bem como a adição e remoção de pessoas, ficam igualmente registadas.
O que acontece quando o prazo de uma tarefa tem uma data, mas não uma hora?
Uma tarefa com prazo sem hora é considerada «para hoje» durante todo o dia indicado. Só fica assinalada a vermelho no dia seguinte. Se indicar uma hora, a tarefa fica atrasada quando essa hora passar.
É possível ocultar uma tarefa sem a eliminar?
Sim. É possível arquivar uma tarefa. Deixa de aparecer na lista principal, mas pode ser restaurada. A eliminação é uma operação separada e exige a confirmação do nome da tarefa.