Mikä on tehtävä Task Managerissa?
Task Managerissa tehtävä on yksi viestiketju, joka kokoaa briefin, määräajan, henkilöt ja työhön liittyvän keskustelun. Kun graafikko kysyy, pitäisikö logon olla vasemmalla, vastaus jää tehtävän kuvauksen alle. Kahden viikon päästä sitä ei tarvitse etsiä postilaatikosta.
Tehtävällä on otsikko (pakollinen, enintään 255 merkkiä), kuvaus tekstieditorissa, prioriteetti - normaali tai korkea - määräaika valinnaisella kellonajalla, luettelo vastuuhenkilöistä sekä tila. Tehtävän tila on "Ei tilaa", "Työn alla", "Valmis" tai "Peruttu". Kuvaukseen mahtuu tehtävälista, koodilohko tai käsivarainen luonnos. Viestiketjun viestiin liitetty piirros siirtyy samalla tehtävän Tiedostoihin; pelkässä kuvauksessa oleva piirros jää vain kuvaukseen.
Jokaisen kentässä ”Osoita käyttäjät”, tilassa ”Valitut”, valitun henkilön kohdalla on kolme kytkintä: ”Pääkäyttäjä”, ”Tilan muutos” ja ”Seuraaja”. Tehtävän pääkäyttäjä voi muokata ja poistaa sen. Seuraaja näkee tehtävän ja keskustelun, voi kirjoittaa viestiketjuun, mutta ei muuta tehtävän tilaa eikä sisältöä. ”Seuraajan” kytkeminen poistaa käytöstä ja harmaantaa kaksi muuta kytkintä. Seuraajaksi ei voi asettaa tehtävän tekijää eikä työtilan pääkäyttäjää.
”Muokattu”-merkintä näkyy vain, kun tehtävän aihetta tai kuvausta on muutettu. Määräajan siirtäminen, prioriteetin muuttaminen tai henkilön lisääminen ei näytä sitä. Merkintä kertoo siis sisällön muutoksesta, ei mistä tahansa tehtävään tehdystä muutoksesta.
Miltä tehtävä näyttää avattuna?
Avattu tehtävä näkyy oikeassa sarakkeessa tehtävälistan vieressä. Ylhäällä on kortti, jossa näkyvät laatija ja otsikko. Otsikon alla näkyvät tila, sanallisesti ilmaistu määräaika (”2 päivän päästä” ja päivämäärä) sekä prioriteetti. Alempana on keskustelu. Saman henkilön viestit viimeisen 15 minuutin ajalta ryhmitellään yhden otsikon alle. Päivät erotetaan toisistaan tunnisteilla ”Tänään”, ”Eilen” ja päivämäärällä.
Tehtävän otsikon avatarit näyttävät vain sen suorittavat henkilöt. Napsautuksen jälkeen listassa ovat ensin nämä henkilöt, merkinnöillä ”Pääkäyttäjä” tai ”Muuttaa tilaa”. Alempana on supistettu, harmaa osio ”Seuraavat”, ja lopuksi ”Pääsee myös käsiksi” - pääkäyttäjät, jotka näkevät tehtävän roolinsa perusteella.
Parametrien muutokset tallentuvat viestiketjuun keskitettyinä aikaleimallisina pillereinä. Näitä ovat tilan, määräajan, prioriteetin ja nimen muutokset sekä henkilön lisääminen tai poistaminen. Määräaikaa muutettaessa näet edellisen arvon. Voit tarkistaa, kuka siirsi sen tiistaista perjantaihin ja milloin. Kuvauksen muuttamisesta ei synny tällaista merkintää - uusi sisältö näkyy kortissa.
Määräajan väri toimii samalla tavalla listassa, taululla, kalenterissa ja kortissa. Punainen tarkoittaa, että päivämäärä ja kellonaika ovat jo menneet. Sininen tarkoittaa, että määräaika on tänään eikä se ole vielä umpeutunut. Vihreä koskee tulevia päiviä. Jos kellonaikaa ei ole määritetty, tehtävä on ”tänään”-tilassa koko päivän ja muuttuu punaiseksi vasta seuraavana päivänä. Valmiilla ja peruutetuilla tehtävillä on harmaa merkintä myös määräajan umpeuduttua.
Tehtävällä, jota seuraat, on listalla, Taululla ja Kalenterin Lista-paneelissa silmäkuvake. Se ei lasketa mukaan kohtiin ”Myöhässä”, ”Tänään” ja ”Ajallaan”, se ei päädy määräaikamuistutuksiin eikä päivittäiseen tehtäväyhteenvetoon, eikä AI-avustaja mainitse sitä tehtävänä, joka pitäisi tehdä. Seuraaja saa ilmoituksia vain itseään koskevista maininnoista, ja tehtävän lukemattomien viestien laskuri toimii tavalliseen tapaan.
Voit kuitata tehtävälistan kohtia suoraan kortissa avaamatta muokkaustilaa, eikä sinulla tarvitse olla tehtävän muokkausoikeutta. Listan alle kasvaa edistymispalkki, esimerkiksi ”2/3 valmiina”. Valmiiksi merkityn kohdan vieressä näkyy sen kuitanneen henkilön pieni avatar. Kun viet hiiren sen päälle, näet henkilön etu- ja sukunimen sekä päivämäärän.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse muistella, mitä on sovittu. Kun asiakas väittää, että määräaika oli tiistaina, sinun ei tarvitse etsiä viestejä keskusteluista ja postilaatikosta. Tehtävän keskustelussa näet edellisen päivämäärän ja sen, kuka muutti sitä.
Sinun ei tarvitse kysyä tiimiltä joka aamu, mitkä asiat ovat vaarassa myöhästyä. Määräajan väri näkyy kaikille samana listassa, taululla ja kalenterissa. Valmiit asiat eivät näy punaisina, joten myöhässä olevat tehtävät on helpompi huomata.
Sinun ei tarvitse kysyä kaikilta vaiheittain etenevän työn tilannetta. Näet, kuinka monta kohtaa on valmiina ja kuka kuittasi ne. Voit ottaa yhteyttä oikeaan henkilöön sen sijaan, että kirjoittaisit koko tiimille.
Esimerkki arjen työstä
Mainostoimisto tekee kampanjaa asiakkaalle. Tehtävän ”Syyskuun luovat materiaalit” määräaika on perjantaina klo 14:00, prioriteetti on korkea ja tehtävään on liitetty kolme henkilöä: graafikko, copywriter ja asiakkuuspäällikkö. Kuvauksessa on viiden formaatin tehtävälista.
Torstaina asiakas lähettää korjaukset. Yhteyshenkilö liittää kuvakaappauksen leikepöydältä viestin sisältöön. Hän luonnostelee korjauksen erikseen ”Piirrä”-ikkunassa ja lisää piirroksen tehtävän viestiketjun viestiin. Piirros tallentuu myös tehtävän kansioon Tiedostoihin. Graafikko merkitsee valmiit formaatit tehdyiksi. Palkki näyttää edistymisen - viidestä kohdasta kolme on merkitty tehdyiksi - ja tiimi näkee, ettei työ ehdi valmiiksi klo 14:00 mennessä. Yhteyshenkilö siirtää määräajan maanantaille. Viestiketjuun ilmestyy tunniste, jossa näkyy aiempi päivämäärä.
Maanantaina kenenkään ei tarvitse muistella tapahtumien kulkua. Kysymys, korjaus ja määräajan muutos jäävät samaan viestiketjuun.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko tehtävään liittää useita henkilöitä?
Kyllä. Tehtävään voi osoittaa useita henkilöitä, ja jokainen näkee sen omalla listallaan. Tehtävän luoja jää siihen aina. Voit myös valita vaihtoehdon ”Kaikki työtilan henkilöt” - se on lomakkeessa valittuna oletuksena ja osoittaa tehtävän kaikille aktiivisille henkilöille, joilla on pääsy kyseiseen työtilaan, suorittajina, joilla on oikeus muuttaa tilaa. Yksittäisten henkilöiden roolit, myös seuraajan, asetetaan tilassa ”Valitut”.
Voinko lisätä jonkun vain seuraamaan?
Kyllä. Kentässä ”Osoita käyttäjät”, tilassa ”Valitut”, kytket kyseisen henkilön kohdalla kytkimen ”Seuraaja”. Seuraaja näkee tehtävän ja keskustelun, voi kirjoittaa viestiketjuun, mutta ei muuta tehtävän tilaa eikä sisältöä, ja saa ilmoituksia vain itseään koskevista maininnoista. Seuratulla tehtävällä on listalla silmäkuvake, eikä se lasketa mukaan kohtiin ”Myöhässä”, ”Tänään” tai ”Ajallaan”. Kohta ”Seuratut tehtävät” valikossa ”Näytä vain” on oletuksena valittuna, ja sen poistaminen piilottaa listalta vain tehtävät, joita seuraat.
Näkyykö tehtävässä, kuka muutti määräaikaa?
Kyllä. Määräajan muutos tallentuu viestiketjuun aiemman arvon ja muutosajan kanssa. Siitä näkee, kuka siirsi määräaikaa. Samalla tavalla tallentuvat tilan, prioriteetin ja nimen muutokset sekä henkilöiden lisääminen ja poistaminen.
Mitä tapahtuu, jos tehtävän määräajassa on päivämäärä mutta ei kellonaikaa?
Tehtävä, jonka määräajassa ei ole kellonaikaa, käsitellään ”tälle päivälle” kuuluvana koko määräpäivän ajan. Punainen merkintä ilmestyy vasta seuraavana päivänä. Jos annat kellonajan, tehtävä myöhästyy sen umpeuduttua.
Voiko tehtävän piilottaa poistamatta sitä?
Kyllä. Tehtävän voi arkistoida. Se katoaa pääluettelosta, mutta sen voi palauttaa. Poistaminen on erillinen toiminto, joka edellyttää tehtävän nimen vahvistamista.